Чтобы понять, как подписать PDF документ ЭЦП, следует ознакомиться с принципами действия программного обеспечения американской компании – разработчика Adobe Systems.

Какие же существуют способы удостоверения? Программные продукты этого производителя адаптированы к мировым стандартам, установленным относительно ЭП. Соответственно, нюансов отечественного нормативного регулирования они не учитывают.

Продукты Adobe Systems допускают использование в файлах типа Reader и Acrobat двух типов росписей:

• ЭЦП, которая в программах Adobe именуется просто цифровой;
• подписью-росчерком.

Поскольку следует разобраться, как подписать PDF файл ЭЦП, сразу нужно оговориться, что росчерк представляет собой выполненную в непринужденной манере собственноручную надпись. По своей природе она аналогична рисунку, созданному с помощью инструмента «Карандаш».

Такой росчерк не имеет ничего общего с ЭП:

• в тексте он визуально воспринимается как картинка;
• не демонстрируется на панели инструментов «Подписи»;
• юридически ничего не значит и не придает официального статуса документу.

Цифровая роспись:

• может иметь зрительный образ или выглядеть как числовой ряд;
• всегда отображается на панели инструментов «Подписи»;
• имеет юридическое значение и придает значимость документу.

ЭП в Adobe может быть двух разновидностей: для утверждения и сертифицирующая. Особенность такого разделения состоит в том, что:

• разновидность росписи определяет задачи ее потенциального применения;
• виды цифровой подписи в Adobe никак не соотносятся с предусмотренными Законом РФ «Об ЭП»: обычной, квалифицированной и неквалифицированной усиленной.

Функциональные возможности ЭП

Задаваясь вопросом, можно ли подписать ЭЦП файл PDF, следует помнить, что оба существующие вида цифровой росписи в Adobe гарантируют высокую степень управления документом. Утверждающая подпись отображается как строка подписи в файле и на панели «Подписи». Она удобна в применении с целью коллективной заверки файла PDF группой заверителей.

Сертифицирующая ЭП может быть:

• видимой – отображается как строка подписи в файле;
• не видимой в тексте визуально.

Особенностью сертифицирующей росписи является возможность применить ее только тогда, когда файл PDF не включает иных подписей.

Она позволяет:

• указать возможность присоединения разъяснений, комментариев, обычных росписей или совершения других изменений для файла, которые не приведут к утрате сертифицированного статуса измененным документом.
• запретить какие-либо дальнейшие правки.

Определяясь с тем,как подписать файл PDF с помощью ЭЦП, следует напомнить, что в РФ усиленные росписи формируются исключительно с использованием криптографических методов шифрования. В свою очередь, использование таких алгоритмов обеспечивает целостность документа, то есть, полное отсутствие каких-либо правок.

Теоретически, сертифицирующая ЭП обеспечивает более высокий уровень управления файлом, чем роспись для утверждения. Но применение ее в сочетании с ЭЦП, выданной удостоверяющем центром, все равно исключит внесение изменений.

Различия между Adobe Reader и Acrobat при формировании ЭП

Политика разработчика программного обеспечения такова, что существуют важные отличия работы названных программ. Acrobat дает возможность:

• сертифицировать документ PDF видимой или невидимой подписью, как вариант – основываясь на криптографическом алгоритме ГОСТ Р 34.10-2001;
• сформировать документ PDF на базе этого ГОСТа;
• проконтролировать сформированную ЭЦП в документе PDF.

Reader, в свою очередь, предусматривает для создаваемых и открытых файлов:

• проверку ЭП (в том числе – на криптографическом алгоритме) в произвольном документе PDF;
• подписание документов PDF с расширенным доступом.

Предварительные действия

Перед тем, как подписать PDF электронной подписью в Adobe Reader, пользователь должен провести с файлом ряд подготовительных действий в Adobe Acrobat:

• открыть нужный вам документ в Adobe Acrobat;
• раскрыть пункт «Файл», выбрать в выпадающем меню «Сохранить как», потом – «файл PDF Reader с расширенными возможностями»;
• подключить дополнительные функции (например, заполнение и сохранение форм) и в появившемся окне нажать кнопку «Сохранить сейчас».

После правильного проведения этих мероприятий в вашем файле появится возможность создания электронно-цифровой подписи в программе Adobe Reader.

Формирование ЭП в Adobe Reader

Как подписать документ ЭЦП в PDFнепосредственно? Рассмотрим стандартный сценарий.

• название;
• издатель;
• начало и конец строка действия сертификата.

Использование усовершенствованной ЭП

Для использования такого вида подписи нужно отметить пункт «Усовершенствованная ЭП». Роспись будет создана соответственно стандарту TS 101733.

