Наша организация небольшая, но в последнее время постоянно растет. Работников становится больше, больше заказчиков приходят в офис. Директор решил ввести пропускной режим и установить турникеты. Специалисту по безопасности он поручил заняться оборудованием, мне, секретарю, - подготовить приказ о введении пропускного режима. В приказе я указала, что в организации будет введен пропускной режим, работники будут обязаны пользоваться магнитными пропусками, и отправила работникам приказ по электронной почте.
Когда турникеты были установлены, появились проблемы. Одни были недовольны, что надо задерживаться у турникета, другие говорили, что мы ограничиваем их свободу, третьи не понимали, как пользоваться пропуском, четвертые теряли и портили пропуска. Наверное, я что-то не учла при оформлении приказа. Как избежать подобных проблем при введении пропускного режима?
Основная сложность введения пропускного режима - недовольство сотрудников
Введение пропускного режима, как правило, имеет две основные цели:
1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц;
2) автоматизация учета входа и выхода работников, облегчение учета рабочего времени в организации, который является обязанностью работодателя согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Автоматизированный табельный учет дисциплинирует работников, гарантирует объективность при учете.
Введение пропускного режима может вызвать недовольство сотрудников, причем степень накала страстей может быть различной. Рассмотрим три ситуации.
Ситуация 1
В организации был свободный доступ ко всем помещениям, работники просто расписывались у секретаря, приходя на работу. В связи с ростом компании и случаями злоупотребления такой свободой руководство решило ввести пропускной режим: установить турникеты, раздать карточки доступа. Изменения вызвали недовольство работников, которые не привыкли к строгой дисциплине, ведь теперь нужно отчитываться за каждые 5-10 минут задержки, а вся информация фиксируется автоматически.
Ситуация 2
Работники организации соблюдали пропускной режим, который не был закреплен в документах. При нарушении пропускного режима работниками привлечь их к ответственности оказалось невозможно: нет утвержденных правил - нет нарушения. Поэтому в определенный момент руководство приняло решение разработать и утвердить Положение о пропускном режиме. Работники не возражали против самого пропускного режима, но некоторые из них недоумевали: «Зачем нам новый документ? Ведь мы все соблюдаем. Нам не доверяют?»
Ситуация 3
При действующем пропускном режиме организация решила заменить устаревшее оборудование на более современное, в связи с чем потребовалось несколько изменить процедуру получения карточек допуска, использования оборудования, процесс учета отработанного времени и его анализ. Подобные изменения не вызвали массовых недовольств, ведь изменения коснулись только технических деталей и не затронули организационной стороны.
Как бы то ни было, при введении пропускного режима фактор сопротивления работников учитывать необходимо. Иногда от людей можно услышать, что в данной ситуации ограничивается их свобода. Конечно, это не так. Их право на передвижение не ограничивается, но порядок входа и выхода определяется правилами, установленными конкретным работодателем. Согласно части первой ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким образом, работодатель имеет право издать локальный нормативный акт, устанавливающий пропускной режим в организации.
Кроме того, необходимость введения пропускного режима возникает в случаях, когда требуется пресечь нарушения трудовой дисциплины работниками: опоздания, уход с работы до окончания рабочего дня, вынос имущества без разрешения работодателя. Документы, которыми вводится пропускной режим, должны обеспечивать возможность привлечения нарушителей к ответственности.
Обратите внимание!
Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, т.е. подписать положение и приказ должен генеральный директор (директор) либо уполномоченное им лицо по доверенности.
Рассмотрим правила, позволяющие избежать наиболее частых ошибок, которые возникают при введении пропускного режима в организации.
Правила введения пропускного режима
Правило № 1: любые нововведения должны подкрепляться приказом руководителя (Пример 1). Права и обязанности работников, принципы пользования устанавливаемым оборудованием лучше всего изложить в Положении о пропускном режиме, которое станет приложением к приказу о введении пропускного режима и требования которого работники обязаны будут соблюдать. Ведь в соответствии с частью первой ст. 189 ТК РФ дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Согласно части второй ст. 21 ТК РФ работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а на основании ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания.
При нарушении правил пропускного режима (утеря и порча магнитной карточки, использование чужой магнитной карточки, проход без магнитной карточки, вынос материальных ценностей вне установленного порядка) работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.
Правило № 2: чтобы уменьшить сопротивление работников при введении пропускного режима, нужно привлечь их к разработке этих нововведений. Если работники примут участие в разработке Положения о пропускном режиме, они поймут, что их мнение принято во внимание.
Рекомендуется создать комиссию по разработке Положения о пропускном режиме в составе начальников отделов, представить на ее рассмотрение подготовленный ответственными отделами (секретариат, служба безопасности, отдел персонала) проект Положения. Комиссия внесет в документ свои предложения и замечания, начальники отделов обсудят Положение в своих коллективах. Сообщение о подготовке Положения о пропускном режиме можно разместить на доске объявления, в интранете.
Правило № 3: при разработке Положения о пропускном режиме необходимо подробно описать порядок входа и выхода в (из) организацию (и), порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу (Пример 2). Кроме того, необходимо описать порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации (встреча, сопровождение на территории). Можно предусмотреть особые правила для лиц государственного надзора и контроля, которые могут проходить при предъявлении соответствующих документов. Укажите, кто наблюдает за турникетами (охрана организации или охранная организация по договору), функции охранника у турникета, его полномочия.
Правило № 4: приказ, которым утверждается Положение о пропускном режиме, должен содержать точную дату начала действия пропускного режима - например, через неделю после ознакомления работников с приказом. Это время необходимо для адаптации работников к новым условиям. Кроме того, в приказе должны быть указаны должностные лица, ответственные за функционирование пропускного режима в организации, чтобы работники знали, к кому обращаться при возникновении вопросов.
Правило № 5: с приказом и Положением должны быть ознакомлены под роспись все работники, на которых будет распространяться данный режим. В соответствии с частью третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только при условии, что он ознакомлен с документом (в данном случае с Положением о пропускном режиме) под роспись. Ознакомление возможно путем проставления росписи либо в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами, либо в листе ознакомления, прилагаемом к Положению. Ознакомить уже работающих сотрудников с Положением о пропускном режиме необходимо сразу же после подписания приказа и Положения, только принятых - до подписания трудового договора.
Кстати
Отправление документов по электронной почте не заменяет ознакомление под роспись, которое предусмотрено законодательством. При отправке документов по электронной почте будет проблематично доказать факт ознакомления работника с приказом и Положением о пропускном режиме при возникновении трудового спора.
Правило № 6: наличие в организации пропускного режима желательно отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе достаточно лишь упомянуть о наличии пропускного режима в организации, сделав ссылку на Положение и приказ о пропускном режиме.
