На протяжении достаточного большого исторического периода необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель были закреплены в законе. Так, Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание, как битье кнутом, за порчу документов. В петровское время на смену телесному наказанию приходит денежное взыскание. В советское время положение о ГАФ СССР (1941 г.) угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов. Одним из первых специальных законодательныхактов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия. К числу таких памятников закон относил и документальные памятники. В действующем Законе об архивном деле также сказано, что собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечивать их сохранность. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:
1) обеспечение физико-химической сохранности документов (организация хранения документов в соответствии с требованиями к температурно-влажностному, световому, санитарно-гигиеническому, охранному режиму, а также требованиями противопожарной безопасности);
2) создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, консервация документов;
3) учет движения и контроль за физическим состоянием документов, предполагающие отражение всех изменений в учетных формах архива;
4) копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования. Это направление деятельности возлагает на архивистадополнительные задачи по учету и организации хранения страховых копий помимо основных фондов архива.
Требования к обустройству архивохранилищ. В первую очередь обеспечение сохранности документальных материалов осуществляется путем постройки хранилищ с закрытым доступом. Разработаны типовые проекты для архивов с различным объемом хранилищ. В них предусмотрены специальные помещения для обеспыливания и реставрации документов. Требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических Документах - «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации», в ряде ГОСТов, методических разработках. Условия хранения документов дифференцируется в зависимости от их состава и материала, на котором они сделаны (печатные документы, кинофонофотодокументы на бумаге или пленке). Если, например, в организации не предусмотрено специальное помещение для архива, то для хранения документов следует переоборудовать часть административного здания в соответствие с нормативными требованиями. Помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, неотапливаемым, лишенным естественной вентиляции. Поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов, промышленных зданий, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. Нельзя размещать архив поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складам. В непосредственном хранилн-ще архивных материалов запрещается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Помещения должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. Внутренняя отделка помещений должна проводиться с использованием материалов, не собирающихпыль. В комнатах хранения не следует прокладывать трубы водоснабжения и канализации; если трубы проложены, то они заключаются в изоляционные короба и подлежат постоянному контролю, чтобы исключить возможность аварии. Электропроводка должна быть скрытой. Хранилища желательно отделять от соседних помещений архива несгораемыми стенами. Если архивохранилище размещается на первом этаже, окна заделываются металлическими решетками. Помещения для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности и быть оборудовано пожарной сигнализацией. Запрещается пользоваться в таких помещениях электроприборами, зажигать свечи, курить.
Помещения для архива обязательно оснащаются установками кондиционирования воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный для хранения документов тем-пературно-влажностный режим. Рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от 14 до 20 градусов тепла.
В помещениях читального зала следует предусмотреть водяное отопление. Воздухообмен помещений читального зала обеспечивается от общей системы приточной вентиляции с кратностью воздухообмена: приток - 3, вытяжка - 2; отделка стен и потолков должна быть выполнена из несгораемых материалов. Помещение читального заладолжно быть снабжено переносными углекислотными огнетушителями.
В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Росархива. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. экспертная комиссия в составе всех профильных
служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных)внима-
тельно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны быть получены конкретные данные. Для удобства составляется чертежный план выделенного помещения. Если установлено соответствие помещения вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывает все члены экспертной комиссии.
Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов в архивохранилище, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу, комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других особенностей. Стеллажи состоят из секций - в архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.
Есть несколько способов укладки документов на стеллажах: вертикальный и горизонтальный, в связках и в коробках. В настоящее время все дела постоянного хранения переплетаются, поэтому в государственных и ведомственных архивах они хранятся, как правило, в вертикальном положении. Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают, и это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко (если они не перевязаны шпагатом). При транспортировке для удобства и обеспечения сохранности следует делать связки дел и прикреплять к ним ярлыки. В конце года в канцелярии и структурных подразделениях готовят обложки в соответствии с номенклатурой дел. Для этого используются, как правило, твердые папки-скоросшиватели. Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Кроме того, шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки. Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.
