Курсовая работа

Обеспечение сохранности архивных документов

Белгород 2008

документ архив хранение

Введение

История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Режимы хранения документов

Топографирование и учет движения документов

Хранение документов в электронной форме

Заключение

Примечание

Библиографический список

Введение

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

1.Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

2.Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3.Показать различные режимы хранения документов

.Проанализировать топографирование и учет движения документов

.Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования - система обеспечения сохранности

документов архива

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1.обеспечение физико-химической сохранности документов;

2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

.учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

.консервация документов.

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии 8.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1.помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2.поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

.поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

.архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

.совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

.не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

.помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

.внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

.в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

.помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

.электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

.хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

.вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

.размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

.лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

В.Ф. Привалов (1934 - 2012 гг.)

Владимир Федорович Привалов (1934 - 2012 гг.) – выдающийся отечественный архивист, крупнейший специалист в области обеспечения сохранности документов, чьими трудами во многом формировалось и развивалось это направление архивной науки, методики и практики.

Химик по образованию - В.Ф. Привалов окончил Химический факультет МГУ, он, имея гуманитарные способности и интересы, связал свою жизнь с архивным делом и с 1961 г. начал работу в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главного архивного управления при Совете Министров СССР, на базе которой в 1966 г. был создан Всесоюзный (ныне Всероссийский) научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Во ВНИИДАД В.Ф. Привалов работал до конца жизни, разрабатывая теоретические и методические вопросы обеспечения сохранности документов (ОСД) как комплексной проблемы, включающей 4 взаимосвязанных элемента: создание документов, их хранение, реставрация и воспроизведение. При этом принципиально новым и важным являлось то, что рассматривались проблемы ОСД не только с организационной, но и естественно-научной точки зрения. Обоснованный им дифференцированный подход к обеспечению сохранности архивных фондов лежит в основе практической деятельности всех архивных учреждений страны.

В 1972 г. В.Ф. Привалов защитил в МГУ диссертацию на соискание ученой степени кандидата химических наук. Для архивоведения его работа уникальна, она стала первым исследованием, в котором современные теоретические представления химической кинетики применялись для установления механизма процессов, протекающих при старении архивных документов, а также для решения вопросов, связанных с долговечностью бумаги, хранением и реставрацией дел. Для целей исследования впервые применялась методика «искусственного старения».

С именем В.Ф. Привалова связано такое новаторское для отрасли направление ОСД, как архивная климатология. Им введен сам термин «архивная климатология» и подготовлен цикл исследований по этой проблематике.

В.Ф. Привалов научно обосновал и экспериментально доказал оригинальную методику оценки физического состояния документов способом малой выборки, разработав единую систему буквенно-цифровой индексации и учета дефектов носителя и текста документа. В работах В.Ф. Привалова доступно изложен механизм воздействия различных внешних факторов на состояние документов - основы и текста, что особенно важно для архивистов, не знакомых с физико-химическими процессами ОСД.

В течение длительного времени под руководством В.Ф. Привалова выполнялся цикл экспериментальных исследований по комплексной проблеме «Тексты документов XX века. Свойства и сохранность». Впервые выполнены масштабные исследования по изучению свойств принтерных текстов, в результате которых архивная отрасль обеспечена практическими рекомендациями по различным аспектам сохраняемости текстов, в том числе создаваемых с помощью современных компьютерных технологий. Эти работы востребованы не только в архивах России, но и за рубежом. Одна из них уже публиковалась в журнале «Делопроизводство» № 3 за 2003 г. (статья «К вопросу сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов»).

Материал для публикации подготовлен Е.Н. Поповой.

В.Ф. Привалов

2.Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ

Негативные факторы, действующие на сохранность документа

Меры защиты документа

Современные средства создания документов и обеспечения их сохранности

История развития архивного дела в стране показывает, что обеспечение сохранности документов (ОСД) стало важнейшим направлением архивной работы в 1930-х годах, когда выяснилось, какое тяжелое наследие оставили архивам две революции, Первая мировая и Гражданские войны. Именно плохое физическое состояние документов, опасность их утраты сделали задачи ОСД первоочередными – в практическом, методическом и научном аспектах . Последующие годы войны 1941-1945 гг., перемещение огромных массивов документов в эвакуацию и обратно еще более актуализировали проблемы ОСД.

В конце 1980-х годов на фоне внешне благополучной статистики стало очевидно: огромное, разнообразное по свойствам и состоянию документальное наследие нельзя сохранить, если исходить из прежних догм сохранности всех документов. Проанализировав уровень развития архивного дела, состояние и масштабы архивного фонда страны, реальные возможности архивов и лабораторий, ВНИИДАД выдвинул и обосновал концепцию дифференцированного принципа ОСД, избирательной сохранности с учетом приоритетов документов . Была разработана концепция дифференциации задач ОСД, методика оценки физического состояния документов, буквенно-цифровая система индексации дефектов носителей и текстов, способ малой выборки оценки состояния крупных массивов архивных документов .

Сложность проблем ОСД усугублялась также тем, что на протяжении одного столетия дважды радикально менялись свойства и способы создания бумажного документа – основного вида архивной документации. Первая радикальная трансформация на рубеже XIX -XX вв. привела к появлению нестойких древесных бумаг, синтетических красителей и машинописи: документ стал массовым общественным продуктом с низкой долговечностью. Вторая трансформация произошла на рубеже XX -XXI вв. в условиях быстрой и массовой компьютеризации общества. Принтеры стали основным средством создания бумажных документов, исчезла машинопись, появились новые принтерные бумаги и средства текстонанесения. Это привело к появлению огромного разнообразия фирменных рецептур матричного, струйного, лазерного текстонанесения и принтерных текстов с разными свойствами, в том числе выцветающих, водорастворимых, легкостираемых и т.п. Аналогичную трансформацию претерпели и рукописные средства текстонанесения. И первая, и вторая трансформация носили радикальный характер, и для каждой был характерен т. н. «период несовершенства», когда широко применялись случайные вещества, временные рецептуры, что также негативно отразилось на свойствах и долговечности документов. В последнее десятилетие XX века начался период интенсивного использования документов и одновременно – массового применения новых технологий воспроизведения документов с использованием ксероксов, сканеров, цифровых камер со вспышками, т. е. резко возросла угроза светового разрушения документов при использовании во всех видах .

ХХ век не только изменил свойства и долговечность документа, он внес коррективы в саму концепцию сохранности объектов.

Концепция ОСД сегодня – это не только традиционная сохранность документа как единого материального объекта. Это, кроме того, концепция сохранности информации.

Это означает, во-первых, что будет неизбежно сокращаться объем реставрационных работ и увеличиваться удельный вес и значение воспроизведения как способа спасения только информации. Во-вторых, смещение вектора внимания к тексту как материальному носителю информации. Это означает, в-третьих, что ключевым элементов в цепи организационных, практических задач ОСД становится физическое состояние документов, т. к. при плохом состоянии нельзя спасти ни оригиналы, ни информацию .

