Оцифровка документов – это перевод документов в цифровой вид. Оцифровывать можно чертежи, тексты и книги. Деятельность любого среднестатистического офиса или учреждения, рано или поздно приводит к образованию в его стенах огромного количества документов. Документы хранятся на полках и в ящиках рабочих столов. Они занимают огромное пространство в офисных шкафах и на столах сотрудников офиса. Горы документации, в которой очень трудно разобраться, и почти невозможно оперативно найти тот или иной документ. Для того чтобы офис не превращался в архивное хранилище документов, а его сотрудники могли оперативно работать с любой необходимой документацией, нужно произвести оцифровку всех имеющихся на фирме документов и перенести их из бумажного в электронный вид, воспользовавшись услугами по сканированию и распознаванию документов. Электронные документы значительно легче обрабатывать и хранить. Они не занимают много места в офисе. Их нельзя потерять или повредить, да и найти документ в оцифрованном электроном архиве, где все систематизировано и разложено по пачкам куда легче, чем в огромной стопке бумаг хранящихся в офисном шкафу. Удобны для использования оцифрованные документы и в том случае, когда сотрудник фирмы отправляется в командировку или на переговоры. Маленькая флешка в кармане способна вместить в себя весь архив документов фирмы, и даст ему возможность при необходимости оперативно найти любой нужный документ. Использовать оцифрованные документы очень удобно и практично, при этом услуги по оцифровке документов достаточно не дорогие и доступны не только крупным корпорациям, но и небольшим фирмам и бюджетным организациям.
Оцифровка чертежей
Оцифровка чертежей или как её ещё называют векторизация, позволяет перенести технические и архитектурные чертежи из бумажного формата в формат электронный. Услуги оцифровки чертежей позволяют значительно упростить и систематизировать систему архивного хранения конструкторской документации, и являются весьма актуальными как для промышленных предприятий и научных институтов, так и для архитектурных и конструкторских бюро, частных архитекторов, студентов, и всех кто по специфике своей работы или учебы работает с чертежами. Как правило, главной проблемой архивирования конструкторской документации, является поиск нужного чертежа, условия, при которых чертеж, нанесенный на ватман, должен храниться и его громоздкость. Оцифровка чертежей позволяет эффективно решить эти проблемы. Когда чертеж благодаря оцифровке переносится с бумажного носителя в электронный формат, для его хранения не нужно иметь больших архивных площадей, а достаточно лишь небольшого свободного объема на жестком диске компьютера или любого другого электронного носителя. При этом достаточно единожды систематизировать содержание архива, разложив оцифрованные чертежи по тематическим папкам и впоследствии легко находить любой необходимый чертеж. Чертежи, хранящиеся в электронном архиве не подвержены механическому воздействию, или воздействию любых других природных сил и стихий. Их невозможно промочить, порвать или потерять, а благодаря системе резервного копирования, можно на сто процентов обезопасить себя от их утраты или потери. Работать с оцифрованными чертежами намного проще, нежели с их бумажными аналогами. Куда удобней перевозить с собой лазерный диск, на котором у вас всегда есть доступ ко всему архиву, нежели объемы больших бумаг и неудобные чертежи. Да и показать чертеж заказчику, куда удобней на мониторе компьютера или ноутбука, а, не разворачивая многометровые ватманы на его столе. Не говоря уже о том, что оцифрованный чертеж можно просто отправить по электронной почте, при этом сэкономив и свое время и время того, кому этот чертеж предназначался. Сегодня услуги по оцифровке чертежей предоставляют многие компании, и мы рады констатировать тот факт, что наша компания является одним из лидеров в области оцифровке документов. На сегодняшний день мы обладаем всем необходимым оборудованием и программами, позволяющими обеспечить оцифровку любого чертежа с полным детализированным сохранением его качества.