1. Укажите адрес службы штампов времени. Для этого следует нажать кнопку «Изменить службу TSP».
2. В случае, когда эта служба требует аутентификации, параметры можно задать в окне «Настройки». Далее в окне «Sign Document» будет предоставлена возможность заполнить дополнительные поля, отображаемые в свойствах ЭП.
3. Для создания росписи кликнуть «Sign». Завершающий шаг – указать файл в окошке «Сохранить как», куда будет отправлена удостоверенная копия документа.

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

1. ViPNet CryptoFile;
2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Установлены Федеральным законом от 06.04.2011 №63. С момента вступления упомянутого закона в силу и по настоящее время цифровые подписи получили довольно широкое применение. В статье расскажем, как подписать документ ЭЦП.

Законом установлены следующие области применения ЭП:

• при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
• при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
• при совершении иных юридически значимых действий, в том числе и установленных другими федеральными законами.

Как подписать документ электронной подписью

Любые участники юридически значимых отношений могут установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Один из трех видов ЭП для обмена документами хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.

Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливается постановлениями Правительства РФ. Это же касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Таким образом необходимость подписания деловых бумаг ЭП может быть установлена:

• по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
• постановлением Правительства для ЭДО с официальными органами.

Чтобы завизировать документ ЭП, необходимо получить сертификат подписи, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.

Какая ЭП необходима для электронного документа

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.

Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.

Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.

Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:

1. КриптоПро CSP.
2. Сертификат удостоверяющего центра.
3. Личный сертификат.

Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, нужно открыть панель управления компьютера и найти ярлык программы.

Открыть вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедиться, что установлена последняя версия ПО.

Как подписать электронной подписью документ Word

В MS Word 2010 для создания цифровой подписи нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть вкладку «Файл» и выбрать «Сведения».

1. На вкладке «Сведения» нажать кнопку «Защита документа», откроется список команд.

1. Выбрать команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором можно выбрать сертификат, указать цель подписания и нажать кнопку «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ pdf

Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».

Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого нужно в открытом файле перейти в раздел «Редактирование», выбрать вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейти на «Цифровые подписи» и выбирать нужную.

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи . В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу . Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Сравнение программ для создания электронной подписи

	Плагины КриптоПро	Отдельная программа КриптоАРМ	Веб-сервис Контур.Крипто
Стоимость		Бесплатна только базовая версия Старт	Все функции доступны бесплатно
Форматы документов	Word и Excel, PDF
Соподпись/ пакетная подпись
Максимальный вес файла	Без ограничений	Без ограничений
Создание усовершенство ванной подпись		Только в платных версиях
Присоединенная/ отсоединенная		Присоединенная/ отсоединенная	Только отсоединенная
Функции проверки, шифрования и расшифрования		Только в платных версиях

Подпись документов – один из видов установления авторства и средство защиты информации в электронном документообороте.

В современном мире все чаще используется такой метод работы с документами, потому что в сравнении с обычной подписью ЭЦП имеет ряд преимуществ:

• Быстрота использования и высокая степень надежности.
• Сложность в подделке.
• Позволяет осуществлять документооборот без лишнего «бумагомарательства».
• Документ можно заверить сразу несколькими ЭЦП, что также ускоряет и упрощает его обработку.

Для работы необходимо, как правило, выполнить три существенных условия:

• Получить ЭЦП в Федеральном Казначействе либо ином уполномоченном центре выдачи.
• Установить дополнительное лицензионное программное обеспечение.
• Установить или скопировать корневой сертификат подписи в реестр компьютера, с которого будет проводиться заверение документации.

Порядок работы

Как правило, для работы требуется установка специализированного и в обязательном порядке лицензированного программного обеспечения, например КриптоПро или КУБ .

КриптоПро – программа, позволяющая подписывать самые различные документы или даже целые их пакеты буквально за несколько секунд.

Она позволяет не только ставить ЭЦП, но также и управлять сертификатами подписи, копировать их в реестр, устанавливать для работы в системе, а также удалять ненужные или просроченные контейнеры.

Для установки ПО КриптоПро вам необходимо скачать данный программный продукт с официального сайта производителя, а также приобрести лицензию – годовую либо же бессрочную. Только после установки продукта вы сможете начать пользоваться своей электронной подписью.

Стандартная процедура подписи файлов и писем

Как правило, при установке ЭЦП никаких проблем с подписью документов самого различного формата не возникает. Однако, важно понимать, что все-таки для каждого вида существуют различия в процессе оформления. Рассмотрим более подробно заверение основных вариантов файлов.