Все эти тенденции и концептуальные изменения отмечались ВНИИДАД еще в 1980-х гг. , но сегодня они особенно зримы.

В реальном симбиозе двух концепций - сохранности объекта и сохранности информации – есть общее узловое методическое звено – принцип дифференцированного подхода в ОСД, избирательный принцип сохранения объекта в порядке приоритета.

Однако этот принцип можно реализовать, лишь зная фактическое состояние архивных документов. Всем архивам придется решать для этого две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов .

Цель настоящей работы – дать краткую информацию о негативных факторах, действующих при выполнении различных архивных работ, помочь архивам оценить степень риска этих работ и внести необходимые организационные коррективы в комплекс мер превентивной защиты документов, реализуемый в архиве.

1. Основные виды деструктивного старения документов.

Старение – это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании.

Старение документов протекает чаще всего как смешанный процесс при одновременном деструктивном действии многих факторов среды - естественных и искусственных. За десятки и сотни лет документ может находиться в разных условиях – временного и постоянного хранения, использования, неоднократных перемещений. В конкретных условиях среды всегда доминирует определенный фактор, вызывающий основные деструктивные изменения материалов документа.

Основными видами деструктивного старения документов являются:

Тепловое старение. Активируется тепловой энергией, ускоряется с повышением температуры. Основной вид старения при хранении в темноте.

Световое старение. Активируется светом, зависит от спектрального состава света, световая деструкция возрастает при повышении освещенности объекта и времени его облучения. Основной вид старения документов при работе с ними на свету.

Механодесктрукция – старение под воздействием механических сил, вызывающих физическую деформацию объекта, разрыв химических связей и, как следствие, химическую деструкцию объекта (механохимическая деструкция). При стационарном архивном хранении механодеструкцию вызывают постоянные колебания температуры и влажности воздуха в хранилищах. Скорость механодеструкции резко увеличивается при использовании документов и их перемещении.

Биодеструкция – разрушение документов, вызываемое действием живых организмов – насекомых, плесневых грибов, грызунов, бактерий. Характер биодеструкции зависит от вида вредителей и носит обычно характер либо механодесктрукции (насекомые, грызуны), либо химической (ферментативной) деструкции (плесневые грибы, бактерии).

Все виды деструкций документов протекают, как правило, при участии воды.

В обычных условиях архивного хранения тепловое старение и механодеструкция протекают достаточно медленно. Световое старение и биодеструкция, напротив, протекают с очень высокой скоростью, что может привести в короткие сроки к катастрофическим последствиям.

Полностью устранить старение документов невозможно. Однако возможно и необходимо применять превентивные меры защиты, выбираемые с учетом условий нахождения документов и ориентированных на устранение или ослабление главного фактора старения, действующего именно в этих условиях и вызывающего ускоренное разрушение документов. Дифференцированный подход к выбору превентивных мер защиты документов особенно актуален при многообразии архивных работ.

Ниже в соответствии с едиными Правилами кратко рассмотрены основные факторы риска и превентивные меры защиты документов при архивных работах.

2. Виды работ, факторы риска, превентивные меры защиты документов.

2.1. Поступление документов в архив.

Документы могут поступать в архив от источников комплектования, из других архивов, от ликвидированных организаций, частных лиц и т. п. Предыстория их хранения, условия транспортировки, физическое состояние могут быть самыми разными. Всегда есть риск заноса инфекции в хранилища от поступивших материалов, поэтому их размещение в архиве без предварительной проверки, карантина и профилактических мер не допускается. Поступившие документы освобождают от транспортной тары, старых коробок и средств упаковки, удаляют посторонние предметы, в том числе прилагаемые иногда образцы изделий, материалов, веществ и т. п. Все работы проводятся в изолированном от основного здания архива карантинном помещении, в котором поддерживаются нормальные санитарно-биологические и климатические условия и осуществляется уборка и дезинфекция после окончания работ.

Поступившие документы обеспыливаются (переплеты, папки, обложки), в т. ч. полистно – особо ценные дела и материалы с высокой степенью загрязнения. Находящиеся в карантине документы проходят проверку физического состояния, в ходе которой выявляются потенциально опасные дефекты состояния: наличие насекомых и/или плесневого заражения; влажные документы; документы с сильным повреждением носителя, угрожающим целостности документа. Документы с потенциально опасными дефектами состояния подвергают специальной обработке: разрушенные направляют на реставрацию; влажные сушатся (акклиматизируются); пораженные биологическими вредителями в оперативном режиме изолируют и выделяют на дезинфекцию (дезинсекцию). Режимы методических процедур акклиматизации и санитарии детализированы в литературе.

На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием.

Работы по полистной проверке состояния поступивших документов с оценкой количества и типологии дефектов носителя и текста проводят обычно после их размещения в хранилищах с учетом очередности этой работы, установленной в архиве.

2.2. Хранение документов.

Одним из основных наиболее важных требований обеспечения длительной сохранности архивных документов является стационарность хранения, т. е. постоянное хранение в специально предназначенных помещениях без перемещения документов при минимальном оптимальном использовании и без резкой смены стабильного режима (климатического, газового, светового, санитарно-биологического). Специальные требования к параметрам режима нормируются правилами архивного хранения и методическими указаниями .

В этом случае в архиве постепенно формируется и стабильно воспроизводится из года в год собственный специфический микроклимат массива документов архива, типичный для данного региона, здания, помещения. За счет огромной физической гигроскопичной массы бумаги этот микроклимат медленно (инерционно) реагирует на изменения внешней среды, сохраняет стабильность в течение многих лет. За счет инерционности массы бумаги массив документов архива хорошо сохраняет стабильность даже в условиях резких колебаний температуры и влажности воздуха в хранилищах.

Как следствие снижается скорость в цепи: климатические изменения – механодеструкция – химическое разрушение бумаги и текстов. При этом отдельные документы и их группы (дела, группы дел) ведут себя как составные части единого целого, их поведение подчиняется закономерностям поведения всего массива, что доказано экспериментальными исследованиями, выполненными в разных зданиях различных регионов страны. Организационная задача архива – обеспечить стационарность хранения, т. е. создать условия для оптимального поведения и очень медленного, в течение многих лет, сохранения физического состояния документов архива.

Стационарный режим хранения обеспечивает также наиболее благоприятные условия для проверки физического состояния документов, выяснения общей картины состояния фондов архива, выявления документов с конкретными дефектами носителей и текстов. В соответствии с Правилами эта работа осуществляется:

Целевым порядком, когда проверка состояния проводится в порядке очередности с учетом ценности документов и приоритетов состояния, а также в порядке проверки документов, пострадавших в экстремальных условиях;

В ходе проверки наличия и состояния документов;

При подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с полистным просмотром архивных документов.

При этом устанавливается наличие дефектов бумаги и текста отдельных документов, дел, фондов. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработанной в отрасли методологией и методикой.