Оцифровка текстов
Оцифровка текстов - метод перевода печатного текста с бумажного носителя в электронный формат. Оцифровка текстов незаменима в качестве удобного инструмента для создания электронных архивов и в качестве инструмента для перевода в электронный формат книг и учебников. Теперь любителям литературного слова, не обязательно просиживать часами в библиотеках или же носить собой тяжелую и неудобную книгу. Достаточно иметь электронный планшет, который легко поместится в кармане или сумочке, и читать любую художественную или справочную литературу.
Оцифровка книг
Оцифровка текста позволяет перенести в цифровой формат книгу любого объема. Это очень удобно и практично. Помимо удобства использования, стоит сказать и о явной экономической выгоде. Далеко не всегда вы можете купить для себя тот или иной учебник или книгу, и в тоже время вы можете взять ее на время в библиотеке или у знакомого, и благодаря услуге оцифровки, стать владельцем электронной версии, потратив для этого значительно меньше денег, нежели при покупке книги. Оцифровка книг значительно упростила и процесс хранения редких манускриптов и книг, имеющих историческую ценность. Ведь бумага не вечна, а вот электронная версия печатного слова действительно сможет храниться тысячелетиями и никогда не потеряет своего первозданного содержания, в точности сохранив для потомков не только текст, но и иллюстрации.
SCAN: Технологии
Что такое оцифровка?
02.10.2015, Пт, 14:05, Мск 2707
Сканирование, ретроконверсия и сопутствующие услуги. Обзор технологий перевода документов в электронный вид.
Существует несколько вариантов организации процессов оцифровки. Они могут производиться самостоятельно или с аутсорсингом услуг, с вывозом документов или выполнением работ на своей территории. При оцифровке могут применяться офисные, профессиональные документные или планетарные сканеры. Данные могут извлекаться в ручном, полуавтоматическом или автоматическом режимах, с проведением предварительной архивной обработки бумажных документов или классификацией информации уже в электронном виде и т.д.
Какой путь выбрать?
Решение зависит от конкретной задачи, потому что каждое из вышеупомянутых «или» определяет качество получаемого результата и стоимость работ. Например, извечен вопрос сшитых документов: выгодней медленно отсканировать в сшитом состоянии или потратиться на расшивку, зато быстро оцифровать на документных сканерах?
Самый простой способ выбрать наиболее подходящий для вас путь – обратиться за экспертизой к специализирующейся на оцифровке организации. Заинтересованные в работах, крупные компании проведут обследование бесплатно, и за вас определят оптимальный подход. Не пренебрегайте этой возможностью и не ждите склонения к заказу услуг: большинство этих компаний также заинтересованы в поставке оборудования и ПО для самостоятельной оцифровки.
Сколько документов нужно сканировать?
Определяющий параметр – объем документов.
Определяющий параметр – объем документов. Для ежедневного сканирования небольших пачек расшитых документов (например, первичной бухгалтерии) подойдет обычный офисный сканер, выдерживающий нагрузку в несколько тысяч страниц в день. Нужно лишь дополнить его удобной программой для индексирования.
Для регулярного сканирования больших объемов необходимо профессиональное оборудование. Это – промышленные сканеры, которые стоят немалых денег (подобное оборудование используют ФНС, ФТС, крупные банки). Поэтому менее дорогой альтернативой может стать рамочное соглашение на оказание периодических услуг оцифровки.
Перевод в электронный вид больших ретроспективных массивов своими силами экономически не обоснован: помимо закупки оборудования и обучения сотрудников, потребуются значительные трудовые и временные затраты. Однозначно эффективнее заказывать услугу, так как крупная компания может выделить большой штат и решить задачу оперативно.
Где сканировать документы?
Определяющий параметр – востребованность сканируемых документов. Влияет ли на деятельность организации изъятие документов на время сканирования? Особенно это критично при оцифровке документов, к которым регулярно обращаются сотрудники, либо которые могут быть внезапно запрошены контролирующим органом, а также для устранения связанных с документами ЧП. Примеры: финансовые и кадровые документы, техническая и эксплуатационная документация, книги ЗАГС и другие отраслевые фонды.
