Сроки хранения для бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2019 году разные. Первичку по бухучету хранят четыре года, но если ее используют для расчета налогов, то срок увеличивают до пяти. Скачайте таблицы со списками частых документов, а с помощью сервиса определите, какие бумаги можно выбросить.

Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления.Памятка: сколько хранить документы >>>

Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику. Предприниматели отвечают за хранение самостоятельно.

Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет наш сервис.

Сервис для определения сроков хранения первички

Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы в организации: перечень 2019 года

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога. Бумаги храните в течение четырех лет. Такую обязанность прописали в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрели в Перечне для «первички» (п. 362).

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как определить, на какой срок ориентироваться, подсказали в Минфине. Четыре года применяют к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.д. То есть ко всем документам, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок считайте после завершения периода, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности. Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога, если они старше четырех лет (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). В следующем разделе смотрите сроки для налогового учета.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, если документ составлен в 2018 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2019 года. Из этого правила есть два исключения….»

Пять лет применяют к бумагам, которые связаны с бухучетом. То есть это, к примеру, товарные накладные, акты или регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей.

Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько, сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль плюс четыре года	Пункт 4 статьи 283 НК, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК, письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278

В таблице ниже приведены отдельные документы, которые чаще всего бывают в компании.

Таблица cроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году

	Срок хранения	Основание
Бухгалтерская отчетность
– сводная годовая (консолидированная)	Постоянно	Стр. 351 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
– годовая	Постоянно
– квартальная	5 лет (если нет годовых – постоянно)
– месячная	1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
Аудиторские заключения
	5 лет после отчетного года По годовой бухотчетности – постоянно	Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики
	5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности	Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей
– кассовые документы и книги; – банковские документы; – корешки банковских чековых книжек; – ордера, извещения банков и переводные требования; – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; – квитанции; – накладные; – авансовые отчеты и др.	5 лет после отчетного года	Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
Регистры бухучета
	5 лет после отчетного года	Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы о приеме выполненных работ
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности
– по трудовым договорам, договорам подряда	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
– по остальным гражданско-правовым договорам	5 лет после истечения срока действия договора

Сроки хранения налоговых документов в 2019 году

Документы, которые необходимы для расчета налогов, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентам.

Документооборот – это путь документа, который он проходит с момента составления до передачи на хранение. В графике документооборота необходимо закрепить порядок формирования и обработки применяемых в компании документов. Читайте, как составить график документооборота в программе « » в курсе «Документооборот».

Соблюдать срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Обратите внимание: у кадровых бумаг также есть свои сроки. О них читайте в следующем разделе.

Таблица сроков с особенным расчетом сроков хранения документов

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК, письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598, письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 НК, письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 НК, статья 203 ГК

Приведем перечень частых налоговых бумаг и период их хранения.

Таблица сроков хранения налоговых документов

Вид документа	Срок хранения	Основание
Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы)	4 года с даты последней записи	Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы к ней
Книга продаж и дополнительные листы к ней
Журнал учета счетов-фактур
Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей
Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ
Налоговые регистры
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них
Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц	50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов по УСН	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов		П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году

В 2016 году законодатели сократили срок хранения бумаг по личному составу (Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, которые оформили ранее 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения в таблице ниже. А ниже узнайте правила, которые должны соблюдать компании и ИП, когда организуют хранение бумаг.

Таблица сроков хранения кадровых документов в 2019 году

Вид	Сроки хранения
Коллективные договоры	Постоянно
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
Документы о премировании	5 лет
Штатные расписания и изменения к ним	Постоянно
Личные дела	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Невостребованная трудовая книжка	До востребования или 75 лет
Графики предоставления отпусков	1 год после окончания года, на который его утверждали

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. Определять срок с того дня, когда формили бумагу, неправильно.