Принудительный вывод документов из режима темнового стационарного хранения всегда переводит документы в режим ускоренного старения и сопровождается ухудшением физического состояния документов. Это происходит при перемещениях документов, при их использовании, при специальной обработке, что связно с резкой сменой световых, климатических, деформационных условий нахождения документов. При прочих равных условиях наиболее сильное негативное воздействие при этом испытывают старые материалы с ослабленной структурой физико-химических связей, плохо сопротивляющейся деформациям (перегибы, перелистывание, трение, перемещение и т. п.), а также документы с нестойким к свету или трению текстом (карандашные, некоторые принтерные тексты; фиолетовые машинописные и рукописные тексты).

Каждый вид работ специфичен по факторам риска и оказывает разное негативное действие на физическое состояние документов.

2.3. Перемещение документов.

Перемещение документов – операция, которая предшествует выполнению каких-либо архивных работ, в т. ч. в пределах архива и за его пределами. В одних случаях перемещение может быть внутриархивным, без специальной упаковки и длительной перевозки материалов, в других случаях перемещение связано с передислокацией фондов архива из старых мест хранения в новые: из архива в другие организации для использования и т. п.

Не детализируя многообразие операций перемещения, отметим главное.

Перемещение – это принудительное нарушение стационарного хранения, перевод перемещаемых документов в среду с новыми условиями, в т. ч. световыми, климатическими, санитарно-биологическими. Перемещение, кроме того, всегда связано с физико-механическими нагрузками, тряской, подвижкой документов, что характерно даже для внутриархивных перемещений, но особенно для дальних транспортных перевозок в пределах города, для междугородних перевозок.

Архивные документы – непрочные, нестойкие материальные объекты, которые очень уязвимы к любым механическим, физическим нагрузкам, к действию света и биофактора. Известно, что при длительном хранении бумага в первую очередь утрачивает гибкость, становится жесткой и хрупкой, поэтому особенно страдают от перемещений старые документы.

Практика показывает, что перевозка архивных материалов редко производится по требованиям и нормам транспортировки особо хрупких, уязвимых и особо ценных объектов. Между тем документы, особенно в их традиционных формах хранения (дела, коробки), очень чувствительны к перемещениям, сопряженным с продольными и поперечными сдвигами листов в делах, а дел в коробках. Это связано с особенностями формирования архивных дел из разносортных бумаг с различной гладкостью и прочностью, а также разноформатных листов, заполняющих объем неравномерно, с частичным наложением или нестыковкой листов. Кроме того, листы отличаются толщиной, прочностью, многие имеют дефекты (складки, разрывы, вклейки и т. п.).

Сами архивные дела разноформатны, отличаются по толщине и качеству переплета, имеют иногда несколько сотен и тысяч листов и плохо формируются в транспортные пакеты.

Таким образом, перемещение документов всегда связано с риском их повреждения, и этот риск увеличивается при небрежном, неквалифицированном отношении к этой, на первый взгляд, малозначимой, рутинной операции.

Этот риск нельзя устранить, но нужно минимизировать за счет правильной организации работ, что особенно трудно при перемещении крупных массивов документов, например, при перемещении фондов архива из старых в новые здания. Это, вероятно, наиболее сложный вариант перемещения, который ломает режим стационарного хранения, сложившийся годами в старом здании; запускает сложный механизм ускоренного старения при перевозке в условиях наружной среды; сопровождается последующей перестройкой режима хранения и состояния документов на новом месте с формированием нового микроклимата.

Негативные последствия перемещения, связанные с перевозкой и перестройкой микроклимата документов, проявляются в любом случае, в т. ч. когда перемещение фондов производится из худших условий в лучшие, из зданий одного типа в другие.

При перемещениях фондов в новые помещения (специально построенные, приспособленные) архивы чаще всего не имеют возможности предварительно оценить пригодность новых помещений и, что особенно важно, проверить до перевозки документов работу отопительных, вентиляционных и других систем жизнеобеспечения здания. В дальнейшем это порождает множество проблем, требующих дополнительных затрат и усилий. К сожалению, опыт наших архивов по передислокации фондов не отражен в литературе так, как это сделано по другим вопросам. Нет и научно-методических публикаций по этой проблеме. С учетом ее актуальности по заданию Росархива институтом подготовлена работа, в которой анализируется поведение документов при их перемещении; действующие при этом негативные факторы; организационные и технические меры, которые должны осуществляться при перемещении документов .

2.4. Использование документов.

Использование - важнейший вид архивных работ. Однако нужно обязательно иметь в виду, что использование всегда связано с неизбежным ухудшением физического состояния документов, является причиной их повреждений.

С позиций обеспечения сохранности – использование – это принудительный перевод документов из режима стационарного, темнового, относительно безопасного хранения в режим временной их эксплуатации, когда документы подвергаются одновременному физическому износу и световому разрушению.

Эти два фактора – физико-механический износ и свет – главные факторы риска, причины ускоренного старения документов при использовании.

Первый – физико-механический фактор – действует, главным образом, на бумагу, но вызывает также ускоренное разрушение нестойких к стиранию текстов, например, карандашных, машинописных (копий), принтерных (лазерных).

Второй – световой фактор – ухудшает свойства бумаги, но особенно опасен для текстов (цветных).

Физико-химический фактор начинает действовать с момента изъятия дел из коробок и далее – при перемещении документов и работе с ними.

Использование всегда происходит на свету, причем достаточно длительное, прямое освещение документа (группы документов), с которыми непосредственно работают, сопровождается попутным освещением других листов дела. Не случайно практики отмечают заметное ослабление контраста у часто запрашиваемых документов, например, материалов личного происхождения.

По статистике из хранилищ ежегодно выдается для использования до 2 млн ед. хр. (примерно 400 млн документов), причем в основном – оригиналы.

Сроки выдачи документов из хранилищ, т. е. время нахождения в режиме использования значительно: в читальных залах от 14 (для ОЦД) до 30 дней; у фондообразователей – до 90 дней; в органах судебно-правового профиля – до 180 дней; в открытой экспозиции – на срок проведения выставки. Процедуры выдачи допускают увеличение сроков по договоренности продления работ.

Формально все виды и операции использования оговорены правилами и инструкциями – это единственное, что могут сделать архивы, оговаривая ответственность потребителей за порчу документов, небрежное обращение и т. п.

Фактически же, учесть и проконтролировать действие «человеческого фактора» и конкретику негативных условий при использовании архивы не в состоянии. Несомненно лишь, что риск ухудшения физического состояния документов при использовании всегда пропорционален времени использования, времени нахождения документов вне хранилищ в условиях агрессивно действующих факторов износа и светового разрушения документов.

Если «человеческий фактор» и фактор износа количественно оценить невозможно, то действие света ориентировочно оценить можно.

Известно, что выцветание текста пропорционально полученной световой дозе Н, т. е. произведению освещенности объекта (Е) на время освещения (t ), т. е.:

Доза Н (люкс/час) = Освещенность Е (люкс) х Время t (час).

