Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.
Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.
Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).
Существуют следующие виды стандартов :
1. ГОСТы - государственные стандарты.
2. ОСТы - отраслевые стандарты.
3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.
Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.
Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Заключение
Библиографический список
Введение
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов и состава расположения основных реквизитов документа, как фактора повышения производительности управленческого труда.
унификация документация управленческий реквизит
1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация - это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Унифицированная система документов - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:
УС организационно-распорядительной документации;
УС банковской документации;
УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
УС документации по труду;
УС документации пенсионного фонда;
УС внешнеторговой документации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.
Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Целями стандартизации являются:
Повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;
Обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);
Содействие соблюдению требований технических регламентов;
Создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.
Таким образом, цель стандартизации - это достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.
Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д. Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация. Региональная стандартизация - деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже. Национальная стандартизация - стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики, на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий и учреждений.
2. Состав и расположение основных реквизитов документа
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами_стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:
* юридическую силу;
* оперативное и качественное составление и исполнение;
* организацию быстрого поиска;
* компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;
Стандарт - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.
Правила оформления реквизитов:
Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
* Государственный герб Российской Федерации;
* герб субъекта Российской Федерации;
* эмблема организации или товарный знак;
* код организации;
* основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
* идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);
* код формы документа;
* наименование организации;
* справочные данные об организации;
* наименование вида документа;
* дата документа;
* регистрационный номер документа;
* место составления или издания документа;
* адресат;
* гриф утверждения документа;
* резолюция;
* заголовок к тексту;
* отметка о контроле;
* текст документа;
* отметка о наличии приложения;
* подпись;
* гриф согласования документа;
* визы согласования документа;
* оттиск печати;
* отметка о заверении копии;
* отметка об исполнителе;
* отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
* отметка о поступлении документа в организацию;
* идентификатор электронной копии документа.
Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части:
1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).
В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 междустрочными интервалами.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор WordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6_16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6_24.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа.
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».
Порядок написания адреса адресата:
1) наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно_денежных операций).
Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля - на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.
«Дата» - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
1) дата его подписания или утверждения;
2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно_цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.
Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.
«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «____№____», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».
Место составления или издания документа.
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно_территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.
Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
1) наименования должности лица, утверждающего документ;
2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Резолюция.
Резолюция - это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается. Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28-30 знаков.
Отметка о постановке документа на контроль.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
«Текст» - основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.
Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:
1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;
2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.
В письмах используются следующие формы изложения текста:
* от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);
* от первого лица множественного числа (просим, направляем);
* от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».
Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.
Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.
Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.
Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско_правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно_материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально_личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово_хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Отметка о заверении копии документа.
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Реквизит включает в себя:
* слово «В дело»;
* номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
* подпись исполнителя документа;
* дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Заключение
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Таким образом, задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления. Бесспорно, что документы играет важную роль в жизни каждого человека, предприятия, организации и учреждения. Документы привлекают внимание исследователей, они используются кадровыми, пенсионными и другими службами. Поэтому их создание и оформление в соответствии с нормативной базой обязательно для каждого кто создает и работает с документами приобретет глубокий смысл.
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 2003.-19 с.
2. Документоведение: Учебное пособие с образцами документов. - Т., 2002. - 110с.
3. Делопроизводство: Делопроизводство секретаря: учеб. пособие/ Е.П. Смирнова.- М.: Омега-Л, 2010.-152с.
4. Демин, Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов: учеб. пособие / Ю. М. Демин. - М. : ЮНИТИ, 2007.
5. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И. Ю. Крылова. - М. : Бизнес Пресс, 2005.
6. Современное делопроизводство: учеб. пособие/ Н.М. Березина, Л.М.Лысенко, Е. П.Воронцова-- СПб.: Питер, 2007. -- 224 с.
7. Организация работы с документами: учебное пособие / М.В. Ватолина.- Ростов н /Д: Феникс: 2004.
8. Абрамкин В.А. Основы делопроизводства. - СПб: «Питер Пресс», 2004.
9. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на ПК. СПб.: Питер,2006.
10. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря _ референта. Ростов н/Д: «Феникс», 2005.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.
реферат , добавлен 17.05.2011
Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.
курсовая работа , добавлен 13.01.2011
Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.
учебное пособие , добавлен 07.04.2011
Понятия "стандартизация" и "унификация". Определение нормативных документов, регламентирующих процессы стандартизации в Российской Федерации. Функции технических комитетов по стандартизации документационного обеспечения управления и архивного дела.
курсовая работа , добавлен 16.12.2014
Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.
контрольная работа , добавлен 13.05.2013
Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.
дипломная работа , добавлен 10.02.2009
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа , добавлен 14.12.2004
Изучение теоретических основ нормирования, мотивации и оплаты управленческого труда на примере СПК "Солонцы". Системы оплаты управленческого труда и исследование возможностей их совершенствования как фактора мотивации и повышения производительности.
курсовая работа , добавлен 06.07.2011
Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.
дипломная работа , добавлен 09.02.2011
Унифицированные системы документации, их роль в управлении, регламентации по созданию соответствующего альбома. Анализ ООО "Южная Кубанская торгово-промышленная компания", разработка унифицированных форм документов по работе с клиентами, их содержание.
Введение
Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.
Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.
Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
Единообразия построения форм документов;
Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.
Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
· документация по созданию организации, предприятия;
· документация по реорганизации организации, предприятия;
· документация по ликвидации организации, предприятия;
· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по кадрам.
Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации
Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.
Особенность документов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.
Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности.
На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.
Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.
Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.
НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.
В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.
Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.
К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).
К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:
при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
оформлении и учете трудовых книжек;
оформлении документов по учету движения кадров;
составлении статистической отчетности по учету личного состава;
составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
работе по табельному учету;
работе бюро пропусков;
работе военно-учетного стола.
Заключение
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.
Список использованных источников и литературы
I .Источники
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Издательство стандартов, 1991.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
II. Литература
5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.
7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.
8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001. - 271 с.
9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой - виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация - это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их обработку. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счёт совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счёт сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации - целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации- формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причём она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в-третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению Документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.
Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 - основной стандарт в области делопроизводства, хоть и имеет много-аспектное применение. Основное его использование - в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.
Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно- распределительной документации (УСОРД).
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.
Работа унификации включает:
Разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, - отражающих специфику отрасли, и не вошедших в УСД;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД представляет собой комплекс взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке; ведению и применению.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства.
Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
Унифицированная система банковской документации (код 0400000);
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской - документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
Унифицированная система документации по труду (код 0800000);
Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).
Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организации, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
Одной из УСД является унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). Характерной её чертой является то, что с её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и в любых отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики.
Комплексность подхода к унификации документов, включённых в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая- с помощью технических средств, третья- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней соответствующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.
Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определённой цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний- формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно- распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования ОРД, даёт возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.
Стандартизация и унификация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия, различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причём общим является понятие «унификация».