МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ (МГС)
INTERSTATE COUNCIL FOR STANDARDIZATION, METROLOGY AND CERTIFICATION (ISC)
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ
СТАНДАРТ
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Издание официальное
Москва Стандарт и нформ 2013
ГОСТ 2.503-2013
основании ИИ.
Оформление ИИ на бумажном носителе выполняют в соответствии с приложением Б.
Информацию о факте изменения документа указывают:
В электронных конструкторских (технолога еских) документах - в реквизитной части этих документов;
В бумажных конструкторских (технологических) документах - в основной надписи этих документов и/или в листе регистрации изменений (приложение В).
В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении.
4.7 Выпускать ИИ и вносить изменения в подлинники изменяемых документов имеет право только организация-держатель подлинников этих документов.
4.8 Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.
4.9 Допускается вносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытной партии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также в технологические документы, разрабатываемые на стадиях «предварительный проект» и «опытный образец (опытная партия)», и изделий единичного и вспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение Г) при условии изготовления изделия только в одной организации. Журнал изменений для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, используют по согласованию с заказчиком 1) (представительством заказчика).
4.10 Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и ТУ на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (ТУ) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное
1) Под заказчиком подразумевают управления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработка документации и производство изделий или по заказам которого поставляются изделия.
ГОСТ 2503-2013
обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации.
4.11 Внесение изменений в копии эксплуатационных и ремонтных конструкторских документов, переданных заказчику или потребителю, - по ГОСТ 2.603 .
4.12 Изменения, внесенные в подлинник, указывают:
В таблице изменений основной надписи по ГОСТ 2.104 и/или в ЛР (приложение В) - для конструкторских документов;
В блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и в ЛР (приложение В) - для технологических документов.
4.13 В документах, не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах (е):
Первом (заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого;
Измененных;
Выпущенных взамен замененных;
Введенных вновь.
В документах, имеющих ЛР, заполняют его, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенных вместо замененных и добавленных вновь, при этом при автоматизированном способе внесения изменений заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют только ЛР, а при автоматизированном - ЛР и табл ицу изменений (при ее наличии) на каждом листе нового подлинника.
4.14 В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104 ) указывают:
В графе «Изм.» - порядковый номер изменения документа.
При замене подлинника новым очередной порадковый номер проставляют исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;
ГОСТ 2.503-2013
В графе «Лист» на листах, выпущенных вместо замененных, - «Зам.», на листах, добавленных вновь, - «Нов».
При замене всех листов подлинника:
1) при ручном внесении изменений на первом (заглавном) листе указывают «Все»;
2) при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений (при ее наличии) заполняют на каждом листе, при зтом в графе «Лист» указывают «Зам».
В остальных случаях графу «Лист» прочеркивают;
В графе «№ докум.» - обозначение ИИ, при этом код организации, выпустившей ИИ, допускается не проставлять;
В графе «Подп.» - подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;
В графе «Дата» - дату внесения изменения.
Графы блока внесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103 ) заполняют аналогично основной надписи конструкторских документов.
4.15 Извещение об аннулировании документов выпускают после проверки возможности исключения их применяемости в других документах.
На всех аннулированных листах подлинника и контрольной копии в бумажной форме проставляют штамп «Аннулирован, заменен... извещение... от... г.».
Если аннулирование осуществляют без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.
Допускается при аннулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копий документов, сброшюрованных в альбом, штамп «Аннулирован, заменен... извещение... от... г.» проставлять только на титульном и первом (заглавном) листе.
4.16 Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ,следует оформлять новыми ИИ.
4.17 При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нему выпускают ДИ (приложение Д).
4.18 В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании ПИ (приложение Е).
ГОСТ 2503-2013
ПИ имеет право выпускать как организация-держатель подлинников, так и организация-держатель учтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:
Исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;
Проверить предлагаемые изменения в производстве;
Произвести технологическую подготовку производства.
При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.
4.19 При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нем/ выпускают ДПИ (приложение Ж).
4.20 ПР (приложение И) оформляют в организации-держателе учтенных копий или дубликатов на формах ИИ и направляют их для дальнейшего оформления организации-держателю подлинников.
На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.
4.21 Организация-держатель подлинников по всем поступившим от других организаций ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязана направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении с указанием конкретных причин отклонения или задержки предлагаемых изменений.
4.22 Порадок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении К.