Освещенность в помещениях может быть разной (от 50 до 500 лк), например, в хранилищах – 20-50 лк; на лестницах и переходах – 100 лк; в кабинетах, рабочих комнатах, учебных классах – 300 лк; в читальных и компьютерных залах – 300-500 лк; в лабораториях – 500 лк и выше. Если исходить из средней освещенности 300 лк и ориентироваться на экстремальные условия нахождения документов при использовании на свету (6 часов ежедневно в течение всего срока использования), то документ теоретически может получить дозу:

В читальном зале – до 60 тыс. лк/час;

У фондообразователей – до 170 тыс. лк/час;

В судебно-правовых организациях – до 350 тыс. лк/час;

В выставочном режиме – 20-60 тыс. лк/час;

На реставрации при одной технологической операции – 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций – до 20-50 тыс. лк/час (без учета дополнительного освещения на рабочих местах).

Экспериментально доказано, что выцветание наиболее чувствительных к свету объектов - фиолетовых машинописных и рукописных текстов – заметно «на глаз» и фиксируется приборами при дозах 10-50 тыс. лк/час и далее при увеличении доз пропорционально увеличивается. Полученные от разных источников, в разное время и при разных световых работах дозы суммируются, и разрушение пропорционально суммарной дозе. Катастрофически быстро набирает документ критические дозы на прямом солнечном свету: дозу в 10 тыс. лк/час – за 6 мин.; 100 тыс. лк/час – за 1 час; 1 млн лк/час – за 10 часов разового или повторяющегося облучения.

Эти цифры должны ориентировать архивы на обязательное совершенствование и ужесточение организационных форм использования.

В настоящее время правилами, техническими требованиями, методическими указаниями налагается запрет на выдачу из архивов подлинников особо ценных документов; ограничивается выдача документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; персонифицируется выдача для использования документов с нестойким к свету и износу текстом; ограничивается единовременная выдача материалов в читальные залы, рабочие помещения архивов и другие организации; персонифицируется контроль за многократным экспонированием одних и тех же дел, документов.

Эти превентивные меры защиты документов от разрушения при использовании особенно актуальны в современных условиях, когда использование увеличивается, растут масштабы светового копирования, быстро меняется номенклатура применяемых светильников, в т. ч. имитирующих спектр солнечного излучения.

2.5. Воспроизведение документов.

В настоящее время воспроизведение документов осуществляется с применением технических средств сканирования, ксерокопирования, репродукционной фотосъемки, микрофильмирования, цифровых фотоаппаратов и видеокамер со вспышкой. Все способы воспроизведения требуют освещенности оригинала.

Свет всегда рассматривался как источник повышенной опасности и причина быстрого разрушения документа. В соответствии с этим в архивном деле постулировался принцип обязательного темнового хранения, предельно низкий уровень освещенности хранилищ (20-50 люкс) и другие превентивные меры защиты от света.

Появление новых световых технологий воспроизведения вызывало озабоченность архивов, потребовало специальных исследований для оценки степени риска операций воспроизведения. Проверка различных технических средств воспроизведения показала, что при разовом сканировании, фотосъемке или копировании изменения оптической плотности текстов малы и не фиксируются визуально и средствами технического мониторинга. Заметные начальные изменения текстов (изменение плотности, цветовые искажения) могут проявиться только при многократном световом копировании документа, как показано в таблице.

Таблица «Степень световой опасности технологических операций воспроизведения документов».

Технология воспроизведения		Доза Н, лк/час при однократном воспроизведении	Число операций, вызывающих начальные изменения теста
Микрофильмирование			1000
Сканирование
Ксерокопирование
Фоторепродуцирование
Съемка с применением фотовспышек	0,5 – 8,5 По другим оценкам доза разовой вспышки не превышает 0,15-0,3 лк/час

Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократное повторение операции воспроизведения. При подобной практике проявится не только суммарное световое действие многократного копирования, но и последствия физико-механических повреждений документов, неизбежных при многократном выделении, перемещении, копировании. Поэтому копирование не должно проводиться бесконтрольно, многократность его должна быть исключена на основе учета воспроизведения, применения копий часто используемых документов, правильной организации самого копирования.

2.6. Реставрация документов.

Реставрация – комплекс работ, требующих освещения документа, причем не только общего для всего помещения, но и местного – в местах выполнения реставрационных операций. Сложные реставрационные операции требуют не только высокой оснащенности, но и значительных затрат времени. Поэтому только в течение одной технологической операции документ может получить дозу облучения не менее 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций до 20-50 тыс. лк/час. При этом документ длительное время может находиться во влажном состоянии. Тогда действие света многократно усиливается. Избежать светового риска при реставрации невозможно, что, однако, не исключает применения превентивных мер: применения разных уровней освещенности в помещениях разного назначения (лабораторных и вспомогательных); применения низкой освещенности в зонах временного размещения документов, их сушки и т. п.; использования на рабочем месте дополнительного освещения в оптимальном режиме и т. д.

2.7. Аварийные ситуации.

В соответствии с Правилами аварийные ситуации, в частности, аварии систем жизнеобеспечения (отопительных, вентиляционных и др.) – чрезвычайные обстоятельства, требующие немедленных оперативных действий.

На практике аварийные ситуации чаще всего возникают при непосредственном намокании документов (протечки в здании, подъем грунтовых вод), а также при увлажнении документов вследствие резкого понижения температуры во всем здании или отдельных зонах хранилища (охлаждение стен). Изучение физического состояния фондов ГАРФ и РГВА показало, что практически все сильные разрушения документов (группа дефектов А) локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию воды, содержащихся в ней химических веществ, а также пламени. Для них характерна очень высокая степень деградации, ветхость бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, особенно чернильных. На фоне малого количества дефектов группы А в других материалах архивов (не более 0,3-0,5%) подмокшие дела – это «концентрированные аномалии разрушения», прямо связанные с действием воды. С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, немедленные меры по сушке намокших документов, устранение температурно-влажностных перепадов – важнейший и необходимый комплекс мер, помогающих избежать катастрофических последствий таких аварий. Это подтверждается опытом зарубежных и отечественных архивов, переживших подобные аварийные ситуации. Действия в подобных ситуациях должны заблаговременно планироваться, рассматриваться на учебных занятиях по архивной климатологии и немедленно проводиться в оперативном порядке.

2.8. Биологические вредители. Биопоражения документов и их биозащита.

Главные биологические вредители – насекомые и плесневые грибы – источники постоянной опасности быстрого, иногда массового разрушения документов. Анализ литературы показывает, что степень опасности плесневых грибов и насекомых менялась на разных этапах развития архивного дела. До 30-х годов XX века, когда доминировало хранение в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, основной вред наносило плесневение: грибы на деревянных стеллажах, конструкциях зданий и т. п. Сегодня плесневение проявляется лишь в помещениях с постоянно высокой влажностью, а также как следствие аварийных ситуаций или хронически плохого состояния зданий. Однако случаи подобного рода не единичны.

С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Это объясняется рядом обстоятельств: расширением товарооборота; увеличением многообразия насекомых и их приспособлением к новым условиям; использованием пористых видов картона и пищевой тары; изменением климата, миграцией насекомых и т. п.