Правило № 7: при введении в действие приказа о пропускном режиме рекомендуется провести небольшую PR -акцию (например, в форме беседы со всеми работниками коллективно либо по отделам). При этом следует подчеркнуть, что введение пропускного режима, ограничение прохода посторонних лиц и пронесения посторонних предметов вводится в первую очередь с целью обеспечения безопасности работников; указать на заботу руководства о защите жизни и здоровья своих сотрудников. На такой встрече работники имеют возможность задать волнующие их вопросы. Положение и приказ можно дополнительно разместить на досках информирования, в интранете, разослать по электронной почте.
Пример 1
Приказ о введении пропускного режима
ООО «Торговый дом "Столица"»
ПРИКАЗ
15.08.2014 № 15
г. Москва
О введении пропускного режима
В целях обеспечения безопасности работников, сохранности имущества и материальных ценностей
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить пропускной режим на территории ООО «Торговый дом "Столица"» (далее - Организация) с 01.09.2014.
2. Утвердить и ввести в действие Положение о пропускном режиме на территории Организации (Приложение № 1) с 10.09.2014.
3. Руководителю службы безопасности Селицкому И.Р. организовать изготовление и выдачу магнитных карточек допуска для работников Организации в срок до 25.09.2014.
4. Руководителю отдела персонала Куркиной С.М. ознакомить работников с Положением о пропускном режиме на территории Организации под роспись в срок до 25.09.2014.
5. Руководителя службы безопасности Селицкого И.Р. назначить ответственным за осуществление пропускного режима на территории Организации.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Булатова Д.Е. Булатова
С приказом ознакомлены:
Селицкий И.Р. Селицкий 15.08.2014
Куркина С.М. Куркина 15.08.2014
Пример 2
Положение о пропускном режиме
ООО «Торговый дом "Столица"»
ПОЛОЖЕНИЕ
о пропускном режиме на территории ООО «Торговый дом "Столица"»
1.1. Настоящее Положение определяет порядок осуществления пропускного режима в здании (далее - Здание) по адресу: г. Москва, ул. Люблинская, 55, которое принадлежит ООО «Мифист» на праве собственности и используется в качестве офиса ООО «Торговый дом "Столица"» (далее - Организация) на основании договора аренды. Здание располагается на территории Люблянского парка (далее - парк).
1.2. Требования Положения направлены на предотвращение несанкционированного доступа посторонних лиц в Здание и охраняемые помещения; охрану Здания и служебных помещений; предотвращение несанкционированного выноса (вноса) из (в) Здания (е) имущества, оборудования и других материальных ценностей (далее - материальные ценности); обеспечение внутреннего порядка и мер противопожарной безопасности в помещениях и местах общего пользования; обеспечение правил движения по территории парка.
1.3. Пропускной режим включает в себя порядок входа (выхода) в (из) Здание (я) работников Организации и посетителей, порядок выноса (вноса) материальных ценностей, а также въезда (выезда) транспортных средств на (с) территорию (и) парка.
1.4. Охрана Здания и помещений включает в себя предотвращение и пресечение несанкционированного проникновения посторонних лиц в Здание и охраняемые помещения, самовольного выноса (вноса) из (в) Здания (е) материальных ценностей, нарушений работниками Организации, посетителями и посторонними лицами внутреннего распорядка и мер противопожарной безопасности в Здании и в непосредственной близости от него.
1.5. Охрана Здания осуществляется силами собственника Здания. Сотрудники охраны располагаются в охранной комнате, расположенной в непосредственной близости от входных дверей.
1.6. Требования сотрудников охраны, направленные на обеспечение пропускного режима, внутреннего порядка и противопожарной безопасности, обязательны для всех лиц, находящихся в Здании. Работники Организации и посетители обязаны выполнять требования сотрудников охраны в вопросах обеспечения пропускного режима.
1.7. Требования Положения обязательны для всех работников Организации и иных граждан, посещающих Здание (далее - посетители).
1.8. Пропуск работников Организации и посетителей в Здание осуществляется через входные двери, оборудованные системой контроля и управления доступом (СКУД).
1.9. Документом, дающим право входа (выхода) в (из) Здание (я), является магнитная карточка.
2. Порядок входа-выхода работников и посетителей
2.1. Вход в здание работников Организации (кроме работников обособленных подразделений) в рабочие дни осуществляется через входные двери по магнитным карточкам с 08:00 до 18:15.
2.2. До прохода через входные двери в связи с началом рабочего дня Работники, сдававшие карточки, получают обратно магнитные карточки для входа в здание у сотрудника охраны.
2.3. Для входа в здание магнитная карточка прикладывается к считывателю СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.
2.4. Магнитные карточки изготавливаются руководителем департамента по защите информации и безопасности по заявкам работников.
2.5. В случае временного отсутствия магнитной карточки у работников разовый вход-выход в Здание осуществляется по предъявлению паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность.
2.6. При увольнении работники сдают магнитные карточки руководителю департамента по защите информации при получении трудовой книжки и покидают здание через входные двери по предъявлению паспорта.
2.7. В нерабочее время, выходные и праздничные дни сотрудники охраны осуществляют пропуск в здание генерального директора, иных работников по магнитным карточкам в соответствии с приказом по Организации.
2.8. В праздничные и выходные дни, а также в рабочие дни после 18:15 работники пропускаются в Здание по магнитным карточкам по заявкам непосредственных руководителей, согласованным с генеральным директором.
2.9. Работники получают доступ на второй и третий этажи путем приложения магнитных карточек к считывателям СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.
2.10. Сотрудники охраны выдают ключи от помещений в Здании работникам Организации с обязательной регистрацией в Журнале выдачи ключей под роспись.
2.11. Работники обособленных подразделений, прибывшие в Организацию, пропускаются в Здание по предъявлению паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность, с обязательной записью в Журнале учета посетителей.
2.12. При необходимости перемещаться по Зданию работникам обособленных подразделений выдается дежурный пропуск.
2.13. Допуск посетителей в Здание в рабочие дни осуществляется при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, с 09:00 до 17:30. Перед пропуском посетителя сотрудник охраны запрашивает согласие на пропуск данного посетителя у работника, к которому направляется посетитель. При получении согласия сотрудник охраны пропускает посетителя с обязательной записью в Журнале учета посетителей. Сотрудник охраны проводит посетителя в переговорную комнату для ожидания работника Организации.
2.14. Планируя прием посетителей, работники Организации обязаны заблаговременно проинформировать их о правилах пропускного режима, установленных в Здании.
2.15. Посетители перемещаются в Здании только в сопровождении работника Организации.
2.16. По окончании работы все помещения осматриваются находящимися в них работниками. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура обесточивается, окна и форточки закрываются, двери запираются на замок.
2.17. Работники сдают ключи от помещений сотруднику охраны с обязательной росписью в Журнале выдачи ключей.
2.18. Выход из Здания работников осуществляется через входные двери после появления зеленого сигнала после приложения магнитной карточки к считывателю СКУД. Выход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.