4.23 Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении Л.
5 Внесение изменений
5.1 Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным способом.
ГОСТ 2.503-2013
5.2 Внесение изменений в бумажный документ осуществляют:
Зачеркиванием;
Подчисткой (смывкой);
Закрашиванием белым цветом;
Введением новых данных;
Заменой листов или всего документа;
Введением новых дополнительных листов и/или документов;
Исключением отдельных листов документа.
5.3 Внесение изменений в электронный конструкторский (технологический) документ осуществляют п/тем выпуска новой версии документа с внесенными изменениями (ГОСТ 2.051 ).
Изменения, вносимые в подлинники электронных конструкторских (технологических) документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов (ГОСТ 2.104 ).
Внесение изменений в интерактивный электронный документ (интерактивный эксплуатационный документ), выполненный в соответствии с ГОСТ 2.051 и ГОСТ 2.610 осуществляют заменой, исключением или добавлением модулей данных с последующим выпуском новой версии документа.
Изменения электронной структуры изделия (ГОСТ 2.053 ) осуществляют изменением информационных объектов, находящихся в системе управления данными об изделии с последующим выпуском новой версии документа.
5.4 Изменения в бумажные копии вносят заменой старых копий новыми, снятыми с подлинников или контрольных копий, исправленных по извещению об изменении. В случае нецелесообразности замены бумажных копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам, установленным для подлинников. В этом случае замену (перевыпуск) бумажных копий осуществляют с периодичностью, устанавливаемой организацией.
Внесение изменений в копии подчисткой не допускается. О необходимости исправления
ГОСТ 2503-2013
копий указывают в графе «Содержание изменения» извещения: «Копии исправить».
5.5 При добавлении нового листа в бумажный документ допускается присваивать ему номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита или через точку арабской цифры, например За или 3.1. При этом на первом (заглавном) листе изменяют общее количество листов. При аннулировании листа документа нумерацию его последующих листов сохраняют.
5.6 В текстовых документах, содержащих в основном сплошной текст, допускается при добавлении нового пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала присваивать им номер предыдущего пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, граф веского материала с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита; при аннулировании пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала сохраняют номера последующих пунктов (раздела, подраздела, подпункта), таблиц, граф жеских материалов.
При необходимости замены отдельных страниц копий документов, выполненных способом двухстороннего светокопирования, заменяют полностью листы.
5.7 Изменения в бумажные контрольные копии (при их наличии) вносят зачеркиванием одновременно с внесением изменений в подлинники. Допускается замена бумажных контрольных копий новыми. В случае замены контрольной копии на ней делают надпись по примеру: «Замена новой контрольной копией, изм. 2 извещение АБВГ.837-2004» и проставляют подпись ответственного лица с указанием даты замены копии. Замененную бумажную контрольную копию допускается хранить вместе с новой.
Изменения в контрольную копию электронного конструкторского (технологического) документа осуществляют методом копирования новой версии подлинника с внесением соответствующих изменений в реквизитах и атрибутах контрольной копии в соответствии с ГОСТ 2.104 .
5.8 После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002 ), а дубликаты и копии должны соответствовать своему
ГОСТ 2.503-2013
назначению по ГОСТ 2.102 .
Если недостаточно места для внесения изменений или возможно нарушение четкого изображения при исправлении, или невозможно выполнить требования к микрофильмированию, то изготовляют новый подлинник с учетом вносимых изменений и сохраняют его прежнее обознач ение.
5.9 Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк осуществляют сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.
При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же, как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: «Взамен перечеркнутого».
Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: «Вид слева», «Вцц снизу».
Допускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этомже изображении.
5.10 Изменения обозначают порядковыми номерами арабских цифр (1, 2, Зит. д.). Один порадковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа независимо от того, на скольких листах он выполнен.
5.11 При внесении изменений рукописным способом около каждого изменения, в том числе около места, исправленного подчисткой (смывкой) или закрашиванием белым цветом, за пределами изображения или текста наносят порядковый номер изменения в окружности диаметром 6-12 мм, в квадрате со стороной 6-8 мм или в скобках и от этой окружности
ГОСТ 2503-2013
(квадрата, скобок) проводят сплошную тонкую линию к измененному участку.
Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения проводить несколько линий к участкам, изменение которых проведено под одним номером.
Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения линию к изменяемому участку не проводить.
