Понятие архива организации:

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации создается АРХИВ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

• - архив управленческой документации
• - научно-технический архив
• - аудиовизуальный архив
• - архив документации на электронных носителях

Основными задачами архива организации являются:

• - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• - учет и обеспечение сохранности документов
• - создание научно-справочного аппарата к документам архива
• - использование хранящихся в архиве документов
• - подготовка и передача документов на государственное хранение

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: архив государственный фонд

• - ведет списки структурных подразделений организации - источников комплектования архива
• - принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации
• - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
• - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
• - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам граждан, ведет учет и анализ использования
• - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на государственное хранение
• - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации
• - организует работу по составлению номенклатуры дел организации
• - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
• - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов
• - утрату и несанкционированное уничтожение документов
• - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности
• - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством

Управление архивом:

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Планирование и отчетность архива

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

Создание и работа экспертной комиссии:

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

• 1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• 2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• 3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 5.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

• - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Комплектование архива:

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

• 1. Определение источников комплектования архива;
• 2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• 3. Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Обеспечение сохранности документов архива:

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Дела выдаются из хранилищ:

• - для использования работниками организации;
• - для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• - во временное пользование для других организаций;
• - для проведения архивных работ с документами;
• - для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получёны; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению, законченные производством дела включаются в фонд учреждения-предшественника, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включённые документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы государственных учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если фонды, в которые они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

Каждому архивному фонду учреждения присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращённое) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

Организация документов в пределах архивного фонда:

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы.

Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• - структурного
• - хронологического
• - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
• - номинального
• - корреспондентского
• - географического
• - авторского

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - времени их создания.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

• - деда относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации;
• - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
• - дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
• - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Учет документов в архиве:

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

• - архивный фонд, архивная коллекция;
• - единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• 1. книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
• 2. список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
• 3. лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
• 4. опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
• 5. реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
• 6. паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
• 7. опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
• 8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
• 9. опись страхового фонда (для единичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
• 10. дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
• 11. лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

Учетные базы данных (БД) ведутся для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, - фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Организация документов архива:

Использование архивных документов - применение информации архивных документов культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

• - Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
• - Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
• - Использование документов в средствах массовой информации;
• - Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
• - Выдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам.

Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои; паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов,

Изготовление копий документа является платной услугой архива, наряду сисполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера тематическим выявлением документов расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под-; разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио - видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.. Достаточно распространенной формой использования документа в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

ПРАВИЛА ИСЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ ШКОЛЬНИКОВ С ДОКУМЕНТАМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Я.В. Леонтьев , доцент кафедры политической истории МГУ им.М.В. Ломоносова

Как правило, в каждом областном (краевом, республиканском) центре существует не один, а два архива:
1. государственный архив,
2. центр документов новейшей истории (бывший партийный архив).
В районных центрах находятся городские архивы или филиалы областных. Хранящиеся в архивах документы рассредоточены по фондам.

Архивные фонды в государственных архивах
Архивные фонды в государственных архивах, в основном, делятся на три основных категории: фонды местных государственных учреждений, фонды общественных организаций (в том числе политических партий) и личные фонды. Последняя категория фондов – это семейные или персональные архивы частных лиц, принятые на государственное хранение. В этой группе материалов вам могут встретиться личные фонды дворянских фамилий, почетных граждан вашего края – ветеранов войны и труда, деятелей науки и культуры. Часто попадаются в архивах фонды писателей, журналистов, краеведов, историков, а также тематические коллекции документов. Помимо государственных учреждений, в региональных архивах хранятся фонды предприятий и колхозов, иногда – фонды церковных епархий, учебных заведений, органов печати.

Московские и петербургские архивы
В Москве и Петербурге, помимо перечисленных архивов, находятся еще центральные государственные архивы, крупнейшим из которых является Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), расположенный по адресу: Большая Пироговская улица, д.17. По соседству с ним, по этому же адресу находится и другой «гигант» – Российский государственный архив экономики. Военные архивы рассредоточены по разным местам: в Москве существуют два военно-исторических архива, один из которых хранит документы до конца I мировой войны, а другой – до начала Великой Отечественной войны. В подмосковном Подольске располагается Центральный архив Министерства обороны, хранящий документы, начиная с 1941 г., а центральный военно-морской архив находится в Петербурге. В Москве сосредоточен еще ряд центральных архивов, в том числе Центральный архив ФСБ и два крупнейших бывших архива КПСС. В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ, бывший Центральный партийный архив) хранятся документы до 1953 г., а в Российском государственном архиве новейшей истории (РГАНИ, бывший текущий архив ЦК КПСС) – партийные документы после смерти Сталина. В составе фондов РГАСПИ сейчас находятся и все материалы Центрального архива комсомола.