2.19. После прохода через входные двери (при выходе в связи с окончанием рабочего дня) работник по желанию сдает магнитную карточку сотруднику охраны.
2.20. Выход работников обособленных подразделений Организации и посетителей осуществляется через входные двери, при этом посетители сопровождаются работником Организации до двери. Отметка о выходе в Журнале учета посетителей обязательна.
2.21. Представители правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, ФСБ), представители надзорных и контролирующих органов (гостехнадзора, энергонадзора, котлонадзора, госсвязьнадзора, санэпиднадзора, инспекции по охране труда, налоговой инспекция и др.), прибывшие по служебным делам, допускаются в Здание при предъявлении служебного удостоверения и в сопровождении руководителя департамента по защите информации и безопасности. О прибытии сотрудника (сотрудников) правоохранительных органов сообщается генеральному директору.
2.22. Проход представителей правоохранительных органов в Здание регистрируется сотрудником охраны в Журнале учета посетителей.
2.23. Пропуск транспортных средств на территорию Организации осуществляется с разрешения генерального директора.
2.24. Ответственность за въезд на территорию и стоянку на территории парка личного автотранспорта несет владелец автотранспорта.
2.25. Въезд транспортных средств на территорию парка осуществляется через ворота с ул. Люблинской с 8:00 до 18:15. Открытие и закрытие ворот осуществляется работником или посетителем, управляющим транспортным средством. После проезда лицо, управляющее транспортным средством, обязано закрыть ворота и закрепить цепь на них.
2.26. Не допускаются в Здание лица: находящиеся в нетрезвом состоянии, а также под воздействием наркотических или психотропных веществ; не выполнившие в полном объеме требования сотрудника охраны по осуществлению пропускного режима; с огнестрельным оружием и боеприпасами; с легковоспламеняющимися жидкостями и взрывоопасными предметами.
2.27. Лицо, находящееся в нетрезвом состоянии, при попытке входа-выхода задерживается сотрудником охраны, о чем докладывается генеральному директору и руководителю по защите информации и безопасности. Руководитель по защите информации и безопасности составляет акт о нарушении пропускного режима. Акт подписывается сотрудником охраны и лицами, назначенными генеральным директором, а также нарушителем. При отказе нарушителя подписать акт в него вносится соответствующая запись.
2.28. В целях недопущения вноса запрещенных предметов и несанкционированного выноса материальных ценностей сотрудник охраны может производить досмотр сумок, портфелей, иной ручной клади работников и посетителей при наличии достаточных оснований полагать, что в них находятся предметы, запрещенные к вносу, либо похищенные материальные ценности. Досмотр может производиться только с согласия данного работника или посетителя.
2.29. При несогласии лица предъявить ручную кладь для досмотра, а также при наличии достаточных оснований полагать, что запрещенные к вносу предметы либо похищенные на объекте материальные ценности спрятаны непосредственно на его теле либо в одежде, лицо не допускается в Здание, а при попытке выхода задерживается и передается представителям органов внутренних дел.
3. Заключительные положения
3.1. Во избежание порчи магнитной карточки работники обязаны хранить ее вдали от нагревательных приборов, магнитов, иных магнитных карточек.
3.2. В случае утраты или повреждения магнитной карточки работник должен немедленно сообщить об этом руководителю департамента по защите информации и безопасности для проведения служебного расследования.
3.3. В случае вывода из действия магнитной карточки (размагничивание, окончание срока действия, повреждение) работник должен сообщить об этом руководителю департамента по защите информации и безопасности и сдать недействующую карточку.
3.4. Лица, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, привлекаются к дисциплинарной ответственности при установлении их вины.
3.5. Лица, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, обязаны возместить Организации стоимость ее изготовления.
3.6. Нарушение настоящего Положения влечет проведение служебного расследования и привлечение к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации.
3.7. Нарушение пропускного режима служит основанием для снижения размера ежемесячной премии.
3.8. Настоящее Положение в обязательном порядке доводится до сведения каждого работника Организации, работающего в Здании, под роспись.
Подготовлено:
Руководитель отдела персонала Куркина С.М. Куркина
Руководитель службы безопасности. Селимзянов И.Р. Селимзянов
Ю.Ю. Жижерина, директор по персоналу
Справочные материалы по управлению безопасностью на предприятии
Инструкция о пропускном режиме
Упражнение дает больше, чем хорошее природное дарование.
Протагор (ок. 480-410 до н.э.)
Пропускн
ой режим
является неотъемлемой частью общей системы охраны
объекта
. Практическое решение этих вопросов оформляется в виде "Инструкции
о пропускном
режиме
". Указанная инструкция
должна определять систему организационно-правовых охранных мер, устанавливающих разрешительный порядок (режим
) прохода (проезда) на объект (с объекта
), и может включать:
1. Общие положения
В этом разделе указываются:
- нормативные документы, на основании которых составлялась инструкция ;
- определение контрольно-пропускн ого режим а и цель его установления;
- на кого возлагается руководство пропускн ым режим ом, практическое его осуществление;
- санкции к нарушителям контрольно-пропускн ого режим а;
- требования к оборудованию различных помещений.
В этом разделе рекомендуется:
- перечислить все КПП и их назначение, описание, расположение и установить их единую нумерацию;
- изложить требования к оборудованию КПП;
- установить порядок прохода сотрудников и посетителей на территорию объекта и в категорированные подразделения;
- определить права и основные обязанности контролеров КПП;
- установить помещения, где запрещается принимать посетителей и представителей сторонних организаций.
В этом разделе указываются:
- порядок допуска на территорию объекта (с объекта ) автотранспорта, принадлежащего объекту;
- въезд-выезд и стоянка на территории объекта транспорта, принадлежащего сотрудникам на правах личной собственности;
- порядок пропуска автомашин сторонних организаций, прибывших с грузом в адрес объекта в рабочее и нерабочее время;
- порядок вывоза (ввоза) товарно-материальных ценностей;
- правила оформления документов на вывоз (вынос) материальных ценностей с территории объекта .
5. Виды пропусков, порядок их оформления.
В этом разделе определяются:
- виды пропусков, их количество и статус;
- описание пропусков;
- порядок оформления и выдачи пропусков;
- общая замена и перерегистрация пропусков;
- мероприятия при утере пропуска сотрудником.
Постоянные пропуска выдаются сотрудникам объекта , принятым на постоянную работу, а также работникам других организаций, закрепленных для постоянного обслуживания объекта . Постоянные пропуска могут делиться на группы, их количество и назначение определяются инструкцией о контрольно-пропускном режим е. Постоянные пропуска могут храниться как на руках у сотрудников объекта , так и в кабинах на КПП. Постоянные пропуска лиц, убывающих с объекта на длительное время (отпуск, болезнь, командировка и т.п.), сдаются на хранение в бюро пропусков (отдел кадров), а при оставлении таких пропусков в кабине на ячейке (где хранится пропуск) делается соответствующая отметка. Пропуска уволенных сотрудников уничтожаются установленным порядком.