При внесении изменений в текстовые документы (в текстовую часть документов) линии от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения не проводят.
6 Извещение об изменении
6.1 ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.
При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.
6.2 Каждое ИИ должно иметь обозначение.
ИИ может состоять из кода организации, отделенного точкой кода (номера) подразделения организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения организации, выпустившего ИИ.
В случае если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порадок присвоения ем/ обозначения допускается устанавливать самой организации, выпустившей ИИ.
6.2.1 Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации.
6.2.2 Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенный знаком дефис, например, АБВГ.16-2004; К.137-2004.
Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами.
ГОСТ 2.503-2013
6.3 Извещения об изменении, при необходимости, оформляют в виде комплекта извещений. При зтом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаковый срок внесения изменений.
Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают поредковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ, например АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.
6.4 ИИ выполняют на бумажном носителе в соответствии с формами 1 и 1а (см. приложение Б) или как электронный документ в соответствии с ГОСТ 2.051 .
6.5 ИИ состоит из следующих блоков информации:
Блок адресной (поисковой) информации:
наименование или код организации, выпустившей ИИ (1); наименование подразделения, выпустившее ИИ (1а); обозначение изменяемого документа (3); дата выпуска ИИ (4);
Блок внесения изменения:
обозначение ИИ (2);
очередной номер изменения в документе (17); подпись лица, внесшего изменение (23); дата внесения изменения (24);
Блок дополнительной информации:
применяемость изменяемого документа (14); срок внесения изменения (5); дополнительная информация (6, 7); указание о заделе (12);
ГОСТ 2503-2013
Блок вспомогательной инф ормации:
пржина изменения (10); код причины изменения (11);
порядковый номер листа ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (8); всего листов в ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (9);
Блок участников подготовки и согласования ИИ:
Выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих ИИ (19);
фамилия (20);
подпись (21);
дата подписания (22).
Примечания
1 В круглых скобках указаны номера граф ИИ на бумажном носителе.
2 Правила указания информации в соответствии с приложениями Б-Ж
6.6 Ошибочно выпущенное ИИ должно отменяться новым ИИ.
ГОСТ 2.503-2013
Предисловие
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертиф икации (протокол № 58-П от 28 августа 2013 г.)
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. № 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.503-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
ГОСТ 2.503-2013
Приложение А (справочное)
Комментарии к пунктам стандарта
3.1.1 Дополнительное извещение об изменении выпускает организация-держатель подлинников конструкторской (технологической) документации.
3.1.3 Извещение об изменении является основанием для внесения изменений в конструкторские (технологические) документы и выпускается организацией-держателем подлинников конструкторских документов.
3.1.5 Предложение об изменении выпускает организация-держатель копий или дубликатов конструкторских (технологических) документов, и его направляют для дальнейшего рассмотрения организации-держателю подлинников изменяемых конструкторских (технолотческих) документов.
Форма извещения об изменении и правила заполнения
Б.1 ИИ выполняют на формах 1 и 1а на листах формата А5, А4, АЗ по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.
Допускается последующие листы ИИ выполнять на любых других форматах в соответствии с ГОСТ 2.301 .
Размеры граф ИИ и их расположение определяет организация, выпустившая его.
ГОСТ 2.503-2013
ГОСТ 2503-2013
Извещение об изменении
(последующие листы)
Швощоннс | <:>> | Ооо,»мчсиисП1МДПР.ПР| 1 <6> Лис?
Б.2 Заполнение фаф извещения об изменении.
В ИИ указывают.
В графе 1 - наименование или код организации, выпускающей извещение (согласно ГОСТ
Допускается графу не заполнять;
В графе 1а -номер или краткое наименование подразделения организации, выпускающей ИИ;
В графе 2- обозначение ИИ;
В графе 3- обозначение изгоняемого документа(ов);
В графе 4 - дату сдачи ИИ в СТД организации;
В графе 5 - дату (при необходимости время суток), до наступления которой должны быть внесены измгнения в документы или документы должны быть аннулированы, а также отосланы копии
ГОСТ 2.503-2013
из ее ш,ения вне шним абонентам;
В графе 6- обозначение ПИ, ДЛИ или ПР;
В графе 7- срок действия ПИ или дополнительную информацию по усмотрению составителя ИИ;
В графе 8- порядковый номер листа ИИ. Если ИИ состоит из одного листа, граф у не заполняют;
В графе 9- o6ui.ee количгство листов ИИ;
В графе 10 -конкретную причину изменений;
В графе 11 -код причины изменения (коды причин изменений приведены в таблице Б.1). Допускается код причины изменения не указывать. В этом случае графу прочеркивают
В графе 12 - конкретные указания по использованию задела изменяемых изделий (в т. ч. запасных частей);
ГОСТ 2503-2013
| Таблица Б.1 - Коды причин из мене ний |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Примечания
1 Допускается к однозначным цифрам добавлять слева ноль, например 01; 02 и т.д.