Доступ к архивным документам и порядок работы с ними
Согласно действующему законодательству «Об Архивном фонде РФ и архивах», «документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам» (статья 20 Закона № 5341-1 от 07.07. 1993 г). Заметим, что никакие ограничения к доступу в архивные учреждения по возрасту в законе не оговорены.
Если школьник пойдет в архив самостоятельно, без родителей и наставников, то ему, прежде всего, понадобится письмо-отношение, адресованное в дирекцию данного архива. В этом письме, завизированном печатью школы или училища и подписью директора, должна содержаться просьба о допуске школьника для работы с архивными документами. В нем также должны быть оговорены тема исследования, приблизительные хронологические рамки и цель работы.
Получив разрешение от дирекции архива на работу с документами, школьник должен сначала изучить путеводитель по архиву и выписать номера заинтересовавших архивных фондов и затем заказать в читальном зале описи (как называют списки-перечни документов) этих фондов. Ознакомившись с ними и выписав номера интересующих единиц хранения, можно приступать к заказу конкретных дел. При работе с архивными делами или единицами хранения исследователь должен делать записи в листе использования, в котором указывается тема исследование и номера листов, из которых взята информация. В архиве исследователю могут понадобиться увеличительное стекло, карта изучаемой местности, словари или справочная литература. Ими пользоваться в архиве не возбраняется. Естественно, исследователь может обращаться за справками и к научным библиотекам, которые имеются во многих архивах. Часто в них хранятся подшивки старых газет. Не исключено, что именно в них можно обнаружить какие-то «ключи» для дальнейшего поиска.
По закону пользователь архива имеет право беспрепятственно получать любые документы, не содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), но, если такие сведения в интересующих исследователя документах имеются, то со времени их создания должно пройти не менее 75 лет. Если же речь идет о документах, касающихся родных, то следует захватить с собой в архив копии с метрических документов о рождении родителей, дедушек и бабушек, и тогда установленный законом срок давности не будет распространяться на документы родственников. В любом случае на все документы первой четверти ХХ века и, разумеется, на более ранние, ограничения распространяться не должны. Такой порядок работы с документами присущ всем государственным архивам, а также Центрам хранения документов новейшей истории, тоже относящихся к системе Федеральной архивной службы.

Ведомственные архивы
Помимо государственных архивов, у нас в стране существуют еще ведомственные архивы по всем отраслям жизнедеятельности государства (экономика, наука, силовые структуры и т.д.). Федеральный закон устанавливает 30-летний срок секретности документов, содержащих государственную или иную тайну. Однако ведомства (к примеру, ФСБ, МВД, Министерство иностранных дел или Министерство обороны) имеют право продлевать этот срок давности. Это приводит к тому, что задерживается передача ведомственных документов в государственные хранилища. Вот почему многие материалы, например, по Великой Отечественной войне до сих пор засекречены.
Не просто обстоит дело и с архивами Федеральной службы безопасности. Некоторые региональные управления ФСБ в течение последних лет передали часть своих документов (архивно-следственные дела) в государственные архивы, и они стали более или менее доступны историкам. В Москве они поступили в ГАРФ, а в других городах (Воронеж, Тверь и т.д.) – в центры документов новейшей истории.