Участок сканирования, организованный в помещениях компании-заказчика услуг.
Если необходимо оцифровать их достаточно быстро, то традиционным подходом является заказ услуг с выездом бригады сканирования на вашу территорию. Зачастую это оказывается дешевле, чем доставлять документы на производство исполнителя и обратно, но все определяет территориальная удаленность. Регламент выездных работ подразумевает сканирование выданного дела в течение одного-двух рабочих дней, без длительного изъятия из рабочего процесса.
Расшивать ли документы?
Определяющие параметры: состояние документов и возможность расшивки. Если есть такая возможность, и бумага пригодна для протяжки документным сканером, то следует расшивать. Дело в том, что сканирование сшитых документов на планетарном (книжном) сканере в несколько десятков раз медленнее потоковой оцифровки. Пропорционально увеличиваются время работ и стоимость труда. Сканирование на документных сканерах, даже с учетом расшивки, оперативнее и дешевле.
Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю.
Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю: если выбрана авторитетная компания, опасаться утраты документов не стоит. Наоборот, жесткая регламентация всех процессов и качественные материалы позволяют компаниям застраховаться от дополнительных финансовых потерь и ущерба имиджу. Этому подходу доверяют даже российские суды: при организации сканирования обычно внутренним приказом разрешается расшивка и последующая сшивка судебных дел.
К слову, крупные компании параллельно могут провести профессиональную архивную обработку: во-первых, часть работ итак выполняется при подготовке к сканированию, во-вторых, архивная обработка помогает выявить невостребованные документы и сократить объемы сканируемых массивов, что может снизить стоимость работ.
Какое качество выбрать?
Сегодня высококачественно можно отсканировать любой объект: от маленькой библиотечной карточки до карт формата 8А0 и театральных декораций.
Определяющие параметры: вид документа и объем получаемого ресурса в электронной форме. Сегодня сканирующее оборудование позволяет получать образы с разрешением от 200 до 1200 точек на дюйм (dpi). Для художественных произведений обычно применяется разрешение 400–600 dpi, позволяющее создавать высококачественные репродукции. Более высокое качество используется только при необходимости увеличения изображения и детализации мелких предметов, например, монет.
Детализированные и неконтрастные чертежи, часто выполненные на кальке и синьке, нуждаются в сканировании с разрешением 300-400 точек на дюйм и дополнительной обработке изображений в графических редакторах. Остальные документы обычно сканируются с разрешением 300 dpi, достаточным для распечатки копий без потери качества. Необходимая обрезка изображений, геометрическое исправление, цветокоррекция, конвертация в форматы pdf, tiff, jpegи др. может проводиться в полностью автоматическом режиме программами, встроенными в сканирующее оборудование или поставляемыми вместе с ним.
В большинстве случаев используется цветной режим съемки. Это нужно для всех документов, в которые вносились исправления или ставились печати поверх текста, для удостоверения того, что электронная копия снималась с оригинала документа с печатью и подписью, а также для читаемости угасающих текстов и передачи уникальных особенностей оригинала. Необходимость цветного сканирования художественных произведений не обсуждается. Режим «градации серого» применяется лишь в некоторых случаях: когда документы не содержат цветных атрибутов, либо когда необходимо сократить объем получаемого электронного ресурса.
Сканирование может осуществляться самостоятельно. Главной задачей становится обучение сотрудников правильной работе со сложной техникой, так как качество получаемых изображений важно для последующего индексирования: плохо отсканированный документ, тени, засветка и другие дефекты на электронном образе могут сделать нечитаемой важную информацию. Это не позволит применить технологии автоматического извлечения данных и может привести к ошибкам в индексировании. Загрузка ошибочных данных в некоторые системы (государственные реестры, бухгалтерские учетные системы) не позволительна.
Индексирование
Простое сканирование применяется редко, поскольку при последующей работе искать информацию в наборе графических файлов будет лишь немногим проще перелистывания бумаги. Для возможности поиска необходимо выделить в документе несколько атрибутов (индексных полей).