2 При необходимости, по усмотретю организа^и, допускается указывать другие причины изменеиия и их
В графе 13 - заводские номера изделий, номера серий, заказов или дату внедрения изменений в производство. При необходимое™ внесения изменений в копии эксплуатационных документов, находящихся у заказчика (потребителя) (ГОСТ 2.603 ), в графе указывают «Требуется выпустить бюллетень», а при необходимое™ создания страхового фонда документов - «Документы требуется
ГОСТ 2.503-2013
микрофильмировать». При отсутствии указаний о внедрении графу прочеркивают
В графе 14 - обозначение документов, в которых применяется изменяемый документ. Для конструкторских документов данные о применяемости приведены в карточке учета (ГОСТ 2.501 ), а для технологических- в карточке учета применяемости (ГОСТ 3.1201 );
В графе 15 - абоненты, которым следует напра в л ять ИИ;
В графе 16 -количество листов приложений. При отсутствии приложений графу прочеркивают. Для электронных конструкторских (технологических) документов указывают обозначение и номер версии изгоняемого документа (документов);
В графе 17 -очередной порядковый номер изменения;
В графе 18 -содержание изменения;
В графах 19-22 - выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих ИИ, их фамилии, подписи и дата подписания. Подписи составившего ИИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии) являются обязательными;
В графах 23-24 -подпись лица, внесшего изменения в документ (документы), и дату внесения изменений.
Примечание - Дополнительные пояснения по графа/ 5, 11-14, 16-22 ИИ приведен* в приложети М.
Лист регистрации изменений
В.1 ЛР выполняют по форме 2.
Лист регистрации изменений
Номера листов (страниц)
аннулиро
Входя щий номер со проводи тельно го документа и дата
Примечаний
1 ЛР выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.
2 Для текстовых документов, издаваемых типо(рафским способом, фор».«а ЛР может быть (вменена в соответствии с требовашими оформления типографских издана.
3Размеры (раф ЛР устанавливаетразработч1К документа.
4 Основная надпись ЛР для конструкторских документов - по ГОСТ 2.104 , для технолошческих документов - по ГОСТ 3.1103 .
В.2 ЛР предусматривают в текстовых документах в соответствии с ГОСТ 2.105 , включают в o6ui.ee количество листов (страниц) документа и помещают последним листом документа.
Допускается предусматривать ЛР для других видов документов, предусмотренных ГОСТ 2.102 и ГОСТ 3.1102 .
В.З ЛР. как правило, предусматривают для эксплуатационных и ремонтных документов, изданных
ГОСТ 2.503-2013
типографским способом.
Допускается для изделий, на которые составлена эксплуатационная и ремонтная документация и не предусматривается внесение в нее изменений в процессе эксплуатации и ремонта, ЛР не предусматривать.
В.4 Заполнение граф J1P
В.4.1 Графы «Изм.», «Номер документа», «Подпись» и «Дата» заполняют аналогично графам таблицы изменений по ГОСТ 2.104 и графам блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 .
В.4.2 В графах «Номера листов (страниц) измененных, замененных, новых, аннулированных» указывают номера листов (страниц) измененных, замененных, введенных вновь и аннулированных по данному ИИ соответственно.
При переиздании всего документа в графе «Номера листов (страниц) замененных» указывают
В.4.3 Графу «Всего листов (страниц) в докум.» заполняют в случае заполнения граф «Номера листов (страниц) новых» и/йли «Номера листов (страниц) аннулированных», в остальных случаях графу прочеркивают.
6.4.4 Граф у «Входящей № сопроводительного докум. и дата» заполняют при внесении изменений в эксплуатационные и ремонтные документы в соответствии с правилами, установленным ГОСТ 2.603 . В остальных случаях графу прочеркивают или в ЛР не предусматривают.