Временные пропуска выдаются лицам, работающим по контракту, находящимся на вре-менной работе, прикомандированным к предприятию, и хранятся, как правило, на КПП. Срок действия и порядок оформления временных пропусков определяется инструкцией о контрольно-пропускном режим е.
Временные пропуска могут быть с фотографией и без фотографии. Временные пропуска без фотографии действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (требовать их предъявления охранники не вправе).
Разовые пропуска (для посетителей и клиентов) выдаются на одно лицо и только для разового посещения предприятия и его подразделений. Пропуск оформляется и действителен при наличии документа, удостоверяющего личность. Разовые пропуска должны периодически меняться по цвету бланков и другим отличительным признакам.
Разовый пропуск, выданный водителю транспортного средства, может служить одновременно и разовым пропуском для транспорта.
Разовый пропуск действителен для входа на территорию объекта или его подразделения в течение определенного времени.
Контроль посетителей предприятия с разовыми пропусками осуществляется с помощью отметки на оборотной стороне пропуска , где указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя.
Разовый пропуск изымается на посту контролером при выходе посетителя с объекта и сдается в бюро пропусков. О лицах, не вышедших с объекта по истечении установленного срока действия пропуска , контролер докладывает начальник у караула (дежурному по КПП) для принятия мер по выяснению причин задержки. Фамилии лиц, посетивших объект по разовому пропуску, записывают в специальную книгу учета.
Материальные пропуска для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей выдаются администрацией предприятия. Срок действия пропуска определяется инструкцией о контрольно-пропускном режим е. Материальные пропуска должны изыматься на КПП и сдаваться в бюро пропусков.
Образцы действующих пропусков должны находиться на КПП. Для обучения сотрудников охраны выделяется необходимое количество образцов пропусков.
6. Учет и отчетность, порядок хранения пропусков, печатей.
В зависимости от структуры предприятия и характера его деятельности инструкция может содержать и другие разделы.
7. Оборудование контрольно-пропускн ых пунктов.
Для организации пропускн ого режим а на предприятии оборудуются контрольно-пропускн ые пункты. Оборудование КПП должно обеспечивать необходимую пропускн ую способность и возможность тщательной проверки пропусков у проходящих лиц и удовлетворять следующим требованиям:
- исключать возможность несанкционированного проникновения через КПП на объект (с объекта
- способствовать сокращению времени на проверку документов, досмотр транспорта и материальных ценностей;
- способствовать исключению (сведению к минимуму) ошибок охранника при пропуске людей и транспорта;
- обеспечивать меры безопасности охранника в рабочее время.
8. КПП для прохода людей.
Для контроля лиц, проходящих на объект и в отдельные здания (помещения), строятся КПП. Такое КПП рекомендуется оборудовать комнатой для охраны , камерой хранения, гардеробом, турникетом с фиксирующими устройствами-запорами.
Размещение помещений определяется проектами и зависит от средств механизации, автоматизации КПП и особенностей предприятия.
В контрольно-пропускном зале устраиваются проходы, которые оборудуются техническими средствами охраны и барьерами. В комплект оборудования, как правило, входят:
- средства механизации, автоматизации, системы контроля доступа;
- физические барьеры (ограждения, турникеты, калитки);
- основное и резервное освещение;
- средства связи и тревожной сигнализации;
- системы видеоконтроля.
Для осуществления надежного контроля чаще используются "нормально закрытые" тур-никеты - роторные турникеты-"вертушки", турникеты-триподы и калитки.
Калитки применяются для управления потоками людей - организации свободного прохода в одну сторону (на вход или выход) и запрета прохода в другую. Калитки широко используются в магазинах, аэропортах, вокзалах. Применение калиток для контроля доступа неэффективно, это связано с тем, что калитки не разделяют поток людей по одному, так как после открытия калитки через нее могут пройти несколько человек. Калитки могут устанавливаться для организации свободного выхода, в то время как контроль входа доверяют триподам или "вертушкам".
Турникеты-триподы с тремя преграждающими планками являются одним из наиболее оп-тимальных средств для осуществления контроля санкционированного прохода, так как разделяют поток людей по одному, обеспечивая при этом высокую пропускн ую способность. Триподы могут применяться в системах электронных проходных, в том числе в условиях большого потока людей. Для предотвращения возможности подлезть под планки турникета или перепрыгнуть через них на турникете рекомендуется устанавливать специальные датчики, которые срабатывают при попытке несанкционированного прохода.
Роторные турникеты-"вертушки" применяются в тех случаях, когда необходимо полное перекрытие зоны прохода. Они могут быть различными по высоте - от поясных до турникетов в полный рост, которые конструктивно подобны вращающимся дверям.
9. Автотранспортные КПП.
В состав автотранспортного КПП входят грузовая площадка и служебные помещения. Площадка предназначается для размещения автомобилей. Площадки могут располагаться как на территории предприятия, так и за ее пределами, на местности, непосредственно примыкающей к основным воротам КПП. Она должна отвечать следующим требованиям:
- иметь достаточную площадь для размещения транспорта, технические средства для обес-печения нормальных условий работы охранника;
- исключать возможность несанкционированного проникновения на объект (с объекта ) людей и транспортных средств;
- обеспечивать при установленной интенсивности движения в любое время суток и года фиксирование автомобильного транспорта и перевозимых грузов;
- быть изолированной от других сооружений, не имеющих отношения к охране объекта и оборудованию КПП;
- обеспечивать меры безопасности охранника при выполнении своих обязанностей.
На территории, отведенной для строительства площадки, производится планировка местности с таким расчетом, чтобы на ней не задерживались дождевые и талые воды. Поперечный уклон площадки делается не менее 2% от места выставления охранника в направлении ее боковых сторон (перпендикулярно проезжей части). Поверхность площадки покрывается бетоном или асфальтом.
На проезжей части площадки выделяется место для остановки транспорта, ограниченное двумя линиями "СТОП", выполненными белой краской. Перед въездом на досмотровую площадку с внешней стороны основных и вспомогательных ворот (шлагбаума), не ближе 3 м от них, также наносится поперечная линия и надпись "СТОП".
Автотранспортные КПП могут оборудоваться весами для взвешивания автомобилей, ямой или эстакадой для осмотра грузов, механизированными устройствами для автоматического открытия и закрытия ворот с фиксаторами.
Площадки по периметру оборудуются физическими барьерами и рубежом сигнализации. Площадки, как правило, выгораживаются просматриваемым забором из металлической сетки или декоративных решеток высотой до 2,5 метров. На площадке оборудуются основные и вспомогательные механизированные ворота. Основные ворота устанавливаются на линии основного ограждения объекта , а вспомогательные - на противоположной стороне досмотровой площадки. Вместо ворот могут применяться механизированные шлагбаумы. На автомобильных КПП используются ворота с ограничением и без ограничения габаритов по высоте. По конструкции они могут быть распашными или раздвижными (выдвижными). Распашные ворота должны оборудоваться фиксаторами.