Сотрудники, задействованные в массовом индексировании документов методом ручного ввода.
Выделенные атрибуты можно внести в имя файла. Такая практика сложилась в российских судах: для того чтобы оператор сканирования не имел доступа к внутренним системам суда, при оцифровке все необходимые реквизиты вносятся в имя файла. В последующем эти реквизиты распознаются системой судопроизводства при загрузке каждого документа по отдельности.
Но обычно оцифрованные документы загружаются в информационную систему группой, что требует создания базы данных. Так, если необходимо прикрепить документ к уже существующей карточке в учетной системе, бывает достаточно извлечь пару однозначно определяющих его реквизитов – обычно номер и дату.
Если же нужно сформировать поисковую базу на основании самих документов, то объем извлекаемых данных определяется задачей: от пары реквизитов для поиска файла в электронном архиве до переноса всей значимой информации в аналитическую БД (ФИО, адресов, ИНН, КПП, дат, номеров документов-приложений и т.д.).
Свои правила индексирования применяются в музеях, библиотеках и архивах при оцифровке единиц хранения и учетных документов. Отдельным направлением услуг также является векторизация, которая применяется, в частности, при оцифровке каротажных лент (автоматическая) и чертежей (ручная отрисовка в CAD-системах).
Сколько данных извлекать?Ответ на этот вопрос также лучше получить, воспользовавшись экспертизой, так как количество извлекаемых реквизитов зависит от функциональной задачи и в значительной мере определяет стоимость оцифровки. В некоторых случаях можно ограничиться подборками документов, когда электронные образы объединяются под эгидой основного документа (например, договора или реестра счетов). В других необходимо извлечение всех содержащихся в документе данных для заполнения карточки информационной системы.
Примеры извлекаемых данных
Анализ размещенных на портале zakupki.gov.ru заказов компаний с государственным участием и госучреждений (44-ФЗ, 223-ФЗ), показывает, что:
– Для привязки электронных копий ОРД к системе электронного документооборота достаточно номера, даты и типа документа.
– Сканирование финансовой документации часто сопровождается извлечением номера, даты, наименований и реквизитов плательщиков, сумм.
– Оцифровка архивных документов муниципалитетов (постановления администраций, горисполкомов, сельсоветов и т.д.) в целях оказания услуг и инвентаризации объектов земельно-имущественных отношений требует извлечения номера и даты документа, всех встречаемых ФИО и адресов. Причем адреса необходимо сопоставлять с текущими справочниками КЛАДР/ФИАС.
– Оцифровка документов Архивного фонда РФ сопровождается строгим заполнением НСА и описанием фондов в соответствии с архивным законодательством.
– Индексирование описей и реестров подразумевает распознаванием всех порядковых записей.
– Для работы с чертежами в электронном виде необходимо извлечь практически все поля штампа.
– Сканирование составных дел требует не только извлечения реквизита каждого документа, но и установления взаимосвязей. Наиболее сложен случай конструкторской документации, где формируемая база данных обладает многоуровневой иерархией и связями документов.
Оцифровка документов - это перевод документов в цифровой вид с последующим распознаванием определенных полей документа. Если вас интересует эта услуга, обратитесь в наш копировальный центр. Мы сделаем вам выгодное предложение, лучшее по цене и качеству.
Документ в оцифрованном виде - это удобно и практично. Данная услуга приобретает популярность ввиду перехода компаний на электронный документооборот. Клиенты часто обращаются в наш копировальный центр и интересуются, что такое оцифровка архивов. Мы подробно рассказываем им как проходит данная процедура, и о том, какие плюсы она имеет. Среди последних можно отметить то, что оцифрованные документы:
- не занимают лишнего места;
- легко редактируются;
- находятся в упорядоченном состоянии – что позволяет быстро производить поиск определенной информации
При необходимости можно скопировать и распечатать любой файл. Все это займет всего несколько минут.
