РЕФЕРАТ
по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция счетов»
на тему:«Информационно – справочная работа»

2011
Содержание

1. Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная работа по документам…………………….… .8
3.Отличительные особенности информационно- поисковой работы в автоматизированных системах……………………………………………..….. .10
Список литературы…………………………………………………… ………………14

1 Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.
Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно - справочных документов:

акт;
протокол;
докладная записка;
объяснительная записка;
справка;
письма;
телеграмма, телефонограмма.

1. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей
Формуляр акта состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст; приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.
2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. .
Формуляр протокола состоит из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть);наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подписи; гриф утверждения, согласования (если нужно).
3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают:

внутренние;
внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
5. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные.
Формуляр справки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать.
6. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
7. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности;подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
8.Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства;название организации - отправителя;наименование вида документа;дата, номер;место составления;адресат;заголовок; текст;подпись;должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
9. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Виды служебных писем: письмо - просьба; письмо - предложение; письмо - претензия; письмо - запрос; письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ; письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);адрес организации (почтовый, телеграфный);номер телефона, факса, телетайпа; номер счета в банке; дата, номер; ссылка на индекс и дату входящего документа;адресат;заголовок; текст;приложения;подпись; печать;фамилия и телефон исполнителя; гриф ограничения доступа.
10.Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются : указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.

2 Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно- документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ . И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись:

в традиционной форме (в основном с помощью картотеки);
в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
и т.д.................

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

• · по корреспондентскому - рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
• · по географическому - рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
• · по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
• · по структурному - рубриками служат названия структурных подразделений организации;
• · по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;
• · по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

• 1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем 1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
• 2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.
• 3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.
• 4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

Контрольные вопросы

• 1. С какой целью создается в организации информационно-справочная система?
• 2. Как строится ИПС, если регистрация документ мощью РКК?
• 3. Какие признаки могут быть использованы для картотек?
• 4. Что представляют собой рубрики справочных картотек?
• 5. Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме?
• 6. Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с использованием ПК?

Регистрация документов закладывает основу для организации в

дальнейшем информационно - справочной работы по документам . Одна из

главных целей регистрации – создание банка данных о документах . На его

основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два

вопроса :

У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

В каких документах можно найти информацию по конкретному

вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система

должна охватывать весь массив документов учреждения .

В момент регистрации надо составлять две карточки : одна помещается

в сроковую контрольную картотеку , другая в справочную . Это приходится

делать потому , что запрос о документе может поступить тогда , когда он еще

находится в работе , и быстро навести справку по сроковой картотеке не

58

удается . Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

справочной картотеке . Следовательно , пока документ в работе , на него

имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках .

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более

полная и имеющая все отметки о решении вопроса , затронутого в документе ,

переставляется в справочную картотеку , а аналогичная карточка из

справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при

создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по

другому поисковому признаку ( например , если основная картотека построена

по тематическому признаку , то в дополнительной карточки могут

располагаться по алфавиту корреспондентов ).

Любая справочная картотека состоит из РКК , для которых нужен ящик

или несколько ящиков , т . к . эти карточки будут накапливаться в течение года .

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия

структурных подразделений или направление деятельности .

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан . Она

картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные

документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.

Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с

документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В

оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных

документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой

комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может

выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии

подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут

59

выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный

документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем

можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по

конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.

Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы

данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной

карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,

компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией

встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной

системы хранения документации.

Требования к такой системе:

Вопрос 8. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по оп­ределенной системе (см. ответ на вопрос 54, с. 159).

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой час­ти картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по со­держанию самого документа- искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводст­ва обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

У кого, где, в какой стадии работы находится любой доку­мент;

В каких документах можно найти информацию по кон­кретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводст­ва. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записы­ваются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помо­щью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной карто­теки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают на­звания структурных подразделений (если они есть) или направ­ления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется карто­тека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Жела­тельно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая форми­руется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно кар­тотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картоте­ки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной рабо­те находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки сто­ят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводствен­ных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания зна­чительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подго­товки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа до­кументов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут зада­ваться следующие реквизиты:

Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск мо­жет вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания докумен­та, от и до);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может не­посредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату испол­нения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной ба­зе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (докумен­ты предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается реги­страционная форма. При поиске группы документов результа­ты поиска выводятся на экран и распечатываются в таблич­ной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находит­ся в данный момент. Если документ уже исполнен, то на эк­ран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотексто­вые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время полу­чает все большее распространение. В этом случае к регистраци­онной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по элек­тронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового ре­дактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять по­иск не только по реквизитам, внесенным в карточку на доку­мент, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закуп­кой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по сло­вам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз умень­шить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество при­нимаемых управленческих решений и текст создаваемых до­кументов.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленче­ской деятельности?

2. Как информационно-справочная работа связана с регистраци­ей документов?

3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?

4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.

5. Как строится информационно-справочная картотека в тради­ционной форме, ее разделители?

6. В чем преимущество ведения информационно-справочной ра­боты в автоматизированном режиме?

7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?

Контроль за исполнением документов

Значение и виды контроля

Контроль исполнения задания - одна из функций управле­ния. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и кон­троль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполне­ния поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное ли­цо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и со­ответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фир­ме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного до­ведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результа­тов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основ­ные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения доку­ментов можно разбить на следующие процедуры:

Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

Проверка своевременного доведения документа до испол­нителя;

Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от ис­полнителя к исполнителю, из подразделения в подразде­ление (заполнение раздела «Ход исполнения»);

Напоминание исполнителям и руководителям подразделе­ний о наличии неисполненных документов и поручений;

Информирование руководителей (подразделений и органи­зации) о состоянии и ходе исполнения документов;

Внесение данных об исполнении документов;

Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли­ны по организации в целом, по структурным подразделени­ям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, тре­бующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного доку­мента, должны быть поставлены на контроль. Для распоряди­тельных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на кон­троль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены зако­нодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повто­ряющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков ис­полнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупре­дительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает се­годня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполни­телю об истечении срока исполнения и необходимости завер­шения работы над документом. Ответственные за контроль ис­полнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть заверше­ны сегодня (решение вопроса на заседании, подписание до­кумента, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно преду­сматриваемая в должностной инструкции секретаря руководи­теля. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения кото­рых истекает, секретарь выясняет возможность своевремен­ного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладыва­ет об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориента­ция контроля на помощь сотрудникам в организации их рабо­ты, а не на выявление недостатков, стремление помочь, на­помнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффек­тивность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность дан­ного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения до­кумента исполнителем выясняется невозможность его своевре­менного исполнения, об этом докладывается руководителю под­разделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если ру­ководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответст­вии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контроль­ной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допус­кается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизиро­ванных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться про­межуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточ­ки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, про­ект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При пе­редаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Дви­жение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается ру­ководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осущест­вляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руково­дителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтвер­ждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенкла­туре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной перио­дичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактиче­ски он представляет собой аналитическое обобщение документо­оборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе ор­ганизации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках со­стояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредитель­ным контролем является средством обеспечения решения произ­водственных и коммерческих задач и в то же время стимулирую­щим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обоб­щающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному на­правлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.