Поиск информации
Если нужно выяснить судьбу какого-то репрессированного человека, наставник или сам учащийся должен, прежде всего, послать в местное Управление ФСБ официальный запрос по поводу судьбы интересующего лица и выяснить, где хранится его следственное дело. Дальнейшие действия зависят от того, поступил ли фонд архивно-следственных дел в вашем областном (краевом, республиканском) центре в архивный центр документов новейшей истории, тогда нужно обратиться туда. Если еще не поступил, то родители или наставник могут обратиться с запросом в службу регистрации и архивных фондов местного Управления ФСБ. Чтобы получить непосредственный доступ к архивно-следственному делу человека, не являющегося вашим родственником, понадобится доверенность его прямых или близких боковых родственников (детей, внуков, племянников), заверенная нотариусом, либо личное присутствие кого-то из них при ознакомлении с делом. По закону без доверенности разрешается снимать ксерокопии с некоторых следственных документов: с ордеров на арест, анкет, протоколов допросов, обвинительных заключений, заявлений подследственных и осужденных.
В случае же, если вас интересует судьба человека, арестованного в другой области или увезенного куда-либо для следствия после ареста, вы можете послать письменный запрос в Управление регистрации и архивных фондов ФСБ по адресу: 101000, г. Москва, УРАФ ФСБ РФ, или же в службу регистрации и архивных фондов конкретного областного Управления ФСБ. Например, вы знаете, что священник вашего села в Курской области был сослан в Томскую область, а впоследствии до односельчан дошли сведения о его новом аресте и расстреле в 1937 г. Значит, вы должны вести поиск не только в Курске, но и обратиться с запросом в Управление ФСБ по Томску и Томской области.

Открытые фонды
Впрочем, в областных государственных архивах существуют и открытые фонды, отражающие историю репрессий в ранний период Советской власти. Если вы занимаетесь изучением истории какого-либо крестьянского восстания времен Гражданской войны, то вам надо поработать, во-первых, с фондом местного (уездного, волостного) исполкома, и, во-вторых, с фондом губернского революционного трибунала. В составе фондов революционных трибуналов находятся как следственные дела, так и материалы судебных процессов.
Множество материалов, отражающих все сферы жизни, вы отыщете в фондах губернских исполкомов и губкомов партии. Сюда попадали даже секретные сводки ВЧК-ОГПУ о политическом и экономическом состоянии губернии, отношении населения к тем или иным социальным явлениям, политическим дискуссиям, экономическим трудностям. Огромный интерес представляют письма рядовых людей «во власть», которые могут хранится повсюду – от отдела социального обеспечения (собеса) и редакции газеты до горкома партии. В архивах небольших городов, безусловно, имеются интересные документы, порой изученные гораздо хуже, чем материалы центральных и областных архивов, где регулярно работают «взрослые» историки и студенты. Например, в фонде городского совета в районном архиве встречаются списки «лишенцев», документы о закрытии церквей.
Сведения генеалогического характера (о рождении, крещении, венчании, прописке, смерти) нужно искать в метрических книгах церковных приходов, домовых книгах, фондах ЗАГСов, которые есть и в районных, и в областных архивах. Если вы разыскиваете материалы о людях, состоявших в коммунистической партии, то на так называемых «номенклатурных» работников, то есть тех, кто занимал определенные посты, должны существовать личные дела. В зависимости от уровня, они хранятся в центрах документов новейшей истории. В отношении партийных руководителей, директоров заводов и крупных учреждений, военного командного состава могут существовать разные дела – как в областном центре, так и в РГАСПИ в Москве.
Запросы о героях исследований в центральные архивы можно посылать напрямую, а в архив Министерства обороны лучше всего – через военкомат. Не отчаивайтесь, если искомые вами материалы обнаружатся не вдруг и не сразу. Порой историки ведут свои поиски по многу лет. Но если даже не удастся найти ничего нового о вашем герое, работа в архиве поможет учащемуся глубже «погрузиться» в изучаемую эпоху и познать явные и тайные механизмы решений, которые принимала власть.

ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ ШКОЛЬНИКА

А.Г. Козлова, зав. архивом Международного общества «Мемориал»