Процесс оцифровки документов довольно сложный, требующий внимательности и ответственности. Для начала наши специалисты проводят подготовительную работу, выполняют расшивку, а после (сшивку, в некоторых случаях). Затем устраняют механические повреждения – заломы на документе, после чего происходит непосредственно сканирование, и уже после – сверка результата оцифровки с исходным образцом. Таким образом, оцифровка архивных документов может быть выполнена исключительно профессионалом, который знает все тонкости этой работы и имеет соответствующий опыт.
Документы, которые подлежат оцифровке
В нашем копировальном центре вы можете оцифровать практически все документы. Приходите к нам с бумажным образцом, слайдом, книгой, чертежами, журналом. Воспользовавшись современным оборудованием, мы переведем все это в электронный вид за минимальные сроки.
При оцифровке документов цена услуги формируется, исходя из количества материалов, их качества, времени, которым вы располагаете. Все эти данные у вас уточнит наш менеджер. На консультации он спросит, насколько срочно вам нужна оцифровка документов в Москве и на какой бюджет вы рассчитываете. В любом случае, будьте уверены, что мы подберем для вас лучший вариант. Созданные с нашей помощью каталоги и электронные архивы всегда будут под рукой, а вам не придется тратить время на поиски необходимого документа. Очень быстро вы поймете, насколько это удобно.
Архивная обработка документов представляет собой систематизацию и упорядочивание документации, которая образовывается во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны. В противном случае, учреждению грозят штрафные санкции.
Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие архива позволяет сохранять документацию в порядке, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет.
Какие документы организации можно архивировать
Специалисты компании Reisswolf работают с документами разного типа - от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет.
Архивирование документов в организации делопроизводства осуществляется в трех основных направлениях:
- типовая номенклатура дел (разрабатываются комитетами, министерствами, различными органами и учреждениями);
- примерная номенклатура дел (устанавливается примерный состав дел, и требования имеют рекомендательный характер);
- индивидуальная номенклатура (составляется сотрудниками компании и руководством структурных подразделений).
Обязательному архивированию бухгалтерских документов и кадровых бумаг подлежат личные дела сотрудников предприятия, учредительная документация, распорядительные бумаги, бухгалтерская отчетность (декларации, отчеты и пр.), специализированная документация (локальные внутренние акты).
Сроки архивирования бухгалтерских документов зависят от их назначения. Например, данные налоговой учетной политики, приходные и расходные кассовые ордера, товарные накладные, инвентарные карточки учета, акты о списании хранятся 5 лет. Счета-фактуры на отгрузку продукции должны находиться в архиве 4 года.
Архивирование кадровых документов осуществляется по особой схеме, а сроки строго соответствуют законодательству РФ:
- каждый трудовой договор должен храниться 75 лет;
- личные дела сотрудников - 75 лет;
- документы о предоставлении сотрудникам премии - 5 лет.
Правильно организованное архивирование документов в организации делопроизводства - чрезвычайно важно для любого юридического лица, ведь от этого напрямую зависит скорость работы персонала и умение руководства предприятия подстраиваться под меняющиеся требования рынка.
Основные этапы архивации документации
Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, состоит из следующих шагов:
- Экспертиза ценности документов.
На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность и, соответственно, выборка документации, подлежащей хранению в архиве, а также определяется период хранения. - Этап систематизации документации.
Соответственно направлению деятельности, все документы формируются в дела постоянного, временного и длительного сроков хранения. - Оформление систематизированных дел.
Данный процесс выполняется, согласно законодательству и включает в себя:- нумерацию листов;
- оформление листа-заверителя;
- составление внутренней описи;
- оформление обложки;
- подготовку исторической справки.
- Составление описей и предисловий к оформленным делам.
На данном этапе выполняется создание систематизированного перечня, включающего названия дел. - Формирование электронного архива .
- Оформление акта-передачи документации и дальнейшая передача дел для хранения в архив.
Процесс архивирования документов в организации делопроизводства также предусматривает утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией. Разработка номенклатуры предусматривается требованиями к оформлению архивной документации. Процедура архивирования документов в организации делопроизводства может проводиться отдельно либо в процессе архивной обработки.