Организация пропуска на охраняемый объект сотрудников, посетителей, представителей контрольных и правоохранительных органов
Проход сотрудников и посетителей на территорию объекта в категорированные подразделения и обратно осуществляется по установленным на объекте пропускам, через контрольно-пропускн ые пункты. Пропуск должен являться основным документом, дающим право на проход.
Допуск командированных (посетителей) производится по временным, разовым пропускам в установленные и указанные в пропуске часы, в исключительных случаях - по утвержденным начальник ом службы безопасности спискам.
Представители средств массовой информации допускаются на объект на общих основаниях в сопровождении представителей администрации.
В нерабочее время, выходные и праздничные дни допуск сотрудников на объект должен быть ограничен и производиться по предварительным заявкам (спискам) руководителей подразделений, завизированными начальник ом службы безопасности , с предъявлением постоянного пропуска. На предприятиях со сменным режим ом работы к пропуску могут выдаваться специальные вкладыши сменности.
Дежурные специальных служб объекта (электрики, сантехники, работники связи и т.д.), работающие посменно, допускаются на территорию объекта в нерабочее время, в выходные и праздничные дни по спискам, подписанным начальник ами соответствующих служб и утвержденными начальник ом службы безопасности .
На основании действующего законодательства и решения администрации отдельные категории лиц пользуются правом прохода на объект без пропуска, при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся:
- работники прокуратуры;
- работники милиции;
- инспектора труда, котлонадзора, энергонадзора по территориальности;
- должностные лица и отдельные категории работников санитарно-эпидемической службы органов здравоохранения, осуществляющие санитарный надзор.
В целях осуществления пропускн ого режим а на территории объекта и в его структурных подразделениях приказом начальник а предприятия утверждается перечень категорированных подразделений (помещений), хранилищ. В этих помещениях устанавливаются специальный режим и повышенная ответственность за его соблюдение работниками этих подразделений.
Допуск в эти помещения осуществляется строго по списку, согласованному со службой безопасности . Прием посетителей сторонних организаций и предприятий, как правило, максимально ограничивается.
Во всех помещениях категорированных подразделений должны быть вывешены в застек-ленных рамках списки работников, имеющих допуск в эти помещения. Все помещения по окончании работ осматриваются дежурными по подразделениям и лицами, ответственными за их противопожарное состояние. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура обесточивается, окна и форточки закрываются, двери запираются на замок и опечатываются. По окончании рабочего дня оборудованные охранной сигнализацией категорированные помещения, спецхранилища, склады и др. объекты закрываются и опечатываются ответственными лицами этих подразделений. Помещения сдаются под охрану караула. Представитель охраны проверяет сигнализацию в присутствии работников, сдающих помещение. Ключи от этих помещений в опечатанных пеналах сдаются под расписку начальник у караула.
Получение ключей, вскрытие помещений, оборудованных охранной сигнализацией, производят лица, имеющие допуск на право вскрытия этих помещений с предъявлением постоянного пропуска. Списки лиц, имеющих право вскрывать (закрывать) указанные помещения, с указанием номеров печатей, которыми опечатываются помещения, и номеров служебных телефонов подписываются начальник ом подразделения и утверждаются начальник ом службы безопасности .
Все лица, пытающиеся пройти через КПП без предъявления пропуска или по чужому, не-правильно оформленному пропуску, пронести на объект (с объекта ) запрещенные предметы, на объект не допускаются.
Допуск на территорию предприятия транспортных средств, вывоз материальных ценностей
Допуск на территорию (с территории) предприятия транспортных средств, принадлежащих предприятию, производится при предъявлении водителем личного пропуска со специальным шифром или транспортного пропуска и путевого листа. Грузчики и сопровождающие лица, следующие с транспортом, пропускаются через КПП на общих основаниях.
Въезд и стоянка на территории предприятия транспорта, принадлежащего сотрудникам на правах личной собственности, разрешается по специальным спискам.
Автомашины сторонних организаций, прибывшие с грузом в адрес предприятия в рабочее время, допускаются на территорию по служебным запискам. Въезд машин на территорию предприятия производится штатным водителем в сопровождении представителя администрации (грузополучателя).
Железнодорожный транспорт и обслуживающие его бригады пропускаются на предприятие по пропускам установленного образца, по спискам или иным порядком, установленным инструкцией о пропускном режим е. Для пропуска железнодорожного транспорта от подразделения охраны выделяется специальная группа.
Опломбированные вагоны и контейнеры пропускаются через КПП после их внешнего осмотра, если оттиски пломб соответствуют оттискам в сопроводительных документах или накладных. В случаях несоответствия оттисков, обнаружения проломов вагона (контейнера) или обрыва пломбы вагон (контейнер) подлежит вскрытию и осмотру в присутствии представителей администрации и железной дороги.
Вывоз и вынос готовой продукции и других материальных ценностей с территории объекта осуществляется по материальным пропускам установленного образца.
Убедившись в правильности оформления документов и их полном соответствии с вывозимыми ценностями, охранник оставляет на КПП пропуск, ставит на пропуске дату и время вывоза груза, расписывается и дает разрешение на вывоз материальных ценностей.
Все документы, вывозимые (выносимые) с предприятия материальные ценности регистрируются в бюро пропусков по книге учета и в течение следующего дня передаются в бухгалтерию. Бланки всех видов материальных пропусков изготавливаются типографским способом и хранятся в бухгалтерии, выдаются в подразделения предприятия по служебным запискам. Документы на вывоз (вынос) материальных ценностей должны быть выписаны только на то количество груза (мест, веса и т.п.), которое может быть вывезено (вынесено) одновременно, и действительны только на дату, указанную в разрешительном документе.
Строительные и древесные отходы, макулатуру, металлолом, металлическую стружку рекомендуется вывозить с территории предприятия по приказ-счету как материальные ценности. Вывоз с территории объекта различного мусора, земли и снега может производиться без оформления документов, но с обязательной регистрацией на автотранспортном КПП.
Контроль за транспортными средствами, въезжающими (въезжающими) на предприятие, рекомендуется проводить в следующей последовательности.
Работник охраны , убедившись в правильности оформления сопроводительных документов, должен удостовериться в соответствии наименования и количества ввозимого (вывозимого) груза данным в сопроводительных документах, а также проверить скрытые места транспортного средства (которые могут использоваться для хищения). С этой целью он осматривает транспортное средство и груз, используя специальную смотровую площадку, эстакаду. Материальные ценности на транспортном средстве должны быть уложены в определенном порядке, удобном для контроля. При пропуске опломбированных (опечатанных) грузов охранник сверяет пломбы (печати) с указанными в накладных и, убедившись в полном соответствии количества и наименования груза сопроводительным документам, разрешает въезд или выезд автотранспорта. Материальные пропуска , товаротранспортные накладные регистрируются охранником в книге учета (отдельно на ввозимые и вывозимые грузы) в строгом соответствии с порядком их поступления.