Биологи, специалисты по архивной климатологии четко определили причины биопоражения, границы действия биофактора и правила превентивной биозащиты, обязательные к исполнению в архивах.

Особенность процесса биопоражения – в специфике живых бионосителей, в том, что этот процесс может инициироваться в любом месте цепи: «территория – здание – хранилище - документы» и далее развиваться по цепи в соответствии с конкретикой биофактора (грибов, насекомых), климата и экологии.

Практика показывает также, что для ликвидации биофактора недостаточно полумер, например, локальной дезобработки хранилища или документов без ликвидации первопричин появления биологических вредителей. В одном случае первопричина – плохое состояние территории; близко расположенные деревья; захламленные чердаки и подвалы здания; наличие пищеблоков в здании; нахождение посторонних материалов и предметов в хранилище; бесконтрольный прием на хранение зараженных вредителями документов; использование в хранилищах случайной тары и т. п. Это реальный перечень: в каждом случае биологическое обследование обнаруживало очаг (зону) наличия насекомых, квалифицируя его как первоисточник миграции и заражения. Поэтому основное правило превентивной защиты от поражения насекомыми – нормативное санитарно-биологическое состояние территории, здания, помещений, хранилищ и документов. При этом учитывается, что насекомые активны при температуре 10-40 градусов. Влажность/сухость не является для них жестким ограничителем, а климатические условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность.

В отличие от насекомых, жизнедеятельность плесневых грибов прямо зависит от климатических условий: они могут функционировать только при положительных температурах (10-40 градусов) в условиях высокой влажности (выше 65%). С повышением влажности время, необходимое для развития очага плесневого поражения, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Особенно бурно в условиях высокой влажности воздуха (90-100%) при наличии капельной влаги на поверхности объектов. При снижении влажности воздуха ниже критического уровня (65%) плесень погибает, образуя в местах плесневения массовые колонии спор.

По оценке специалистов споры сохраняют жизнеспособность до 30 лет, но в условиях низкой влажности не функционируют. При повторном повышении влажности вероятность развития плесени всегда выше в местах концентрации спор плесневых грибов. Повышенная концентрация спор, хранение массивов зараженных спорами материалов – это не только «отложенный риск» нового плесневения при повышении влажности. Это источник опасности для людей, работающих с такими документами: эти документы необходимо хранить изолированно в «карантинном режиме», планируя и осуществляя их дезинфекцию. Карантинные меры должны осуществляться обязательно, а «объемы карантина» в различных случаях разные: в одних случаях – это несколько дел с их изоляцией в полиэтиленовые пакеты; в других – отдельные помещения, где концентрируются, последовательно изымаются и обрабатываются зараженные материалы; но во всех случаях объектами карантинной изоляции являются материалы с нефункционирующей плесенью (споры), позволяющие хранить их отложенное время без риска их разрушения. Если же документы влажные и плесень активно функционирует, карантин как меру консервации применяют для изоляции материалов, направляемых на дезинфекцию.

Еще раз необходимо подчеркнуть: плесень жизнеспособна и активно разрушает документы только при высокой влажности бумаги (воздуха). Снижение влажности воздуха в помещении, сушка документов - обязательная, первоочередная мера, применяемая как оперативное, эффективное средство прекращения плесневения. Надежной защитой документов от плесневения является нормальный, нормированный режим влажности в хранилищах – при влажности ниже 65% плесневения не бывает. Архивы должны контролировать климатический режим в хранилищах, знать, что микроклимат в хранилищах меняется в течение года по синусоиде и что биологическая опасность плесневения увеличивается в весенний и осенний периоды, т. е. в периоды, когда отопление в здании отключается или еще не функционирует.

Человек сосуществует с другими живыми организмами, в т. ч. с насекомыми, плесневыми грибами, микроорганизмами. Биоразрушение объектов, созданных человеком, закономерное следствие этого сосуществования. Но активизируется биоэкспансия и начинается биоразрушение только там, где меры защиты этих объектов недостаточны.

2.9. Условия создания документов и архивные проблемы их сохранности.

Архивные документы должны быть долговечны. Однако сложного, затратного государственного механизма целевого создания и отбора долговечных документов не существует. Фонды архивов и государственный архивный фонд формируются на основе обычных документопотоков и именно состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства, потенциальную долговечность отбираемых на хранение документов. Экспериментальные данные, статистический анализ показывает, что физическое состояние документов, их долговечность зависит от времени их создания, а «аномалии низкой долговечности» или «аномалии плохого состояния» не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных интервалах. Чаще всего это периоды, когда в обществе происходили трансформации – политические, экономические, технические. Трансформации – это периоды отказа от старого и несовершенство нового, и затрагивают они все сферы, в т. ч. сферу создания документов. Одна из таких трансформаций, радикально изменившая бумажный документ, – это период конца XX - начала XXI веков.

С 30-х и до 90-х годов XX века официальной документацией была машинопись – бумажные документы с черным сажевым текстом - светостойким, водостойким, износостойким. Применение черной машинописи обеспечивало долговечность текста огромного массива документов, созданных в этот период и поступивших на хранение в архивы в XX веке.

В последнее десятилетие XX века эра черной машинописи закончилась. Вместо надежного единообразия черной машинописи, отвечающей требованиям долговечности текста, появилось огромное многообразие принтерных текстов с разными свойствами, созданных на матричных, струйных, лазерных принтерах и копирах. Текст стал не литерным, а точечным; появились разные режимы текстонанесения – контрастные, нормальные, экономные; уменьшилось количество краски в тексте, а сам текст стал печататься с красящих лент способом точечного иглонанесения (матричные), набрызгиваться микрокаплями на бумагу (струйные), наплавляться на бумагу (лазерные). Исчезла из рецептур сажа – гарант долговечности. Она была заменена синтетическими красителями (струйные, матричные). Исследования показали, что каждый способ – матричный, струйный, лазерный – имеет свои недостатки, а по надежности и оптимальному сочетанию свойств - светостойкости, водостойкости, износостойкости – все уступают традиционной черной машинописи. Масштабные исследования, выполненные в архивной отрасли, позволили определить, в чем специфика новых принтерных документов как объектов архивного хранения, оценить тенденции изменения их свойств, дать рекомендации по рациональному применению современных принтеров при создании документов.

2.9.1. По единообразию текста, по оптимальному сочетанию свойств текста – светостойкости, водостойкости, износостойкости – традиционная черная машинопись отвечает критериям долговечности как средство текстонанесения.

Современная машинопись единообразия свойств не обеспечивает; случайный выбор средств современной машинописи долговечности текста не гарантирует; лучшие ленты с сажевыми или стойкими черными синтетическими пигментами адекватны по долговечности традиционной машинописи, остальные имеют разную, часто низкую светостойкость.

2.9.2. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного срока хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.

2.9.3. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью и водостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.

2.9.4. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето- и водостойкости; для оформления документов не рекомендуются; нередко цветные картриджи используются для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста – такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.