Если материалы часто используются для справок, то их удобнее помещать в коробки, так как при постоянном развязывании и завязывании связок не только изнашиваются обложки, но страдают и документы, а из коробок дела легко вынимать и подкладывать обратно. К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки с указанием названия фонда и структурного подразделения, номера фонда (там, где их несколько), номера описи, года, первого и последнего номеров дел, включенных в связку (коробку) и номера связки или коробки. Нумерация связок ведется в пределах фонда или части фонда (в зависимости от порядка размещения материалов). В некоторых государственных и ведомственных архивах для переплетенных дел применяют ярлыки-перекладки из мягкого картона типа папки без клапанов, но с завязками из тесьмы.
Топографические указатели. Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели - справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажные и пофондовые Назначение постеллажного указателя - фиксировать сведения о том, какими материалами заняты конкретные полки на конкретном стеллаже, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя - давать информацию, где хранятся документы конкретного фонда т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют потому что используются в разных целях. Однако они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. Указатели составляются на карточках большого формата или листах. Если на одном листе не поместились все сведения по конкретному фонду (или конкретному стеллажу) заполняется следующий лист. Все листы или карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так чтобы можно было вносить в них изменения. Если хранится крупный фонд, допустимо составлять отдельные карточки по-фондового указателя на структурные подразделения.
Постоянное движение комплексов дел не всегда дает возможность компактно разместить материалы, поэтому, собственно, и нужны топографические указатели. Формы топографических указателей разработаны для государственных архивов, но особенности хранения материалов в ведомственных архивах вызывают необходимость предусмотреть дополнительные графы в обоих видах указателей. Так, размещение документов по срокам хранения потребовало введения графы «срок хранения», учет документов временного хранения по номенклатуре требует указания года, к которому относятся материалы.
В некоторых небольших архивах учреждений не составляют топографических указателей, считая, что заведующий архивом (или архивариус либо лицо, ответственное за архив) достаточно хорошо знает состав и размещение материалов. Но такая мотивировка неосновательна. Документальный фонд в архиве учреждения рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при сменеегоили временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в одно-, двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый топографический указатель необходим в каждом архиве.
Режимы хранения документов. Способом, обеспечивающим сохранность документов, является поддержание специального режима хранения, под которым понимают совокупность тем-пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах. Существуют такие режимы хранения, как температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, противопожарный, охранный, световой - остановимся на нем подробнее.
Световой резким хранения архивных материалов должен соответствовать следующим условиям: чем меньше света, тем лучше - постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищи документов солнечным светом не допускается: составляющие солнечного спектра, особенно ультрафиолет, оказывают разрушительное действие на документы. Если внимательно присмотреться к специализированным архивным зданиям, то, несомненно, можно обратить внимание на узкие прорези окон в помещениях хранилищ, чем-то напоминающие амбразуры дзотов или бойницы средневеко. вых крепостей. Архив должен быть своеобразной крепостью, защищающей документы от разрушающих факторов. Стекла архивохранилищ также имеют специфический темный топ.
Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов отсвета применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Кроме того, в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы (даже с закрытыми от света коробками и другими приспособлениями) устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.
Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения документов по возможности должен соблюдаться тот же световой режим, что и в хранилище.
Большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей. Если документы уложены вплотную к стене, они отсыревают, и появляется плесень. Для устранения этого проводится дезинфекция помещений, предохраняющая архивы от возникновения плесени. Для предохранения документов от пыли рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища, а вентиляционную систему оборудовать фильтрами. В архиве обязательно ведутся реставрационные работы документов. Эта необходимость возникает не только в результате несоблюдения режима их хранения, но и вследствие естественно процесса старения, которому документы подвержены так же, как и люди. Под старением документов понимают изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. В случае пожара, затопления помещения или иного бедствия, при обнаружении нарушения целостности печати на двери, повреждения запоров на дверях и окнах или явных следов проникновения в помещение посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов. Принимаются меры к охране материалов, и проводится проверка наличия и состояния документов. 4. Принципы экспертизы и критерии ценности документов
В процессе документирования деятельности организаций но создаются миллионы документов. Практическая и научная ценность их различна. С вопросом ценности документов связан вопрос об их хранении и дальнейшем использовании: часть документов оставляется на хранение в связи с необходимостью их использования в управленческих целях, а часть в качестве источника - в научных, исторических целях. Отбор документов проводится в процессе определения их научной и практической ценности - экспертизы ценности архивных материалов, под которой понимается определение степени политической, научной, историко-культурной важности документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией.