Примеры подсчета общих сроков хранения документов

Общий срок хранения		Пример расчета
Бухгалтерские
5 лет, если законодательство не устанавливает больший срок	С 1 января после года, в котором документ использовали при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.	Компания в январе 2017 года купила на 5 лет неисключительные права на использование программы. Расходы списывают равными долями. Последнюю часть учтут в январе 2022 года. Поэтому срок хранения акта приема-передачи прав закончится только 1 января 2028 года.
Налоговые
	С 1 января после окончания года или другого налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета налогов.	Полученный счет-фактуру от 27 января 2015 года зарегистрировали в книге покупок 17 апреля 2017 года. Несмотря на то что документу уже 2 года, отсчет срока начнут с 1 июля 2017-го. Значит, уничтожить документ можно не раньше 1 июля 2021 года.
По страховым взносам
	С 1 января после окончания того года, в котором документ последний раз использовали для расчета взносов.	Компания сдала в 2017 году уточненный РСВ-1 за 2015 год. Значит, срок хранения всех документов по взносам нужно увеличить на два года. Уничтожить их можно будет только в 2024 году.
Кадровые
50 лет для документов, составленных с 1 января 2003 года. 75 лет для документов, составленных до 1 января 2003 года	С даты, когда составили документ.	Если личную карточку сотрудника завели в 2001 году, то хранить ее придется на 9 лет дольше, чем ту, которую открыли в 2017 году. То есть карточка 2001 года должна находиться в архиве до конца 2076 года, 2017- го - до конца 2067 года.

Порядок хранения первичных и учетных документов

Организации вправе создавать архивы, чтобы хранить и использовать архивные документы, образовавшихся в процессе деятельности. Правда, есть подзаконные акты, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации – это требование. Ведь, кроме архивного способа хранения документов, иных не имеется.

Так пунктом 2.14 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, установлено, что сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий:

• по созданию нормативных условий;
• соблюдению нормативных режимов;
• надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

К хранению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования (см. таблицу ниже). А далее - штрафы, если случайно выкинуть документ, срок хранения которого еще не истек.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Как хранить бухгалтерские документы >>>

Требования к хранению бухгалтерских документов

Порядок хранения	Нормативный акт
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы должны быть переданы в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью сотрудников, уполномоченных главбухом. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.	Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.	Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 29 “Хранение документов бухгалтерского учета”)
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.	Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первички налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кстати, избавляться от документов также надо по правилам. Как - читайте в конце статьи.

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п. 4.5-4.9 Правил № 526, письмо Минфина от 22 января 2016 г. № 07-04-09/2355, п. 3 информации Минфина № ПЗ-13/2015).

Комиссия ежегодно проверяет, у каких документов на 1 января закончился срок хранения (п. 2.3, 4.11 Правил № 526). И составляет акт, в котором перечисляет название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. После того как директор утвердит акт, документы можно уничтожить. Если компания делает это самостоятельно, понадобится еще один акт, но уже на уничтожение. Крупные компании чаще передают документы на утилизацию специализированной организации по накладной. Она же и составляет акт об уничтожении.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

Сроки хранения документов

Хранение документов

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов - это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работни­ков предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архив­ного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предпри­ятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопро­изводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Сроки хранения документов

Специалистами установлен срок использования докумен­тов в делопроизводстве - 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).

После истечения срока решает­ся дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек . Примерный состав ЭК : зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению докумен­тов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организа­ции, предприятия разделены в нем на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень , к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены переч­нями , ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН " (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы . День и месяц составления документа значения не имеют.

Так, например , переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения , передаваемым в архив, от­носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, ус­тав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию , даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зар­плате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем их трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства здравоохранения. Установленные в перечне сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой РФ этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения только по заголовкам дел нельзя

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 10 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения «До минования надобности», «До замены новыми», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2002 г. С трехлетним сроком хранения должна включаться акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков претензий.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на три группы:

Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими практическое значение).

Документы по личному составу (личные дела, лицевые карточки ф.Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет., руководителей предприятия – постоянно.

1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения	Наименование
	данные лиц, не принятых на работу
	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	записи о трудовой дисциплине
	акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	выписки по улучшению условий и охраны труда
	документы по технике безопасности и ее соблюдению
50 лет (до востребования владельцем)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
Постоянно	коллективные договоры
	личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации

Постоянный срок хранения
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Трудовые договора, соглашения к ним
		до замены новыми
Перечни профессий		до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. , предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры		Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)		Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)	5 лет
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет	ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным суммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)