2.9.5. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью; не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике; не рекомендуется как средство надежного долговечного текстонанесения.

Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов – каталогов, описей и т. п., а также справок по запросам потребителей.

2.9.6. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.

2.9.10. Современные принтерные средства текстонанесения – товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой.

2.9.11. Разнообразие выпускаемых современных средств принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать продукцию, отвечающую архивным требованиям. Это следует использовать в профессиональной работе архивов – как при решении чисто архивных задач, так и при отстаивании интересов отрасли, призванной обеспечивать длительную сохранность документов. Сегодня в массе современного документопотока доминирует разнообразие принтерных средств и совершенно очевидно, что их свойства и тенденции изменений необходимо контролировать в режиме экспериментального мониторинга.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 (см. также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. – Прим. ред.).

Привалов В.Ф. Влияние перемещения документов на их сохранность: Научно-методическое пособие/ ВНИИДАД, М., 2008.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

архив хранилище документ климатический

Введение

1.2 Средства хранения

2.1 Охранный режим

2.2 Световой режим

3.1 Климатическое состояние воздуха характеризуют следующие основные параметры

Введение

Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, - охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

В настоящей работе предлагается рассмотреть значения оптимального устройства архива для обеспечения сохранности документов.

1. Устройство и оборудование государственных архивов

1.1 Здания и помещения архивов

Архивные документы должны размещаться в специально построенном здании, в отдельных частях здания, а также в приспособленных под архив помещениях.

Здания должны отвечать техническим требованиям долговечности и прочности конструкций, огнестойкости, защитной надежности. Они должны иметь противопожарное оборудование, средства оповещения, а хранилища, кроме того, переносные средства пожаротушения, безопасные для документов. Здание архива оборудуется охранной сигнализацией и защитными, открывающимися наружу решетками на окнах.

Месторасположение архивного здания выбирают вдали от пожароопасных объектов и объектов с опасным пылегазовыделением.

Приспособленные под архив здания и помещения принимают в эксплуатацию после целевой экспертизы с участием архивных, пожарных, санитарных, строительных служб по акту. Экспертиза должна установить состояние здания и его пригодность с учетом потенциальных нагрузок на перекрытия.

Не принимаются в эксплуатацию следующие объекты: деревянные и ветхие; подвальные и чердачные; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-водо-газо-электро-коммуникациями; в зданиях с огнеопасными, химическими, пищевыми технологиями. Необходима изоляция приспособленного под архив помещения от остальных помещений здания.

Комплекс помещений архива, их состав, расположение, оборудование должны обеспечивать выполнение функциональных задач по приему на хранение, хранению, использованию документов и их специальной обработке.

Основная площадь архива отводится под хранилища документов. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений хранилища изолируются несгораемыми перекрытиями и стенами с огнестойкостью не менее 2 часов. Совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается.

В помещениях хранилищ запрещается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Материалы оборудования хранилищ, а также материалы внутренней отделки помещений хранилищ не должны собирать или выделять пыль, быть источниками агрессивных химических веществ.

Помещения хранилищ должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Высота хранилищ должна быть не менее 2,25 м. При использовании высоких помещений допускается применение ярусных перекрытий и ярусных средств хранения с соблюдением условий удобного доступа к документам и безопасности архивных работ.

Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным клеткам.

В помещениях хранилищ следует устанавливать скрытую электропроводку, герметичные розетки. Распределительные электрощиты, предохранители, общие и поэтажные рубильники размещают вне хранилищ. Используемая в хранилищах переносная аппаратура должна иметь шнуры с резиновой изоляцией.

Организационные вопросы размещения и учета документов в хранилищах, доступа к ним, движения документов, охраны и эксплуатации хранилищ определяются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (М. 2007).

1.2 Средства хранения

Металлические стеллажи являются основным оборудованием хранилищ. Допускается использование находящихся в помещении стационарных деревянных стеллажей с нормальным санитарно-биологическим состоянием, обработанных огнезащитными составами. Допускается также применение передвижных металлических стеллажей открытого типа.

В помещениях с хорошей вентиляцией и стабильным тепловым режимом можно использовать в качестве специального основного или вспомогательного оборудования металлические шкафы, сейфы, шкафы - стеллажи закрытого типа, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими полками.

Оборудование закрытого типа не рекомендуется использовать в помещениях с плохой вентиляцией и колебаниями температуры во избежание образования закрытых застойных зон инерционного микроклимата с повышенной опасностью биопоражения документов. Шкафы неудобны также тем, что затрудняют уборку, долго сохраняют влагу под ними, могут служить убежищем насекомых.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Стеллажи, шкафы, другое оборудование для хранения документов запрещается размещать вплотную к наружным стенам здания, к источникам тепла и воздуховодам низкого расположения.

Стеллажи, шкафы устанавливают в хранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами (главный проход) - 120 см; проходы между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

Типоразмеры основного и вспомогательного оборудования, нормы его размещения в хранилищах определяются положениями методических рекомендаций.

Бумажные документы размещают на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом форм жесткого или мягкого переплета. Между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки оставляют зазор для циркуляции воздуха не менее 5 см.

2. Обеспечение сохранности документов при их хранении

Хранение документов должно осуществляться в помещениях хранилищ, отвечающих установленным требованиям.

Размещение документов в папках, коробках, а последних в шкафах и на стеллажах должно обеспечивать свободное, без усилий перемещение средств хранения, вынимание и вкладывание переплетенных дел, отсутствие значительных нагрузок на документы.

В помещениях хранилищ должны соблюдаться установленные световые, температурно-влажностные, санитарно-гигиенические условия обеспечения длительной сохранности документов (режимы хранения).

2.1 Охранный режим

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

2.2 Световой режим

Световой режим устанавливается с учетом особенностей действия света. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте, что обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, а также световым режимом в помещениях.

Освещение в хранилищах может быть искусственным или естественным. Ориентация окон предпочтительна северная.

Запрещается освещение документов прямым солнечным светом и светом, отраженным от белых поверхностей. При естественном освещении для ослабления световых потоков применяют светорассеивающие стекла, защитные шторы, фильтры, жалюзи, частичное закрашивание стекол белой краской.

Для искусственного освещения применяют более безопасные лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Эти меры должны создавать в хранилищах освещенность 20-50 люкс (на вертикальной поверхности стеллажа в главном проходе на высоте 1 м от пола). Освещенность на рабочих столах 100 люкс.

Защита документов от действия света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

2.3 Температурно-влажностный режим

Температурно-влажностный режим нормируется с учетом поведения документов в разных климатических условиях. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностной режим: температура 17-19 єС, относительная влажность воздуха 50-55%. В помещениях с нерегулируемым климатом, т.е. в отапливаемых помещениях с естественным или принудительным воздухообменом допускается изменение параметров воздуха в пределах: температура 10-30 єС, относительная влажность 30-60%.

Резкие колебания температуры и влажности воздуха в помещениях хранилищ не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (5-7 суток), сопровождающимся опасным повышением относительной влажности до 80-90%, необходимо принимать меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание с учетом погодных условий, принудительное осушение хранилищ).