Услуги компании «Reisswolf»
Архивная обработка документов – процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга архивирования бухгалтерских документов позволит сэкономить не только время на длительный процесс обработки документов, но и финансовые средства. Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации, осуществляет компания «Reisswolf». Квалифицированные специалисты выполняют обработку документации в соответствии с требованиями действующего законодательства. Архивирование документов в организациях делопроизводства - это большой труд. И главная его сложность - четкое соблюдение всех правил, норм и положений. Стоимость архивации документов зависит от объемов, сложности (состояния и комплектности документации) и срочности работ.
Цены на архивные услуги
| Архивирование документов | ||
|---|---|---|
| Наименование | Ед. измерения |
Цена |
| Экспресс-оценка архивного фонда организации, формирование рекомендации по улучшению и совершенствованию деятельности | фонд | бесплатно |
| Архивная обработка документов | дело/папка | 1 425 ₽ |
| Составление описи дел на управленческие документы постоянного и долговременного сроков хранения | дело/папка | 51 ₽ |
| Составление исторической справки организации. Фонд до 10 лет | справка | 7 400 ₽ |
| Нумерация листов в деле, оформление листа-заверителя. Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов | папка/дело | 210 ₽ |
| Составной архивный переплет (документы формата А4, А5). Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов | дело/папка | 167 ₽ |
| Работа в делопроизводстве или архиве заказчика | сотрудник/рабочий | 4 500 ₽ |
Кому понадобится эта услуга?
Архивация документации должна выполняться всеми организациями, независимо от сферы деятельности. Услуги по архивированию документов в организации могут понадобиться государственным и коммерческим учреждениям:
- не имеющим в штате архивного работника;
- желающим сэкономить рабочее время, финансовые вложения на обслуживание архива, а также свободное пространство в офисе;
- соблюдающим архивное законодательство об учете, комплектации и сохранности документов;
- желающим повысить эффективность деятельности компании.
При отсутствии помещения для хранения и обработки, «Reisswolf» окажет услуги архивации документов для юридических лиц, а также их временное хранение на своей территории.
Почему архивную обработку лучше доверить профессионалам
Перед сдачей в архив документация должна быть правильно архивирована. Если при оформлении дел не соблюдены нормы и требования архивного законодательства, существует риск получить документы на повторную обработку, что соответственно влечет за собой дополнительные временные и финансовые расходы. Кроме того, предприятия отвечают за сохранность дел и обеспечение ограниченного к ним доступа. В случае нарушений правил архивирования бухгалтерских документов, на учреждение наложат штрафные санкции. Утилизация документов также должна проводиться после соответствующей экспертизы и только по истечению периода хранения дела. Строгое соблюдение сроков хранения и оформление акта на уничтожение являются частью процедуры. Архивирование кадровых документов и документации других типов, необходимо выполнять грамотно и в строгом соблюдении архивных правил. Непрофессиональный подход к делу часто влечет за собой штрафы и испорченную репутацию организации.
Почему с «Reisswolf» выгодно сотрудничать
Компания предоставляет профессиональный сервис по архивации документов. Мы предлагаем клиентам выгодные условия сотрудничества:
- профессиональная обработка архивных документов по средней на рынке цене и в строгом соответствии с законодательством РФ;
- надежное временное хранение дел, при необходимости;
- соблюдение конфиденциальности;
- сжатые сроки выполнения работ.
Чтобы заказать услуги архивирования кадровых документов или получить подробную консультацию от специалистов компании «Reisswolf», воспользуйтесь формой обратной связи.
Бумага - материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Кроме этого, в процессе хранения документы на бумажных носителях занимают драгоценное офисное пространство, а также создают множество других проблем.
Справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом поможет оцифровка архивов. Современные технологии позволяют перенести всю важную текстовую и графическую информацию на электронные носители, то есть выполнить оцифровку документов.