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение является внутренним правовым актом, разработанным в целях обеспечения сохранности материальных ценностей, защиты коммерческой тайны, обеспечения личной безопасности сотрудников и посетителей [наименование организации] (далее - Объект) с использованием контроля и разграничения доступа лиц на территорию и в служебные помещения Объекта, а также контроля за перемещением материальных ценностей.
1.2. Пропускной и внутриобъектовый режимы на Объекте устанавливаются в целях:
Защиты жизни и здоровья сотрудников и посетителей Объекта;
Защиты конфиденциальной информации Объекта;
Предотвращения фактов хищений материальных ценностей Объекта;
Исключения возможности несанкционированного доступа на Объект;
Установления порядка допуска сотрудников и посетителей в помещения Объекта;
Исключения возможности бесконтрольного передвижения посетителей по территории Объекта.
1.3. Ответственность за общую организацию и контроль за состоянием пропускного и внутриобъектового режима на Объекте возлагается на [например, отдел безопасности].
1.4. Ответственность за осуществление внутриобъектового режима возлагается на [например, руководителей структурных подразделений].
1.5. Практическое осуществление пропускного режима возлагается на [например, сотрудников частного охранного предприятия].
1.6. Требования Положения обязательны для выполнения всеми сотрудниками и посетителями Объекта.
1.7. Лица, нарушающие требования пропускного и внутриобъектового режима, привлекаются к дисциплинарной и административной ответственности, если совершенное ими нарушение не влечет за собой уголовной или иной ответственности.
1.8. Сотрудники охраны при соблюдении пропускного и внутриобъектового режима руководствуются действующим законодательством, настоящим Положением, а также приказами и распоряжениями руководства Объекта.
2. Пропускной режим
2.1. Пропускной режим - это совокупность мероприятий и правил, определяющих порядок входа (выхода) людей, вноса (выноса) материальных ценностей на территорию (с территории) Объекта.
2.2. Для прохода людей на территорию объекта организуются и оборудуются контрольно-проходные пункты (КПП).
2.3. Проход на охраняемую территорию Объекта разрешается:
Сотрудникам по списку, утвержденному [должность руководителя организации], при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность [или по постоянному пропуску];
Посетителям (клиентам) по личному распоряжению (письменному или устному) [должность руководителя организации или структурного подразделения] с записью в книгу посетителей и при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
2.4. В случае наличия постоянно действующих договоров со сторонними организациями составляется одна служебная записка на весь срок действия договора.
2.5. При необходимости работы сотрудников в нерабочее время, в выходные и праздничные дни должностные лица, определенные приказом руководителя Объекта, заблаговременно представляют охране списки лиц, привлекаемых к работе, с указанием времени начала и окончания работы.
2.6. Отдельные рабочие группы и посетители могут пропускаться на охраняемую территорию в сопровождении [должность руководителя] без оформления пропусков.
2.7. Сотрудники полиции и Прокуратуры пропускаются на территорию Объекта беспрепятственно при предъявлении ими соответствующего удостоверения.
2.8. Сотрудники охраны обязаны записать в книгу учета посетителей следующие данные о сотрудниках полиции и прокуратуры: Ф. И. О., из какого ОВД/Прокуратуры прибыл, занимаемая должность, номер и дата выдачи служебного удостоверения, цель прибытия.
2.9. О прибытии на Объект сотрудников полиции и Прокуратуры сотрудники охраны обязаны доложить руководству Объекта и начальнику охраны.
2.10. Сотрудники охраны вправе воспрепятствовать проходу на Объект или нахождению на Объекте лиц, не выполняющих требования настоящего Положения.
2.11. При стихийных бедствиях, авариях и других чрезвычайных обстоятельствах сотрудники спецподразделений (ФСБ, МВД, МЧС), а также аварийные бригады пропускаются на охраняемую территорию беспрепятственно.
2.12. На случай пожара и иных стихийных бедствий сотрудниками охраны открываются дополнительные (запасные) проходы (выходы) для людей.
2.13. На охраняемую территорию не допускаются:
Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии или состоянии наркотического опьянения;
Лица, имеющие при себе огнестрельное или холодное оружие, и не являющиеся сотрудниками правоохранительных органов;
Лица, не имеющие при себе документов, дающих право находиться на территории Объекта.
2.14. Документом, дающим право выноса (вноса) материальных ценностей, является накладная, наряд-приказание или материальный пропуск установленного образца.
2.15. Образцы пропусков, накладных, товарно-транспортных накладных с подписью лиц, которым предоставлено право подписи этих документов, должны находиться на КПП.
2.16. Вынос материальных ценностей по устным распоряжениям или по документам не установленной формы запрещается.
2.17. При выявлении расхождения наличия выносимых материальных ценностей с записями о них в сопроводительных документах лица, осуществляющие их вынос, задерживаются для проверки, о чем охранник на КПП докладывает начальнику охраны (старшему смены) для принятия необходимых мер.
2.18. На вынос различной документации (служебной, технической и т. д.) в полном объеме распространяются требования и правила, установленные для выноса материальных ценностей.
2.19. В исключительных случаях, когда имеются данные в отношении конкретного лица, причастного к хищению материальных ценностей или документов, охрана производит досмотр вещей и личный досмотр с оформлением протокола (акта).
2.20. Сотрудники охраны вправе производить осмотр въезжающих на Объект (выезжающих с Объекта) транспортных средств, за исключением транспортных средств оперативных служб государственных военизированных организаций, в случае возникновения подозрения, что указанные транспортные средства используются в противоправных целях.
2.21. Осмотр транспортных средств должен производиться в присутствии водителей и лиц, сопровождающих указанные транспортные средства.
3. Внутриобъектовый режим
3.1. Внутриобъектовый режим - это совокупность режимных мероприятий и правил внутреннего распорядка, а также требований документов, регламентирующих вопросы сохранности имущества и материальных ценностей от хищения и пожаров.
3.2. Все помещения Объекта делятся на категории по степени их доступности сотрудниками и посетителями.
3.3. Право доступа в конкретные помещения определяется приказами [должность руководителя] и осуществляется с помощью [например, карты доступа].
3.4. Запрещается бесконтрольное нахождение на Объекте или бесконтрольное перемещение по нему посетителей.
3.5. На территории Объекта запрещается:
Использовать дополнительные электрообогревательные приборы;
Курить в не установленных для этого местах;
Вскрывать объекты и помещения, находящиеся под охраной (стоящие на сигнализации), без разрешения (уведомления) охраны;
Находиться сверх времени, указанного в пропуске;
Находиться без документов и пропусков;
Распивать спиртные напитки;
Нарушать общественный порядок.