История развития экспертизы ценности архивных материалов в России. Проблема отбора на хранение и специальную обработку только той документной информации, которая может быть использована в будущем, актуальна уже более ста лет. Она возникла в связи с практическими потребностями хранения документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилось сравнительно небольшое количество документов, таким проблемы не существовало. В результате реформы государственного управления в начале XIX в. сложился громоздкий бюрократический аппарат, с большим количеством структурных подразделений, регламентацией их работы и постановки в них делопроизводства. Усложнение государственного аппарата, рост производства, внутренних и внешних связей вызвали к жизни потребность в существенном увеличении количества документной информации. В этих условиях накопление большого массива документов в учреждениях с последующей передачей их в архивы поставило вопрос о возможном и целесообразном количестве хранимых документов.
Экспертиза ценности документов в архивах учреждений России началась в 30-40-х гг. XIX в., когда единых критериев отбора и уничтожения дел еще не было. Архив каждого ведомства решал эти вопросы в соответствии со своими правилами и инструкциями. Экспертиза ценности документов начиналась в делопроизводстве. Ответственность за экспертизу в центральных учреждениях несли руководители министерств и ведомств. Поскольку единых правил проведения экспертизы ценности документов для всех учреждений не было, лица, занимавшиеся разбором дел, подходили к оценке их значимости с позиций узковедомственных, и это нередко приводило к гибели ценных документов.
После Октябрьской революции 1917 года экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В связи с возникшей необходимостью спасти от гибели ценные документальные материалы функцию экспертизы взяли на себя архивные учреждения. В январе 1919 г. была издана специальная инструкция по вопросам экспертизы. В ней устанавливался единый для всех учреждений порядок проведения экспертизы, давались основные методические указания по определению ценности документов. В последующие годы вопросы экспертизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях и литературе. Право окончательного разрешения вопросов о ценности документальных материалов возлагалось на экс-пертно-поверочные комиссии архивных органов.
Критерии отбора документов на хранение. Существует несколько критериев отбора документальных материалов на хранение в архивы. Они исходят из основных принципов оценки материалов, таких, как значимость фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы); значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности (например, материал на котором они написаны). Таким образом, первым критерием отбора является значимость учреждений, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе развития государства и общества создается огромное количество учреждений, организаций, предприятий с самыми разнообразными функциями, которые накапливают документальные материалы. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и др. Поэтому отбор документов на государственное храпение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
К материалам фондовличного происхождения, издательств, театров, музеев и др. применим такой критерий, как авторская принадлежность, значение отдельных личностей в научной политической, общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой ими документации. Особое внимание уделяется рукописям, документам за подписью их авторов. Документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица, у которого они отложились. Научный интерес представляют документы общественных и государственных деятелей, ученых, военачальников, писателей, художников и др.
Критерием отбора документов является также значимость их содержания, ведь даже в самом важном учреждении не все документы представляют ценность. Существенными считаются материалы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, директивные указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности. Документов второй группы, как правило, неизмеримо больше. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год, через три, пять лет. К ним относятся документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основной деятельности учреждения.
Содержание документов -это совокупность зафиксированных в них сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания зависит от значимости события, полноты его освещения, уникальности информации об известных фактах, явлениях лицах. Такой фактор, как значение событий, времени и места образования документов, учитывается при экспертизе материалов исторических периодов (революции, войны и т.п.). При этом материалы, содержащие малозначащие сведения, также могут быть оставлены на постоянное хранение. Как видим, данные критерии взаимосвязаны: критерий места обычно применяется в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то определенной области, края и т.д. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.)- Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе это такие важные материалы, как отчеты, докладныезаписки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются вышестоящему органу и в другие инстанции. Копии писем, отправленных учреждением (отпу-ски), должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третий экземпляр, иногда с неисправленными ошибками и опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты неподписанные и недатированные, а если оказывается две редакции неоформленного отчета, то решить, какой из них окончательный, бывает трудно.