Документы doc, docx

В большинстве новых программных продуктов Ворда уже интегрирована функция работы с ЭЦП. Вам необходимо лишь перейти на вкладку «Подписи» и выбрать пункт «Подписать ЭЦП». Также можно выполнить данную операцию щелчком правой кнопки мыши в поле документа, выбрать раздел «Подписи» и затем «Поставить ЭЦП».

Если же у вас установлена более ранняя версия продукта (Word 2003), то вы можете заверить уже готовый файл следующим способом. Щелчком правой кнопки мыши по значку документа откройте выпадающее меню, в котором выберите «Свойства». В появившемся окне перейдите на вкладку «Безопасность», в которой нажмите на кнопку «Электронные подписи». В появившемся меню выберите «Добавить», затем в диалоговом окне выберите нужный сертификат и нажмите кнопку «Ок» или «Подписать».

HTML-форма

Чаще всего подпись в таких формах требуется при работе на сайте государственных услуг, например, в Единой Информационной Сети, либо на портале Пенсионного фонда и так далее.

Для подписи необходимо зайти на ресурс через обозреватель Internet Explorer и в форме сайта найти кнопку «Подписать и отправить» либо же «Подписать прикрепленные файлы». Затем выбрать требуемый сертификат в появившемся диалоговом окне и нажать «Подписать».

База данных

Цифровая подпись в базе данных также требуется достаточно часто, например, при работе с налогами или зарплатными проектами. Как правило, программа по созданию таких баз данных уже содержит в себе активную кнопку «Прикрепить ЭЦП» или «Подписать документ». Вам необходимо только нажать на нее на панели быстрого доступа, выбрать соответствующий сертификат из хранилища и заверить требуемый документ или пакет документации.

То же самое относится и к прикрепленным файлам. Вы можете либо нажать на кнопку подписи, либо же воспользоваться выпадающим меню при помощи правой кнопки мыши.

Документы xml

Документы такого формата подписываются при работе с базами данных, например, в статистических отчетах или при начислении заработной платы в учреждениях. Заверение может осуществляться как с помощью специальной кнопки, уже встроенной в программу, так и непосредственно с помощью дополнительного программного обеспечения в уже выгруженном файле.

Для подписи уже выгруженного и сохраненного файла необходимо установить дополнительное ПО, например, КриптоПро АРМ или же XMLdsig, и подписать документ с помощью меню данных приложений.

PDF-формат

Для подписи данного формата можно использовать следующие варианты. КриптоПро PDF – специально разработанный плагин от компании КриптоПро, подходящий для программ Adobe Reader 7.0 и выше.

Именно при помощи данного бесплатного плагина либо же иной похожей программы вы сможете не только заверить документы в pdf, но также и проверить подписи других файлов.

Наглядную инструкцию процедуры вы можете посмотреть на следующем видео:

Типы электронных подписей

ЭЦП по своему типу делятся на три вида:

• Стандартная – подпись позволяет подтвердить авторство конкретного лица, подписавшего документ. Однако не позволяет проследить изменения документа после заверения.
• Усиленная неквалифицированная , которая может выдаваться неаккредитованными уполномоченными центрами, подтверждает авторство конкретного лица, позволяет отследить все изменения документа даже после проведения процедуры. По правовому значению полноценно заменяет ручную подпись с печатью организации.
• Усиленная квалифицированная – специализированная электронно-цифровая подпись, которая имеет в корневой папке сертификат ее выдавшего центра. Позволяет подписывать важную документацию со 100% гарантией безопасности. Не только выдает авторство и позволяет проверить изменения после процедуры заверения, но также сводит к нулю риски подделки.

Насколько надежен метод?

Заверение документов при помощи ЭЦП – достаточно надежный метод, позволяющий практически на 100% исключить факт подделки вашей подписи. Но такое возможно только при соблюдении определенных условий по защите от мошенников и правил хранения личной ЭЦП .

Необходимые меры безопасности:

• Не оставляйте подпись без присмотра даже на короткий промежуток времени.
• Не доверяйте личную ЭЦП посторонним лицам.
• Во время ненадобности лучше всего хранить ее в сейфе с надежным замком, доступ к которому ограничен.
• Не устанавливайте ее на компьютер постороннего человека.
• Не позволяйте никому копировать вашу подпись целиком или даже частично.
• Будьте внимательны при заверении документов – изучайте каждый очень внимательно.
• Тщательно следите за безопасностью компьютера, на котором установлена подпись, и старайтесь максимально обезопасить машину, особенно при работе в сети – пользуйтесь только лицензионными продуктами, установите надежную антивирусную защиту, не устанавливайте приложения из неизвестных источников и не открывайте файлы от незнакомых людей.

Помните, только вы сами можете обеспечить достойный уровень безопасности при работе с ЭЦП.