3.6. При убытии из служебных кабинетов (помещений) сотрудники обязаны проверить выключение всех электроприборов, убрать в сейфы служебные документы.
3.7. Сотрудник и охранник расписываются в книге приема и сдачи помещений в начале и по окончании рабочего дня.
3.8. Проходы к средствам пожаротушения, запасные выходы, внутренние переходы (коридоры, лестничные площадки, подвальные и чердачные помещения) должны быть свободными.
4. Правила производства досмотра
4.1. Досмотр вещей лиц, находящихся на охраняемой территории Объекта, а в исключительных случаях и личный досмотр производятся в целях пресечения хищения имущества, документов и материальных ценностей и изъятия похищенного, при наличии у администрации Объекта или у сотрудников охраны достаточных данных о совершении хищения.
4.2. Досмотр производится в случаях:
Когда лицо застигнуто в момент совершения хищения или непосредственно после его совершения;
Наличия признаков совершения хищения в виде следов на одежде и вещах;
Когда очевидцы прямо укажут на данное лицо, как совершившее хищение;
Нарушения пропускного режима с признаками совершенного хищения;
Когда имеются данные технических средств о факте совершения хищения.
4.3. Досмотр производится сотрудником охраны, а также лицами, специально уполномоченными на это руководством Объекта.
4.4. Досмотру должно предшествовать предложение лицу, в отношении которого имеются данные о совершении им хищения, добровольно предъявить предметы (материальные ценности), не подлежащие выносу с территории Объекта.
4.5. Личный досмотр производится лицом одного пола с досматриваемым, в присутствии понятых того же пола в отдельном помещении, исключающем доступ посторонних лиц и отвечающем требованиям санитарии и гигиены.
4.6. При обнаружении предметов, похищенных или не разрешенных к выносу с охраняемой территории, они изымаются.
4.7. Лицо, производящее досмотр, составляет акт в трех экземплярах: один остается у лица, совершившего хищение, второй - у охраны, третий передается руководству Объекта.
4.8. Акт подписывается лицом, производящим досмотр, и понятыми и регистрируется в книге приема и сдачи дежурства.
4.9. Изъятые предметы сдаются по накладной администрации Объекта.
4.10. Лица, производящие досмотр, не вправе разглашать сведения, связанные с производством досмотра.
4.11. Лица, подвергнутые досмотру, могут обжаловать действия лиц, производивших досмотр, в установленном законом порядке.
5. Порядок задержания правонарушителей
5.1. Административному задержанию подлежат лица, совершившие правонарушения, связанные с посягательством на жизнь и здоровье сотрудников охраны и иных лиц, охраняемое имущество, общественный порядок; в целях установления личности нарушителей и составления акта о правонарушении.
5.2. Административное задержание лиц может производиться [указать должность лица, например, начальником охраны Объекта] и длиться не более трех часов.
5.3. О задержании лиц по согласованию с руководством организации немедленно ставится в известность дежурный ОВД по телефону [указать номер].
5.4. По просьбе задержанного лица о месте его нахождения уведомляются его родственники, администрация по месту работы, учебы; о задержании несовершеннолетнего уведомляются его родители или лица, их замещающие.
5.5. В каждом случае задержания составляется акт о задержании в трех экземплярах: первый экземпляр остается у охраны, второй передается администрации Объекта, третий остается у задержанного (передается прибывшему сотруднику полиции).
5.6. Сотрудникам охраны разрешается применение специальных средств и огнестрельного оружия только в случаях и в порядке, предусмотренных Законом РФ "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации", и в пределах предоставленных лицензией прав.
5.7. Действия сотрудника охраны до, во время и после применения специальных средств и огнестрельного оружия регламентированы инструкцией по охране объекта, а также должностной инструкцией частного охранника.
Это комплекс организационно-правовых ограничений и правил, устанавливающих порядок пропуска через контрольно-пропускные пункты в отдельные здания (помещения) фирмы сотрудников объекта, посетителей, транспорта и материальных средств, при котором исключается возможность бесконтрольного прохода (проезда), вноса (выноса) материальных ценностей.
Пропускной режим регламентирует:
Установку и оборудование определенных мест (КПП) для прохода (проезда) на территорию (с территории) охраняемого объекта;
Порядок допуска на территорию объекта рабочих и служащих данного объекта и посетителей;
Контроль за вывозом (выносом), ввозом (вывозом) продукции и материальных ценностей;
Перечень должностных лиц, имеющих право выдачи и подписи всех видов пропусков для прохода (въезда-выезда) на территорию охраняемого объекта;
Порядок оформления материальных пропусков;
Порядок допуска на охраняемый объект в выходные и праздничные дни;
Оборудование камер хранения личных вещей и площадок для личного автотранспорта.
Вся ответственность за организацию пропускного режима в фирме возлагается на руководство службы охраны. Практическое осуществление пропускного режима возлагается на сотрудников охраны, которые должны знать установленные на объекте правила пропускного режима, действующие документы по порядку пропуска на объект (с объекта) сотрудников и посетителей, ввоза (вывоза) товарно-материальных ценностей. Пропускной режим может быть установлен как в целом по объекту, так и в отдельных корпусах, зданиях, отделах, хранилищах и других специальных помещениях.
В целях осуществления пропускного режима на территории объекта и в его структурных подразделениях приказом директора предприятия утверждается перечень категорированных подразделений (помещений).
В этих помещениях устанавливаются специальный режим и повышенная ответственность за его соблюдение работниками этих подразделений. Допуск в эти помещения осуществляется строго по списку, согласованному со службой охраны. Прием посетителей сторонних организаций и предприятий, как правило, максимально ограничивается.
Во всех помещениях категорированных подразделений должны быть вывешены списки работников, имеющих доступ в эти помещения. Все помещения по окончании работ осматриваются дежурными по подразделениям и лицами, ответственными за их противопожарную безопасность.
По окончании рабочего дня категорированные помещения запираются на замок, опечатываются и сдаются под охрану. представитель охраны поверяет сигнализацию в присутствии работников, сдающих помещение.
Ключи от этих помещений в опечатанных пеналах сдаются под расписку начальнику караула.
Получение ключей, вскрытие помещений, оборудованных охранной сигнализацией, производят лица, имеющие право вскрытия этих помещений с предъявлением постоянного пропуска. Списки лиц, имеющих право вскрывать (закрывать) указанные помещения, с указанием номеров печатей, которыми опечатываются помещения, и номеров служебных телефонов подписываются начальником подразделения и утверждаются начальником службы безопасности.
Все лица, пытающиеся пройти через КПП без предъявления пропуска, по чужому или неправильно оформленному пропуску, пронести на объект (с объекта) запрещенные предметы, задерживаются сотрудниками охраны.
По каждому факту задержания начальник караула или дежурный по объекту составляет служебную записку о нарушении пропускного режима.