Следующий критерий отбора - юридическая сила документа, т.е. свойства документа, сообщаемые ему правовыми нормами. Как правило, это официальные документы: постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.п. Данный критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники.
Дублетность документов - этот критерий играет большую роль при отборе материалов на государственное хранение в связи с широким распространением дубликатов документов. На постоянное хранение оставляются подлинники документов. Если документ имеет большое научное значение, то на постоянное хранение оставляются также один или два экземпляра копий. Размноженные документы называются дублетными, значительную их часть составляют протоколы, планы, отчеты и т.п. При отборе дублетных документов на государственное хранение учитывается их значение для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложены. Часто документы специально размножаются для рассылки учреждениям или структурным подразделениям для выполнения какой-то работы, а иногда - для сведения. Дублеты помогают сохранить в хорошем состоянии подлинники документов, часто используемых для повседневной работы в канцелярии, в архиве учреждения: планов, отчетов, приказов, особенно по личному составу. Таким образом, с дублетностью документов тесно связано понятие повторяемости информации.
Физическое состояние документа - данный критерий применяется в тех случаях, когда документальные материалы имеют сильное повреждение, например, обгорели при пожаре, были затоплены водой, покрылись плесенью и т.д. При этом устанавливается, к какому типу документов относится испор-ченный материал, а именно: содержит ли он основную или дополнительную информацию. Те документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния. Следует, однако, иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они ни были, тем более что техника реставрации испорченных материалов с годами улучшается. Появляются новые способы восстановления документов, подвергшихся внешнему неблагоприятному воздействию. Если важный документ сильно испорчен, но кроме него имеются второй и третий экземпляры, то в этом случае официально оформленный подлинник не уничтожается, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.
Существует еще ряд критериев отбора материалов на хранение, например таких, как языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности). На постоянное ранение оставляются документы с определенными внешними особенностями: с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами; документы, написанные на особом материале (бересте, пергаменте). Палеографические, языковые, художественные и другие особенности архивных материалов имеют значение для изучения документов учреждений дореволюционной России, фондов личного происхождения и коллекции.
Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критериями оценки содержания кинофотофонодокументов являются значимость события, лица, объекта съемки, записи; дата и место события; полнота освещения; новизна сведений; уникальность и труднодоступность объектов съемки; художественные достоинства; отраженность в архивных фондах; повторяемость событий; наличие сопроводительнойдокументации. Критериями оценки формы кинодокументов служат их квалификационные разновидности; внешние особенности, качество передачи изображения; новизна техники съемки; техническое состояние. Критериями происхождения кинофотофонодокументо t являются историческая обстановка, время и место их со дания; значение авторов, организаций и лиц, создающих кинофото-фонодокументы; достоверность событий, отраженнь х в документах; целевое назначение кинофотофонодокумен гов. Из фотодокументов отбору на государственное хранение в архивы подлежат такие, в которых зафиксированы события общественного значения, отражающие характерные, а не случайные стороны действительности. Критериями ценности фонодокумен- тов являются значимость события, опубликованность, авторство, время записи, полнота записи, поглощенность, дублетность.
Критерии оценки типовых категорий документальных материалов. Под типовыми категориями документальных материалов понимаются такие документы, которые образуются в управленческой деятельности большинства учреждений. К ним относятся документы, отражающие функции руководства, планирования, финансирования, учета и отчетности и др. В случае оценки ценности документального материала организаций используются перечни. Существуют перечни двух видов: перечни документов с указанием сроков их хранения и перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов со сроками хранения делятся на две группы: перечни типовых документов (называемые обычно «типовые перечни») и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, также являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.
Применение перечня предполагает обязательное соблюдение критериев экспертизы ценности путем просмотра всех документов, содержащихся в делах. Только после оценки документов пользуются перечнем как справочным пособием для установления конкретных сроков хранения документов. Вместе с тем следует учитывать, что перечни типовых документальных материалов не могут включить абсолютно все документы, подлежащие приему в государственные архивы. Поэтому важна непосредственная оценка документов с точки зрения их содержания. Особое значение это имеет при экспертизе переписки. Кроме того, критерии ценности документов не могут быть неизменными. Важной задачей в работе определения экспертизы ценности является выделение материалов, не подлежащих хранению.
Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов: сначала производится оценка материала в процессе его образования; устанавливаются возможные сроки хранения дел; затем выделяются к уничтожению все дела временного хранения по мере истечения сроков их использования. Завершающий этап - окончательный отбор документов на постоянное хранение.
Непосредственная работа по экспертизе ценности документов возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях страны. В министерствах и центральных учреждениях ведомств организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях ведомств - экспертные комиссии подразделений. ЭК. имеются также в областных архивах и их филиалах. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях субъектов Федерации, а также в центральных государственных архивах. При Росархиве созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК).
Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреждению; график передачи материалов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи вархив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом фактически происходит отбор дел для передачи вдальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в делах, подлежащих передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных Для уничтожения, - ценных документов). Особое внимание обращается надела с отметкой «ЭПК», так как по каждому такому делу необходимо установить, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока хранения, который стоит перед отметкой «ЭПК». Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в ЭП К. ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям; рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения; оказывают методическую помощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях; ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК.
ЭК и ЦЭК -это совещательные органы. Протоколы комиссий (решения) утверждаются руководством учреждения. Решения по ряду вопросов, входящих в компетенцию ЭК и ЦЭК, должны утверждаться архивными учреждениями (или согласовываться с ними). Это решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к унич -тожению дел с отметкой «ЭПК»; методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подчиненных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем учреждения и направляется в ЭПК архивного учреждения.
Функции центральной экспертной комиссии. У ЦЭК как органа центрального учреждения ведомства есть функции, присущие только ей. Одной из важнейших функций ЦЭКявляется методическая работа в области экспертизы. ЦЭК рассматривает и" представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-мето-дических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рас-смотрении этих пособий). ЦЭК рассматривает проекты таких
документов, как рекомендации по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат и не подлежат передаче на государственное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия. Все эти проекты после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. По согласованию с архивным учреждением ЦЭКможет вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений министерства (ведомства) и подчиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.
Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Такие комиссии ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осуществляют;
1) экспертизу ценности документов внутри архива (рассмот-рение описей после усовершенствования обработки и актов о выделениикуничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);
2) рассмотрение разработанных в архиве методических пособий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);
3) работу по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Функции экспертно-проверочных комиссий. ЭПК органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов экспертизы ценности и комплектования в состав комиссии включают специалистов разных областей: юристов, экономистов, представителей научных, культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение списковучреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в госархивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей надела постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов; а также согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи. Кроме того, в функции ЭПК архивных органов входит вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов.
Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. Она выполняет следующую работу: разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, откоторых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет состав документов, подлежащих хранению в госархивах и архивах министерств и ведомств; рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а
так же об установлении сроков хранения документов, не пред-усмотренных ведомственными и типовыми перечнями; вы-носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве-домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов.
Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив учреждения проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года комплекс дел минувшего года находится в структурном подразделении, к этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения. Одновременно ведется большая работа по отбору дел постоянного хранения, которая должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начинать эту работу целесообразно с разделения годового комплекса на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Если в данном учреждении в архив передаются дела десяти- и пятилетних сроков хранения, то количество групп соответственно увеличивается. Отельную группу составляют дела с отметкой «ЭПК», так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела со сроком хранения «постоянно», чтобы определить, нет ли в них ошибочно попавших документов. Просмотр дел надо на-чинатьс первого по номенклатуре, так как только при последовательном просмотре можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Надо помнить при этом, что дело должно быть тщательно изучено, ни один документ не может быть пропущен. Свои предложения по каждому делу с отметкой «ЭПК» следует записывать в специальную тетрадь.
Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов на данном этапе являются описи дел постоянного хранения и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению дел и документов. Но в акты на уничтожение можно включить только те дела, срок хранения которых уже истек (полгода или год после окончания делопроизводственного года). Утверждать их будет руководитель учреждения (или организационно-обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Поэтому выделение для j уничтожения дел с более длительными сроками хранения будет проводиться уже на следующем этапе экспертизы, каковым является экспертиза дел с истекшими сроками хранения. Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в структурных подразделениях и в архивах учреждений. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Выделять дела для уничтожения можно с первого дня года, наступающего после истечения предусмотренного срока хранения. Например, законченные делопроизводством в 2000-м году дела можно выделять для уничтожения: в 2004-м - трехлетнего срока хранения, в 2006-м - пятилетнего, в2011-м -десятилетнего срока хранения. Всвою очередь, в 2000-м году выделяются для уничтожения дела трехлетнего срока хранения, законченные в 1996-м году, пятилетнего срока - в 1994-м, десятилетнего срока - в 1989-м году и т.д.