В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.
Журнал изменений
Примечания
1 Журнал выполняют на листах формата А4 или АЗ по ГОСТ 2301 .
2 Размеры (раф журнала определяет организация-пользователь.
Г.2 Журнал изменений содержит сведения, необходимые для внесения изменений в копии конструкторских (технологических) документов, находящихся в производстве без выпуска извещения об изменении.
Примечание - По журналу осуществляют изменения конструкторских документов, предназначенных для изготовления опытных образцов до присвоения литеры «О,», изделий вегюмогательного и еди^чюго производства разового изготовления литеры «И», а также в технологические документы на стадиях «Предварительный проект» и «Опытный образец (Опытная партия)*, вспомогательного и единичного производства при условии изготовления изделия только в одной органюаиии.
ГОСТ 2.503-2013
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных (государственных) стандартов, издаваемых в этих государствах.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в указателе (каталоге) «Межгосударственные стандарты», а текст изменений - в информационных указателях «Межгосударственные стандарты». В случае пересмотра или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в информационном указателе «Межгосударственные стандарты»
© Стаццартинформ, 2013 В Российской Федерации настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
ГОСТ 2.503-2013
Г.З Заполнение журнала
В журнале указывают
В графе 1 - порядковый номер изменений по данному журналу, обилий для всех одновременно производимых изменений в одном документе;
В графе 2- дату записи в журнале;
В графе 3- обозначение изменяемого документа;
В графе 4 - содержание изменяемого участка (графическое, текстовое и т. д.) и дают указания об использовании или доработке задела.
При необходимости допускается наклеивать или помещать в виде приложения копии изменяемых документов. При этом в графе 4 указывают «См. приложение...»;
В графе 5 - должности, фамилии, подписи соответствующих лиц, дату подписания и согласующую подпись заказчика (представительства заказчика) при его наличии;
В графе 6 - сведения о внесении изменений в подлинники;
В графе 7 - сведения о внесении изменений в копии или о замене копий;
В графе 8- при необходимое™ дополнительные сведения о внесении изменений.
Г.4 Внесете изменен»" по журналу
Г.4.1 По журналу в соответствии с 4.9, осуществляют изменения конструкторских документов до присвоения литеры «0,5> на изделия вспомогательного и единичного производства разового изготовления с литерой «И».
Примечание - Для отдельных изделий допускается вносить изменение по журналу в конструкторскую документацию с литерой Oi с последуюцимоформлетем ИИ. Возможность применения указанного допуи,е(*1Я в каждом конкретном случае определяется по согласованию между разработчиком и заказчиком (представительством заказч1ка).
Г.4.2 Ведение журнала
Г.4.2.1 Журнал ведут для каждого изделия отдельно. Допускается при небольшом объеме документов на изделие вести один журнал на несколько изделий.
Допускается вести журнал изменений в электронной форме.
Г.4.2.2 Листы (страницы) каждого журнала прошнуровывают и пронумеровывают по порядку. На
ГОСТ 2503-2013
оборотной стороне последнего листа указываютo6ui.ee количество листов (страниц) в журнале, заверяют подписью лица, ответственного за выдачу журнала, с указанием даты подписи.
Г.4.2.3 Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета.
Записи следует делать четкими и разборчивыш.
Исправления и перечеркивания заверяют подписью.
Г.4.2.4 Каждому журналу присваивают порядковый регистрационный номер.
Г.4.3 Внесение изменений по журналу в копии документов.
Г.4.3.1 Внесение изменений в копии документов осуществляют путем непосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета.
Г.4.3.2 Внесение изменений в копии документов по журналу выполняют так же, как внесение изменений в подлинник, при этом в таблице изменений по ГОСТ 2.104 указывают
В графе «Изм.» - порядковый регистрационный номер изменения по журналу с буквой «Ж», например «2Ж>;
В графе «№докумен.» - регистрационный номер журнала;
Графу «Лист» - прочеркивают.
Аналогично заполняют графы блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и графы ЛР.
Г.4.3.3 Изменения вносят во все имеющиеся учтенные копии документов, находящиеся в данной организации, и в «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».
Г.4.3.4 Все копии документов, в которые вносили изменения по журналу, после изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) изделия, заменяют новыми копиями, снятыми с подлинников, исправленных без выпуска ИИ в соответствии с 4.6.