Пропускные документы
При разработке инструкции о контрольно-пропускном режиме определяются виды и группы пропусков, которые будут действовать на данной фирме (предприятии). В настоящее время на предприятиях помимо картонных пропусков широко используются пластиковые электронные пропуска.
На крупных предприятиях, как правило, устанавливаются несколько видов пропусков, дающих право прохода сотрудников и посетителей на территорию фирмы, вноса (выноса), ввоза (вывоза) товарно-материальных ценностей – удостоверения личности, пропуска.
Пропуска могут быть постоянные, временные и разовые для сотрудников и посетителей, а также материальные для ввоза (вывоза) материальных ценностей.
Постоянные пропуска выдаются сотрудникам объекта, принятым на постоянную работу, а также работникам других организаций, которые постоянно обслуживают объект. Постоянные пропуска могут делиться на группы, их количество и назначение определяется инструкцией о пропускном режиме. Постоянные пропуска могут храниться как на руках у сотрудников объекта, так и в кабинах на КПП.
Постоянные пропуска лиц, убывающих с объекта на длительное время (отпуск, болезнь, командировка и пр.) сдаются на хранение в бюро пропусков (отдел кадров), а при хранении таких пропусков в кабине КПП на ячейке (где хранится пропуск) делается соответствующая отметка.
В случае утраты постоянного или временного пропусков, лицо, утратившее пропуск, обязано сообщить об этом руководителю объекта или начальнику охраны, который принимает срочные меры к недопущению проникновения посторонних лиц на охраняемый объект по чужому документу. В целях укрепления дисциплины виновные в утрате пропуска могут подвергаться дисциплинарному или общественному воздействию.
У лиц, уволенных с работы, при расчете с ними пропуска отбираются, о чем делается отметка в журнале учета и выдачи пропусков, и уничтожаются в установленном порядке.
На удостоверениях и пропусках проставляются печати, предусмотренные правилами режима, и цифровые знаки, определяющие зону доступности, период их действия, право проноса на территорию портфелей (кейсов, папок и пр.). Период пребывания сотрудников на территории фирмы в рабочее и внерабочее время определяется руководством с проставлением цифрового знака на удостоверении или пропуске. Образцы удостоверений личности и пропусков разрабатываются службой охраны и утверждаются руководством фирмы.
Полная замена удостоверений личности и постоянных пропусков производится, как правило, через 3-5 лет. Через 2-3 года производится перерегистрация с проставлением соответствующей отметки.
Образцы бланков пропусков разрабатываются администрацией объекта, по своему внешнему виду и содержанию пропуска должны отличаться друг от друга и обладать некоторыми степенями защиты. Все виды пропусков, за исключением материальных, оформляются и выдаются бюро пропусков (или иным подразделением) по письменным заявкам. Виды пропусков определяются в зависимости от специфики предприятия.
Утвержденные образцы удостоверений личности, пропусков, оттисков цифровых знаков, печатей (штампов), проставляемых на удостоверениях и пропусках, списки с образцами подписей руководства или уполномоченных лиц, имеющих право подписывать удостоверения и припуска, передаются начальнику отдела режима и охраны под расписку.
Для перерегистрации, замены или изменения пропускных документов ежегодно по состоянию на 1 января в службу охраны направляются отделом кадров списки сотрудников с указанием должности, фамилии, имени, отчества и наименования документа с соответствующими пометками (круглосуточно, рабочее время с ___ по ___, с портфелем, в какую зону и т.п.).
Удостоверения личности и постоянные пропуска могут выдаваться лицам, не работающим на данной фирме, по отдельному утвержденному руководством списку с указанием учреждения, должности, фамилии, имени, отчества и сопроводительных пометок. Эти документы должны постоянно храниться в бюро пропусков (или у уполномоченного лица) и выдаваться посетителю в момент его прибытия. После завершения работы эти лица сдают документы в бюро пропусков.
Удостоверения и постоянные пропуска выдаются указанным лицам на основании письменных ходатайств руководителей учреждений, где они состоят в штате.
Временные пропуска с фотографиями на срок до трех месяцев выдаются лицам, работающим временно, или прикомандированным. Временные пропуска без фотографии на срок до одного месяца действуют при предъявлении паспорта (удостоверения личности).
Продление действия временных пропусков допускается на срок не более двух месяцев.
Удостоверения или постоянные пропуска выдаются сотрудникам при поступлении на работу на основании приказа о зачислении в штат.
Разовые и материальные пропуска.
Разовые пропуска (для посетителей и клиентов) выдаются на одно лицо и только для разового посещения предприятия и его подразделений. Разовые пропуска выписываются в бюро пропусков при наличии у посетителя документа, удостоверяющего личность. Разовые пропуска изымаются из обращения сотрудником охраны на КПП при выходе с территории объекта.
При проходе на территорию объекта группы лиц разовый пропуск выписывается на руководителя группы с указанием в пропуске количества лиц, следующих с ним.
Иностранные делегации могут пропускаться на территорию с разрешения руководителя объекта без пропусков, но в сопровождении ответственного лица.
Разовые пропуска следует периодически менять по цвету бланков и другим признакам.
Разовый пропуск, выданный водителю транспортного средства, может служить одновременно и разовым пропуском для транспорта.
Разовый пропуск действителен для входа на территорию объекта или его подразделение в течение определенного времени. Так он действителен в течение 30 минут с момента выдачи до входа в здание, а также в течение 15 минут после отметки на пропуске о времени ухода посетителя из фирмы.
Контроль за посетившими предприятие по разовому пропуску осуществляется с помощью отметки на оборотной стороне пропуска, где указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя. Разовый пропуск изымается на КПП контролером при выходе посетителя с объекта и сдается в бюро пропусков. О лицах, не вышедших с объекта по истечении срока действия пропуска, охранник докладывает начальнику караула (дежурному по КПП) для принятия мер по выяснению причин задержки. Фамилии лиц, посетивших объект по разовому попуску, могут записываться в специальную книгу учета.
Материальные пропуска для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей выдаются лицом, ответственным за сохранность материальных средств. Срок действия пропуска определяется инструкцией о пропускном режиме. в документе на право вывоза (выноса) материальных ценностей должно быть указано наименование вывозимых предметов, их количество, вес, метраж, род упаковки и количество мест (прописью).
Пропуск лиц и транспорта с территории объекта с материальными ценностями по устным распоряжениям, запискам и иным непредусмотренным документам категорически запрещен.
Материальные пропуска не дают право на проход (проезд) через КПП и действительны только при наличии постоянного, временного или разового пропуска. Материальные пропуска следует изымать на КПП и сдавать в бюро пропусков.
Станислав Федоткин
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
ФАЙЛЫ
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
- Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.
- Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.
- Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.
- В течение какого срока допуск будет необходим.
- Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.
- Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
- Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
- У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
- Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
- Представители санитарно-эпидемиологических служб.
- Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.
- Сотрудники милиции и прокуратуры.
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.