Дела с истекшими сроками хранения снова проверяются работниками делопроизводства или архива и членом ЭК, после чего включаются в акт о выделении дел для уничтожения, если уже утверждена опись за этот год. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии, подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем учреждения. Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК», которые при подготовке дел для сдачи в архив оставлены на временное хранение. Они снова тщательно изучаются и, если нет сомнения в том, что ценности они не представляют, включаются в акт о выделении дел к уничтожению. На эту категорию дел составляется отдельный акт, который после рассмотрения на заседании ЭК согласовывается с ЭПК архивного учреждения.
Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.
Требования к зданиям и помещениям архива:
- - архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;
- - строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
- - состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива;
- - размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Требования к архивохранилищу:
- - архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;
- - при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;
- - архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;
- - высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.;
- - архивохранилище архивных документов на нитрооснове территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.
Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать
- основные формы и направления деятельности архивов по обеспечению сохранности документов;
- основные факторы, приводящие к повреждению документов;
- основные параметры хранения документов на различных носителях;
- основные методы реставрации и консервации документов; уметь
- соблюдать правила и нормы обеспечения сохранности документов при их использовании;
владеть
Базовыми методами обеспечения сохранности архивных документов.
Одной из главнейших задач архивов во всем мире всегда считалось, считается и будет считаться хранение находящихся в них документов. Вот почему принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест и в архивной науке (архивоведении), и в нормативно-методических документах, которыми должны руководствоваться архивы в своей повседневной деятельности, и в законодательстве об архивах и архивном деле.
Но, вопреки существующим на бытовом уровне представлениям об архивах, хранение в архивах - это не просто пассивное наблюдение за находящимися в них документами, а весьма активная деятельность, направленная на обеспечение сохранности документов.
Обеспечение сохранности документов - создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.
Для государственных архивов, хранящих документы Архивного АФ РФ, т.е. документы, которые в силу их ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, обеспечение сохранности, по определению, означает создание условий для того, чтобы эти документы сохранялись вечно .
Но и для ведомственных архивов, и для текущего делопроизводства требование обеспечить условия, исключающие утрату документов в процессе их временного хранения, не менее актуально.
Основными факторами , приводящими к утрате и повреждениям документов , являются:
- - хищения и преднамеренное уничтожение документов («человеческий фактор»);
- - пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
- - неблагоприятное воздействие физических и химических факторов;
- - неблагоприятное воздействие биологических факторов, биоповреждения;
- - естественное старение носителей документов;
- - амортизация документов в процессе их использования.
Хищения документов (как и книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течение всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, «макулатурных кампаний». Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно-методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения . Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.
Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценных) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожаемых зон , к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилением мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов .
Неблагоприятное воздействие физических и химических факторов устраняется (или в значительной степени ограничивается) созданием оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.
Неблагоприятные воздействия биологических факторов (биоповрежде - ния) устраняются путем уничтожением вредоносных для документов организмов и постоянного биомониторинга хранилищ и документов.
Естественное старение носителей документов , к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно (и должно) создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.
В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становится невозможным само использование). Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями. Например, запрещается размещать архивы в местах, подверженных регулярным наводнениям, хранить архивные документы в угрожаемых затоплением подвалах. В Санкт-Петербурге до постройки дамбы этот запрет был особенно актуальным.
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).
Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм .
Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.
Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.
Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 о С и относительной влажности - 50-55%.
Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим :
Хранить документы нужно в полной темноте;
Естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;
Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
Хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;
Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.
Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.
Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;
Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.
В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.
В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).
Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях .
Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.
К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.
Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.
Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.
Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.
Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.
Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.
Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.
Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.
Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение
Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.
Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ .
Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству .
Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.
Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе :
Федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;
Органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).
Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане - владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.
Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности .
В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.
Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.
Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.