Г.4.4 Внесете изменений в подлинники документов без выпуска извещения
Г.4.4.1 Изменения в подлинники документов, выполненные без выпуска ИИ, должны быть внесены на основании записи в журнале.
Г.4.4.2 Изменения в подлинники документов вносят подчисткой (смывкой) или выпуском новых подлинников по правилам, установленным в разделе 5. При этом таблицу изменений, блок внесения изменений или ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.
ГОСТ 2.503-2013
Г.4.4.3 При замене в процессе внесения изменений подлинника новым с тем же обозначением инвентарный номер подлинника сохраняется.
Г.4.4.4 При внесении изменений по журналу подлинники документов на бумажном носителе подвергают повторному нормоконтролю и визируются нормоконтролером на поле для подшивки этих документов.
При внесении изменений в электронный конструкторский (техноло гмческий) документ на основании журнала выпускается ИИ, на основании которого вносят изменения.
Выполнение дополнительного извещения
Д.1 ДИ выполняют на формах 1 и 1а (см. приложение Б) и составляют на одно ИИ в случае, предусмотренном 4.17.
Д.2 Обозначгние ДИ состоит из обозначения ИИ, к которому оно составлено, и кода «ДИ», например обозначение ИИ - АБВГ.17-2004, обозначение дополнительного извещения к нему - АБВГ.1 7-200 4ДИ.
Д.З На подлиннике и копиях ИИ, к которому выпущено ДИ, в верхней правой част первого (заглавного) листа ИИ над рамкой ИИ указывают, напримгр, «Действителен с АБВГ.17-2004ДИ».
Д.4 Заполнение граф ДИ:
Графы 1,1 а, 4, 8, 9,19-22 заполняют так же, как в ИИ;
В графе 2 указывают обозначение ДИ;
В графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ИИ, если это содержание не вошло в другие графы ДИ;
ГОСТ 2.503-2013
Выполнение предварительного извещения
Е.1 ПИ выполняют на формах 1 и 1а (см. приложение Б) и составляют на один документ в случае, предусмотренном 4.18. Допускается составлять одно общее ПИ на несколько документов при условии проведения в них одинаковых изменений и в один срок. При этом желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.
Е.2ПИ выполняют в соответствии с6.4.
Е.З ПИ действует в производстве до его погашения ИИ, переоформления в ИИ, окончания срока действия или аннулирования.
Е.4 На один документ допускается одновремеиное действие не более четырех ПИ.
Е.5 ПИ обозначают согласно 6.2 с добавлением кода «ПИ», например АБВГ.34-2004 ПИ, К.89- 2004 ПИ.
Е.6 Оформление предварительного извещения об изменении
Е.6.1 Если ПИ подлежит погашению ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 2, 5-7,17,23,24.
В графе 5 указывают дату, до наступления которой должна быть осуществлена соответствующая запись в копиях или изменены копии, а также, при необходимое™, отосланы копии ПИ в другие организации.
В графе 7 указывают дату, до которой действует П И.
Графы 2,1 7 и 23 не заполняют.
Е.6.2 Если ПИ подлежит переоформлению в ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 1, 1а, 2, 4. 4а, 5, 5а, 6, 7,12,12а, 13,13а, 17,19 -24.
В графе 4а указывают дату сдачи ПИ в СТД организации, выпустившей ПИ.
В графе 5а указывают дату, до наступления которой должна быть осуществлена соответствующая запись в копиях или изменены копии документов, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ в 30
ГОСТ 2503-2013
другие организации.
В графе 6 указывают обозначение П И.
В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.
В графе 12а дают указания об использовании задела изменяемых изделий на выпустившем ПИ организации.
В графе 13а дают указания о внедрении изменения в производство в выпустившем ПИ организации.
Графы 19-22 дублируют над имеющимися для указания в них выполняемой функции (должности) лиц, подписывающих ПИ, их фамилии, подписи и даты подписания. Подписи составившего ПИ, но рмэ контрол ера и представителя заказ 41 ка (при его наличии) являются обязательными.
Графы 1,1 а, 2, 4, 5,12,13,17, 23, 24 не заполняют.
Е.6.3 При наступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было погашено ИИ, не переоформлено в ИИ и не было аннулировано, действие ПИ прекращается.