При аварийных нарушениях режима хранения, вызванных попаданием воды в помещения, необходимо предпринимать немедленные действия по ликвидации причин и последствий аварии, осушению хранилища и, при необходимости, сушке документов.

Климатические параметры воздуха в хранилищах должны обязательно контролироваться специальными приборами. Контрольные измерения проводят: в кондиционируемых помещениях не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом не реже 2-3 раз в неделю; при нарушениях режима хранения 1-2 раза в сутки.

Разные виды документов необходимо хранить в обособленных помещениях, группируя их с учетом природы носителя и сходства условий хранения. В кондиционируемых помещениях для этих групп нормируется следующий оптимальный климатический режим: для пленочных материалов черно-белых (15 °С и 40-55%) и цветных (2-5 °С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисках (15-20 Си 50~65%).

При вынужденном размещении документов разных видов в одном помещении ориентируются на климатические нормативы, принятые для бумажной документации. При этом, в соответствии с основными правилами работы архивов, размещение, хранение, перевозка разных видов документов проводятся с использованием типовых первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, упаковок, пакетов и т.п.), принятых для конкретных видов. Документы с магнитным слоем требуют, кроме того, специальных мер их защиты от размагничивания.

2.4 Санитарно-гигиенический режим

Санитарно-гигиенический режим является комплексом мер защиты документов от биологических вредителей, встречающихся в архивах. Помещения хранилищ должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха без образования непроветриваемых зон, опасных в санитарно - биологическом отношении. Все средства хранения закрытого типа следует периодически открывать, осматривать, проветривать. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в не разобранных кипах. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в полах, потолках, стенах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем здания следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, нахождение посторонних предметов или оборудования, а также хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, а полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протираются водными растворами антисептиков (2% формалин; 5% катамин АБ и т.п.). При обработке растворы не должны попадать на коробки, дела, документы.

Два раза в год (в начале и в конце отопительного сезона) помещения хранилищ и документы (выборочно) осматривают с целью своевременного обнаружения насекомых, грибов, грызунов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов, средств хранения, помещений силами архива или роспотребнадзора, карантинных служб.

Главная профилактическая задача архива не допустить разрастания единичных, первичных проявлений деятельности биологических вредителей в многочисленные, а затем массовые очаги биопоражения документов.

3. Основные климатические параметры воздуха

3.1 Климатическое состояние воздуха

Тепловой режим характеризуется температурой воздуха. Она измеряется в абсолютных единицах и выражается в градусах Цельсия (1, С).

Влажностной режим оценивают следующими единицами влажности:

Абсолютная влажность (А, г/м) - это количество грамм водяного пара, содержащегося в кубическом метре (тысяче литров) воздуха. В реальных условиях абсолютная влажность может изменяться от нуля (абсолютно сухой воздух) до физического предела насыщения воздуха влагой при данной температуре. Этот предел называют влагоемкостью воздуха.

Влагоемкость воздуха (В, г/м") - это предельное, максимально возможное количество водяного пара, которое может содержаться в кубометре воздуха при данной температуре, (т.е. предельная абсолютная влажность).

С повышением температуры влагоемкость воздуха увеличивается. Например, при нулевой температуре воздух может содержать паров воды не более 4,84 г/м 3 (влагоемкость при нуле), при 20 - не более 17,1 г/м 3 , а при 40 - не более 50,2 г/м 3 .

На практике обычно пользуются не абсолютными, а относительными единицами выражения влажности, т.е. относительной влажностью.

Относительная влажность воздуха (Н, %) - это отношение абсолютной влажности воздуха к его влагоемкости при данной температуре, выраженное в процентах:

Относительная влажность выражается цифрами от 0 до 100%. Процентное выражение удобно тем, что сразу показывает степень насыщения воздуха влагой. При относительной влажности, равной 0-30% воздух считается сухим, при 30-60% - умеренно влажным, при 60 - 100% влажным (очень влажным). В единицах относительной влажности градуируется большинство климатических приборов. В этих же единицах характеризуют влажность воздуха в ежедневных сводках гидрометеослужбы.

3.2 Приборы климатического контроля

В настоящее время выпускается много приборов, позволяющих измерять температуру и влажность воздуха или оба параметра одновременно. Модели приборов разнообразны и постоянно обновляются.

Применяемые в архивах приборы климатического контроля должны быть надежными и долговечными, удобными в работе, проверенными по эталону. Конструкция приборов должна обеспечивать возможность их периодической проверки и настройки.

Термометры - приборы для измерения температуры среды (ртутные, спиртовые, электронные и т.п.). В архивах лучше применять жидкостные термометры (ртутные, спиртовые). Термометр должен иметь удобную для наблюдения и отсчета шкалу с ценой деления 0,2-0,5 С, а также подходящий температурный диапазон (от нуля до 40-50 С) и устройство, позволяющее вешать его на стену (стеллаж).

Психрометры - приборы для измерения температуры и влажности воздуха. В них используют физический принцип психрометрии свойство смоченных водой тел охлаждаться при испарении влаги. Существуют две основные разновидности психрометров: с естественным и принудительным режимом испарения влаги.

Психрометр обычный (бытовой или Августа) наиболее старая, известная модель, применяющаяся более ста лет, в том числе в архивах, музеях, библиотеках.

Прибор имеет два термометра, закрепленных на панели. Один из термометров, так называемый «влажный» обернут в один слой батистом, конец батиста свободен и опущен в резервуар с водой. При испарении воды с влажного батиста термометр охлаждается и показывает пониженную температуру. Второй, так называемый сухой термометр показывает температуру воздуха. По разности показаний сухого и влажного термометров с помощью прилагаемых к прибору таблиц определяют значение относительной влажности воздуха.

Психрометр аспирационный - прибор, предназначенный для измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха. Диапазон измерений: температуры от ~5°С до 50°С с точностью 0,2; относительной влажности от 10 до 100%.

Аспирационная модель более точный прибор, чем бытовой. В отличие от аспирационного, бытовой психрометр не имеет принудительного обдувания и работает в режимах естественного испарения влаги с батиста, разных в разных точках хранилища. Бытовой психрометр, как правило, показывает более высокую относительную влажность, чем есть на самом деле. При использовании бытовых психрометров целесообразно сопоставить их показания с точным прибором (аспирационным, электронным), оценив реальную разницу в их показаниях. Такое сравнение лучше делать дважды зимой и летом, т.е. при низкой (20-30%) и более высокой (40-70%) относительной влажности в помещениях.

Аспирационный психрометр обычно используют для проверок других приборов (бытовых психрометров, гигрометров и т.п.), а также для обслуживания нескольких помещений здания, особенно если климатический контроль осуществляют централизованно.

Долгое время в архивах применяли аспирационный психрометр МВ-4М, в настоящее время выпускается однотипный прибор М-34. При наличии разных моделей целесообразно выбирать приборы с механическим, а не с электрическим двигателем вентилятора.