Исследовательская работа не литературное эссе, а историческое исследование, поэтому исторические источники – важнейшая ее часть. Все исторические источники, письменные или устные, архивные документы или магнитофонные записи были откуда-то получены, поэтому совершенно необходимо указать их адрес. Например, если в архивах работал не сам школьник, а его наставник, в этом нет ничего плохого, надо лишь в сноске указать, что это документы из такого-то архива и они были предоставлены школьнику тем-то и тем-то. Если документы взяты вами из семейного архива, это тоже следует указать. Если учащийся ссылается на сделанное им интервью или прямо его цитирует, надо указать дату и место его проведения. Если используется чужая запись, тем более это следует пояснить. На какие бы документы или воспоминания ни ссылался автор работы, необходимо указывать, опубликованные это источники или нет.
Всякий чужой текст, приводимый в работе, должен быть выделен кавычками или особым шрифтом, если работа выполняется на компьютере, и обязательно снабжен сноской, в которой следует указать имя автора, название книги или статьи, год издания и страницу. Кстати, это очень важно и в цитировании сделанных учащимся записей устных рассказов, чтобы понять, где идет его собственный текст, а где рассказ его собеседника.
Если используются документы из частных и семейных архивов, необходимо получить разрешение владельцев на использование предоставленных документов. То же самое необходимо делать в отношении интервью. Собеседник должен разрешить школьнику использовать запись беседы.
Опыт «Мемориала» показывает, что с каждым годом все больше становится исследовательских работ, в которых приложением служат аудио- и видеокассеты. На этих кассетах, как правило, записаны интервью с героями работ или (на видео) сюжеты, посвященные зданиям, улицам, церквям и памятникам, о которых идет рассказ. Конечно, создание настоящего видеофильма по исторической теме – дело очень непростое, требующее специальной подготовки и специального умения. Такая работа может быть выполнена лишь целым коллективом участников. Однако и сама исследовательская работа может быть выполнена как видеофильм, где текст (или подробный сценарий) может, наоборот, являться только приложением. Но в любом случае текстовая основа видеофильма обязательно должна быть представлена.
Любую работу очень украшают приложенные к ней фотографии и документы. Однако с попавшими в руки автора работы оригиналами надо обращаться чрезвычайно бережно. Прилагать их к конкурсной работе надо лишь в том случае, если вы хотите, чтобы эти оригиналы оказались потом в том месте, где будет храниться работа. Но тогда это надо специально оговорить и обязательно оставить себе копии.
Кроме того, все приложения не могут существовать сами по себе, они должны быть непременно тесно увязаны с текстом исследования.
Важно, чтобы все документы были тщательно прокомментированы и подвергнуты критическому анализу. Это, собственно, и есть главный критерий оценки работы, хотя оценивается и сам исторический материал, и умение участника конкурса излагать свои мысли.
Мы призываем педагогов и школьников стать собирателями того, что хранит в себе народная память. Ведь мы присутствуем при исчезновении целого исторического и социального уклада и все сталкиваемся со «стихией забвения».
«Забывается все – от государственной идеологии и образа жизни до облика улиц и кухонной утвари. Неосведомленность новых поколений о прошлой жизни грозит обернуться полным взаимонепониманием» (С. Гандлевский).
Одна из целей исследовательской работы учащихся – сохранение связи между поколениями.

Использование архивных документов постепенно становится обязательной нормой написания любой формы исследовательской работы, как для учащихся образовательных учреждений, так и для научных работников. Открытие архивов для большой группы исследователей позволяет в настоящее время ставить перед творческой работой конкретные практические задачи, раскрывать их на более высоком научном уровне с использованием доказательной базы реальных документов.

Но использование архивных документов, их представление в работе будут лишь тогда результативны, когда исследователь может грамотно определить, что же нужно и как можно получить материал из данного конкретного архивного источника. Для этого необходимо определить некий последовательный алгоритм работы:

• 1. Изучение определенного круга исторической литературы по теме исследования.
• 2. Выявление в литературе списка использованных фондов архивов и типов документов.
• 3. Определение архивохранилища для работы, его состава фондов (Работа с путеводителем в архиве). Таким образом, главной задачей станет определение по путеводителю номеров фондов по теме исследования.
• 4. Выписка названий и номеров фондов путеводителя, номера описи, соответствующей хронологическому периоду; заведующая читальным залом заказывает эти описи в архивохранилище.
• 5. Работа с описями, каталогами. В описях представлены названия документов и проаннотировано их основное содержание, даны крайние хронологические даты представленных материалов. В каталогах представлены справочные карточки, расположенные строго по тематическому и хронологическому принципам. В карточках написано название документа, дата и место его создания, даты выходные данные (фонд, опись, номер дела, лист). В процессе работы с описями и справочными пособиями архивов необходимо выписывать поисковые данные (шифры) и заголовки единиц хранения:

Заголовок выписываемого дела (документа) указывает на принцип формирования дела.

После завершения работы с описями и составления карточек по интересующим делам (документам) оформляется заказ у заведующего читальным залом архива на специальном бланке. На этом бланке указываются все исходные данные, начало названия дела, количество страниц, хронологический период дела.

Необходимо помнить, что заказ в архивах выполняется чаще всего на следующий день. Количество единовременной выдачи дел (документов) на руки исследователю также ограничено, и определяется нормой страниц.