Е.7 На находящихся в производстве копиях документа, к которому выпущено ПИ, на поле для подшивки делают запись или проставляют штамп, например «Действителен с АБВГ.58-2004ПИ» («Действителен с К.72-2004ПИ»), с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи.
Копии документов на опытный образец (опытную партию) и на изделия единичного и вспомогательного производства допускается изменять по ПИ с соответствующими отметкаш в таблице изменений по ГОСТ 2.104 (за исключением |рафы«Изм.»)или в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 (за исключением графы 16)без записи или штампа «Действителен. ..
Е.8 При выпуске документа или замене его документом с новым обозначением по ПИ эти новые документы нигде не учитывают, а на поле для подшивки таких документов делают запись или проставляется штамп, например «Действителен с АБВГ.37-2004ПИ» или «Действителен с К.24- 2004ПИ».
Е.9 Подлинники ПИ, выпущенные в организации-держателе копий документов, высылают организации-держателю подлинников документов для рассмотрения. Если организация-держатель подлинников принимает ПИ, то оно высылает организации-держателю копий документов копии ИИ. в котором указывают о погашении ПИ, или копии ПИ, переоформленного в ИИ.
Если организация-держатель подлинников не принимает присланное ПИ, то оно сообщает об его
ГОСТ 2.503-2013
отклонении. В этом случае организация-держатель копий аннулирует отклоненное ПИ другим ПИ или действие ПИ прекращается после наступления даты, указанной в графе 7 ПИ.
Е.10 Погашение гредварительного извещения об измененш извещением об измененш
Е.10.1 При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых полностью вносят в подлинник, в графе 18 ИИ указывают, например, «Погасить АБВГ.1 8-2004 ПИ с внесением и зменений в подлинник».
Е.10.2 При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых не полностью вносят в подлинник, а также о погашении ПИ, выпущенных организацией-держателем копий, в графе 18 ИИ приводят необходимое содержание изменений, а в конце текста указывают, например, «Данным извещением по га ш ается АБВ Г.83-2004П И».
Е.11 При переоформлении ПИ в ИИ незаполненные графы подлинника ПИ заполняют в соответствии с приложением Б.
Е.12 Аннулирование ПИ осуществляют выпуском ИИ или выпуском нового ПИ.
Е.12.1 При выпуске ИИ об аннулировании ПИ в графе 18 ИИ делают запись, например «АБВГ.86- 2004ПИ аннулировать» или «К.49-2004ПИ аннулировать», при этом графу 17 прочеркивают. Сведения об этом ИИ в подлинник документа и его копии не вносят.
Е.12.2 Если в выпущенном ПИ в графе 1 8 обнаружены ошибки, то выпускают новое ПИ под другим обозначением.
Выполнение дополнительного предварительного извещения
Ж1 ДЛИ выполняют на формах 1 и 1а (см. приложение Б) и составляют на одно ПИ в случае, предусмотренном 4.19.
Ж2 Обозначение ДЛИ состоит из обозначения ПИ, к которому оно составлено, и кода «ДЛИ» вместо кода «ПИ», например обозначение ПИ - АБВГ.32-2004ПИ, обозначение ДПИ к нем/ - АБВГ.32ДПИ.
ЖЗ На подлинниках и копиях ПИ, к которым выпущено ДПИ, в верхней правой части первого (заглавного) листа ПИ над рамкой ПИ указывают, напримгр, «Действителен с АБВГ.32-2004ДПИ».
Ж4 Заполнение граф ДПИ:
Графы 1,1 а, 4, 8, 9,19 - 22 заполняют так же. как в П И;
В графе 6 указывают обозначение ДПИ;
В графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ПИ, если это содержание не вошло в другие графы ДПИ;
Остальные графы не заполняют.
- Форма 1. Извещение об изменении.
Извещение об изменении оформляют на листах формата А5, А4, А3 (шаблон выполнен на листах формата А4) с вертикальным или горизонтальным расположением листа. Разные листы извещения об изменении допускается выполнять на листах разного формата.
Размеры и расположение граф извещения об изменении устанавливает организация, выпустившая его.
Поэтому извещения об изменении, используемые в конкретной организации, могут отличаться от представленного шаблона. - Форма 2. Лист регистрации изменений (ЛР).