Гигрометры - приборы для измерения относительной влажности воздуха. В них используют физический принцип гигрометрии: свойство гигроскопичных материалов, например волоса или специальных нитей изменять длину в зависимости от влажности воздуха. Гигрометры, работающие на таком механическом приводе, чаще всего бывают стрелочными.

Цифровые электронные приборы для климатического контроля постепенно вытесняют прежние механические модели. Разновидностей электронных приборов много: одни измеряют только температуру (цифровые электронные термометры), другие температуру и относительную влажность одновременно (термогигрометры), третьи работают в режиме малых метеостанций, измеряя температуру и влажность в нескольких точках (например, в нужных помещениях и на улице).

Рациональнее всего такой прибор использовать как многофункциональное устройство для централизованного обслуживания всех хранилищ крупного архива; для контроля, настройки, проверки других приборов архива (стационарных); для оперативного контроля при частых, многократных измерениях в экстремальных ситуациях.

4. Климатический контроль в хранилищах документов

Климатический контроль в хранилищах документов обязателен. Его проводят, используя три основные параметра: температуру (I, С), относительную влажность воздуха (Н, %) и абсолютную влажность воздуха (А, г/м 3). Температуру и относительную влажность измеряют климатическими приборами, абсолютную влажность находят расчетным путем.

Основные параметры I, Н, А получают для комнатного и наружного воздуха.

Стационарные климатические приборы - термометр, гигрометр (или стационарный психрометр типа ВИТ-1) монтируют на щитке и размещают в определенном месте хранилища (контрольная точка). Каждой контрольной точке присваивают порядковый номер. Этот же номер наносится на приборы, что важно для учета, проверки, настройки приборов. Контрольную точку выбирают вдали от отопительных и вентиляционных систем, лучше всего в главном проходе. Щиток с приборами монтируют на опорную колонну или стеллаж, под ним рабочий стол. Контрольные точки устанавливают из расчета: при комнатной одноярусной системе одну на комнату (хранилище), при многоярусной одну на ярус.

В период эксплуатации стационарных приборов не реже раза в три месяца проводят их текущую проверку по показаниям эталонного переносного прибора (аспирационного психрометра, электронного термогигрометра).

Применяемые стационарные гигрометры обязательно проверяют и настраивают раз в год централизованно. Работу проводят обычно в летнее время при Н, равной 40-60%, в любом изолированном или малопосещаемом помещении. В период проверки помещение не проветривают. Гигрометры развешивают в одном месте и ежедневно, на протяжении 3-4 дней проверяют по эталонному прибору, регулируют, негодные отбраковывают, остальные возвращают на рабочие точки в соответствии с номерами.

Стационарные психрометры централизованной проверке не подвергают, ограничиваясь их текущей проверкой. Проверку стационарных приборов архива проводят своим эталонным переносным прибором или по договору.

Появление переносных, быстродействующих и простых в эксплуатации термогигрометров открывает возможность централизованного обслуживания всех хранилищ архива либо одним переносным прибором, либо на основе централизованного автоматического компьютерного мониторинга условий среды в хранилищах архива.

Оценка контрольных данных

Климатический контроль дает постоянную информацию о меняющейся климатической обстановке. Эту информацию нужно уметь правильно оценивать и использовать. Оценка бывает оперативной (текущей) и итоговой.

Оперативную оценку проводят сразу же после получения и регистрации контрольно-климатических данных. Эти данные отражают быстро меняющуюся погодную обстановку. Они характеризуют состояние микроклимата хранилища в день измерений и позволяют принять решение о целесообразности вентиляции (проветривания) помещения.

Итоговую оценку проводят обычно в конце года по совокупности всех климатических данных, полученных по конкретному хранилищу за год и по архиву в целом. Для итоговых оценок используют климатические данные, представленные в графической форме.

Список используемых источников и литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве».

3. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344).

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19, зарег. Минюстом России, рег. № 9059 от 06.03.2007 г.)

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.

курсовая работа , добавлен 17.03.2019


Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008


Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

курсовая работа , добавлен 22.04.2016


Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.

курсовая работа , добавлен 10.06.2011


Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008


История Оренбурга и Оренбургской губернии. Современная система организации архива, его нормативно-правовые акты. Основные задачи, функции, полномочия комитета по делам архивов. Обеспечение сохранности комплектов, учет и использование архивных документов.

курсовая работа , добавлен 20.03.2014


Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

реферат , добавлен 23.09.2010


Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2011


Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность. Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия. Обеспечение сохранности архивных документов. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

курсовая работа , добавлен 19.04.2016


Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации. Уровни организации архивных фондов и архивных документов. Научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны. Состав документов архива.

О беспечениесохранностиархивныхдокументов

Белгород 2008

Введение

3. Режимы хранения документов

5. Хранение документов в электронной форме

Заключение

Примечание

Библиографический список

Введение

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

4. Проанализировать топографирование и учет движения документов

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования –

документов архива

Степень изученности темы

сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А. В. 2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е. В. 3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников 4 .

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия 5

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений 6 .

направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

2. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов 7 .

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12. 1. 004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии 8 .

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое 9 .

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов 10 .

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища 11 .

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования 12 .

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

3. Режимы хранения документов

создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет 13 . Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах 14 .

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки 15 .

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов 16 .

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации 17 .

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим .

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:

1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю 18 . Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков 19 .

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

не более 4-6 мг/м 3 , при этом пыль не должна содержать более 10% SiO 2 20 .

Охранный режим .

Охранный режим предполагает:

1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:

1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т. п.

2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах 21 .

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12. 1. 004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые.

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

4. Топографирование и учет движения документов

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе.

с правилами и инструкциями 22 .

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди причин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любому лицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихся фондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленный контроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документа в пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствии пользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются две цели:

1. учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2. выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций принтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость, проведенное В. Ф. Приваловым и О. И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом 23 .

хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа 24 .

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

Предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

Характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

Требований по обеспечению аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM - при относительной влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 - 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% - не менее 4 суток 25 .

оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент - температура +23C, для оптических дисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Заключение

История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Примечания

1. Горфейн, Г. М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

2. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

3. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

4. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58

5. Охотников, А. В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

6. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

7. Крайская, З. В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

8. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

9. Крайская, З. В. Указ. соч. С. 203

11. Крайская, З. В. Указ. соч. С. 205

12. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60

13. Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

14. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

15. Проблема сохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

17. Там же. С. 58

20. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

21. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60

22. Горфейн, Г. М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24

23. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55

1. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

2. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.

4. Горфейн, Г. М. Архивоведение / Г. М. Горфейн, Л. Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

5. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

7. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

8. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

10. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж. Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

11. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.

Требования к зданиям и помещениям архива:

• - архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;
• - строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
• - состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива;
• - размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к архивохранилищу:

• - архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;
• - при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;
• - архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;
• - высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.;
• - архивохранилище архивных документов на нитрооснове территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.