После выполнения читальным залом заказа исследователя, начинается непосредственная работа по поиску необходимой для написания работы информации. Информацию можно заносить в тетрадь, на карточки. Тетрадь лучше иметь для каждого тематического раздела исследовательской работы отдельную. Например, тема звучит как «Восстановление города Николаевска после уничтожения» или «Развитие экономики в период с 1921 года по 1941 год». Таким образом, у исследователей 2 тетрадки. Данные в тетрадях обязательно заносятся с выходными данными: фонд, опись, дело, лист, подлинник или копия, имеющиеся пометы. Только в этом случае документ приобретает силу реального источника.

Ведение записей при работе с документами. Ведение записей при работе с архивными документами - операция сложная и ответственная. Это могут быть выписки (цитаты) частей текста, изложение своими словами содержания и копии документов. Приемы эти нередко применяются одновременно. Оформляются они по-разному.

Цитата берется в кавычки, текст записывается дословно, с сохранением стиля эпохи. К цитате необходимо составить аннотацию: из какого документа она взята, о чем в нем говорится. Исключение из цитаты отдельных слов и фраз в принципе нежелательно, поскольку неизбежно ведет к искажению содержания документа. Искажение содержания практически гарантировано способствует искажению научного смысла источника, и чаще всего факты становятся непригодны к использованию в качестве научного доказательства.

Изложение традиционно представляется в записях исследователей или сборниках документов и материалов, опубликованных в печати, записанным в квадратных скобках. Например, [докладная записка …..о восстановлении связи после интервенции. В записке представлен комплекс мероприятий по решению намеченной проблемы]. В квадратных скобках могут быть раскрыты допущенные в документе сокращения слов.

Копия документа - есть дословная запись текста источника в тетрадь, с сохранением стиля, орфографии, пометок. Обязательно указание даты, места создания, учреждения, подписей под документом.

Таким образом, выписки сделанные исследователями из архивных документов должны и через некоторое время отвечать на вопросы: где, когда, кем и о чем был разработан и составлен документ, кому он предназначался и был ли выполнен, когда это произошло. Кроме того, полезно отмечать, также со ссылкой на соответствующие документальные источники, какие обстоятельства послужили причиной составления документа.

Порядок ссылок на архивные документы. Ссылки на источники сведений, приводимых в исследовательских работах, делают возможной проверку этих сведений, позволяют судить об их достоверности, облегчают продолжение исследования. Без оформления ссылки ставится под сомнение сам факт, сообщаемый в исследовании, и научная ценность проведенной работы.

Ссылки отличаются от системы примечаний. В последних раскрывается смысловое значение непонятного термина, дается расшифровка сокращений, вводится исторические данные о предприятиях, конкретных личностях и пр. После подобных текстов также требуется поставить выходные данные источника (литературы или архива).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Виды и функции архивов. Ведомственный архив как часть государственного Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика разделов ведомственного архива, источники его комплектования. Создание объединенных ведомственных архивов, правила их работы.

реферат , добавлен 19.01.2012


Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства. Порядок проведения экспертизы и основные критерии ценности документов. Последовательность их отбора и хранения. Комплектование государственных, муниципальных, ведомственных архивов.

реферат , добавлен 28.11.2014


Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008


Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML в системе "1С: Предприятие". Назначение документов в программе и виды их конфигурирования. Обзор работы с документам в программе: создание, копирование, редактирование и сохранение.

контрольная работа , добавлен 31.07.2011


Административный аспект развития отечественного архивного дела в 90-е годы, сущность и направления архивных реформ. Состав архивных учреждений субъектов Российской Федерации, их особенности и задачи функционирования. Проблемы рассекречивания документов.

доклад , добавлен 28.11.2010


Изучение нормативно-правового регулирования делопроизводства в России. Правила работы с входящими документами. Их учет (получение, обработка, регистрация, текущее хранение, отправка). Внедрение стандартных требований к форме, структуре документов.

курсовая работа , добавлен 10.01.2014


Установление систем оплаты труда (в том числе тарифных систем) работников государственных и муниципальных учреждений. Базовые ставки заработной платы профессиональных квалификационных групп. Начисление заработной платы при особых условиях деятельности.

презентация , добавлен 28.02.2014


Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

курсовая работа , добавлен 22.04.2016

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами - начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух .

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон .

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция . Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища ( пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов .

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел .

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

организация работы архива;

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) - стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника - представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»