Лист регистрации изменений является составной частью конструкторского, технологического, эксплуатационного или другого документа с соответствующей формой основной надписи. ЛР оформляют на листе формата А4 и помещают последним листом документа. Поэтому в шаблоне выполнена только сама таблица ЛР, которую пользователю необходимо будет скопировать в соответствующий документ.
Размеры граф ЛР устанавливает разработчик. Поэтому размеры граф шаблона ЛР могут отличаться от установленных размеров граф ЛР конкретной организации.
- Форма 3. Журнал изменений.
Журнал изменений выполняют на листах формата А4 или А3. Шаблон журнала выполнен на листах формата А4.
Размеры граф журнала определяет организация-пользователь. Поэтому размеры граф шаблона журнала могут отличаться от установленных размеров граф журнала конкретной организации.
- Форма 4. Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении.
- Форма 5. Лист учёта извещения и предварительного извещения.
Лист учёта извещения и предварительного извещения выполняют на листе формата А6.
Предисловие
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»
- РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
- ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт)
- ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. № 58-П)
- Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. № 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.503-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
- ВЗАМЕН ГОСТ 2.503-90
Информация об изменениях к настоящему стандарту пубпикуется в ежегодном информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает правила внесения изменений в конструкторские и технологические документы (далее - документы).
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности внесения изменений в конструкторские и технологические документы в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051-2013 Единая система конструкторской документации. Электронный документ. Общие положения
ГОСТ 2.053-2013 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения
ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.113-75 Единая система конструкторской документации. Групповые и базовые конструкторские документы
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.603-68 Единая система конструкторской документации. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию
ГОСТ 2.610-2006 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов
ГОСТ 3.1102-2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1103-2011 Единая система технологической документации. Основные надписи
ГОСТ 3.1105-2011 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления документов общего назначения
ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие положения и нормы
Примечание - при пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального aieH-тства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует ркуоводствоваться заменяющим (измененным) стандартом.Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затративающей эту ссылку.
Ключевые слова: ГОСТ 2.503-2013, правила внесения изменений гост, единая система конструкторской документации гост, конструкторская документация, внесение изменений, извещение об изменении, предварительное извещение об изменении, дополнительное извещение об изменении, дополнительное предварительное извещение
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
INTERSTATE COUNCIL FOR STANDARDIZATION, METROLOGY AND CERTIFICATION
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ
СТАНДАРТ
Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ
Издание официальное
Стандартинформ
Предисловие
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией «Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. № 58-П)
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. № 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.502-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
5 ВЗАМЕН ГОСТ2.502-68
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
© Стандартинформ, 2014
В Российской Федерации настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
3.9 Бумажный дубликат должен соответствовать подлиннику на момент изготовления дубликата.
Изготовление и оформление дубликатов следует осуществлять в соответствии с требованиями
ГОСТ2.501, предъявляемыми при восстановлении подлинников.
4 Учет и хранение дубликатов
4.1 Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на организации-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501 .
4.2 Дубликаты на организации-дублере учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ2.501.
Дубликатам присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов, на которых они выпущены.
Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.
Инвентарные номера на микрофильмах проставляют на начальном раккорде, перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.
4.3 Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д...». Порядковый номер дубликата присваивает организация-держатель подлинников.
4.4 Дубликаты хранят отдельно от подлинников.
4.5 Дубликаты должны быть учтены организацией-держателем подлинников.
В случае внесения изменений в подлинники документов организация - держатель подлинников должна выслать организации-дублеру и/или заказчику (представительству заказчика) дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.
Допускается по согласованию с заказчиком (представительством заказчика) вносить изменения в бумажные дубликаты вручную.
4.6 Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов организация-держатель подлинников должна выслать новые дубликаты.
4.7 При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом организацию-держателя подлинников для снятия дубликатов с учета.
УДК 62(084.11):006.354 МКС 01.100.01 ОКСТУ0002
Ключевые слова: конструкторская документация, дубликат документа, учет и хранение дубликатов
Редактор Р.Г. Говердовская Технический редактор В.Н. Прусакова Корректор В.И. Баренцева Компьютерная верстка А.Н. Золотаревой
Сдано в набор 14.05.2014. Подписано в печать 20.05.2014. Формат 60x84^. Гарнитура Ариал. Уел. печ. л. 0,93. Уч.-изд. л. 0,40. Тираж 553 экз. Зак. 2106.
Издано и отпечатано во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», 123995 Москва, Гранатный пер., 4. www.gostinfo.ru