система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies .
Описание и возможности
«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.
Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет
- формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.
Модули
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика. Базовые модули: АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе; АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы; «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» - средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей; «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты. Дополнительные модули системы: «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы. APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
Стандартная конфигурация
В комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота. Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов: Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Договоры Служебная записка Шаблоны журналов, справок и отчетов: Журнал входящих документов Журнал исходящих документов Журнал внутренних документов Общий журнал по потокам документов Отчёт о выполнении документов по потокам Отчет по документам, которые надо выполнить Отчет о выполнении поручений Отчёт по поручениям, которые надо выполнить Общий отчёт по потокам документов
Преимущества
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки; Отлаженность и стабильность работы; Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут); Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге; Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения; Лёгкость администрирования и настройки; Низкая стоимость владения системой. Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения: Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Возможность решения уникальных задач заказчика. Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как:
Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition); Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию DragRecog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла; Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту; Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП); Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств; Интеграция с MS Office 2003-2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista; Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».Программно-аппаратные требования:
Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III; 256 Mb оперативной памяти; от 180 Mb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP. Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV; 1 Gb оперативной памяти; 15 Gb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.
Ведение.................................................................................................................................2
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3
2 Область применения и приемущества............................................................................4
3 Заключение......................................................................................................................11
4 Список используемой литературы................................................................................12
Введение
Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы - у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».
Разработчик: Cognitive Technolodies
Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/
Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)
Платформы: Win9x, Win2K/XP
Статус: Commercial
Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)
«ЕВФРАТ-Документооборот» - первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки
Отлаженность и стабильность работы
Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения
Низкая стоимость владения системой
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:
Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования
(«Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия
Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных
рабочих мест под требования заказчика.
2 Область применения и приемущества.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
проектирование типовых маршрутов движения документов.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
криптографического шифрования;
протоколирования действий пользователей в системе.
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» ;
отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:
создание единого пространства управления распределенной структурой;
сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.
Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших
производственных ресурсов:
организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;
экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
администрирование хранилища форм документов.
Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот» , необходимые для ее нормального функционирования:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
256 Mb оперативной памяти;
от 180 Mb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
1 Gb оперативной памяти;
15 Gb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.
Рабочее место пользователя
в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
организовано так, что вся необходимая
в данный момент времени информация
предоставляется сотрудникам в главном
окне при загрузке системы. Подобный
бизнес-ориентированный интерфейс
обеспечивает удобную навигацию по
документам и поручениям и позволяет
сократить время, требуемое на выполнение
операций. В системе реализована структура
пользовательских и общих папок. Общие
папки - номенклатура дел организации
- настраиваются администратором системы
или пользователем, имеющим права
администратора документооборота. Личные
папки предназначены для использования
только на рабочем месте пользователя
и позволяют обеспечить сотрудникам
удобную работу с необходимой им
информацией. Электронный документ в
системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
представляет собой совокупность карточки
(формы) с описывающими документ
реквизитами, прикреплённых файлов,
связок с другими документами и контрольной
информации. Система позволяет
регистрировать новые документы, изменять
и удалять существующие. При регистрации
документов ведётся контроль заполнения
полей регистрационной карточки и
автоматический контроль дублирования
документов. Регистрировать новые
документы можно также на основе
существующих, что сокращает время
регистрации однотипных документов.
В
системе имеется возможность задавать
маршрут прохождения документа среди
исполнителей и согласующих. Сотрудник
может выбрать типовой маршрут из списка
заранее созданных или составить новый
маршрут, указав для него необходимые
условия и его участников. При этом
поддерживается параллельна
(имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение задани друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения коллегам, подчиненным.
Особое место в любой информационной системе занимает контроль. И так, в «ЕВФРАТе» удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по
документу, и если нет,
то по какой причине произошел отказ.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
предоставляет возможность отправки
промежуточного и окончательного отчета
по поручениям контролеру, который при
необходимости может отправить документ
на доработку. С помощью специального
поиска по контрольным заданиям и
документам есть возможность найти
задания и поручения, отвечающие
определенным условиям, по времени, по
определенным сотрудникам, видам документа
и т.д. Возможность использовать в системе
электронную цифровую подпись (ЭЦП)
позволяет согласовывать и утверждать
документы на должном уровне безопасности,
так как ЭЦП позволяет заменить печать
и подпись, гарантируя авторство документа
после его подписания. Пользователи
системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
могут вести переписку между собой при
помощи встроенной почтовой службы.
Сотрудники организации могут рассылать
документы другим пользователям системы.
Также в системе реализована возможность
отправки зарегистрированных документов
по электронной почте внешним адресатам
с использованием адресных книг почтовых
программ. Средствами системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
осуществляется мгновенный поиск
документов и поручений в больших архивах
информации по их содержанию и любой
комбинации реквизитов с использованием
встроенной технологии морфологического
анализа русскоязычного текста. При
формировании поискового запроса
пользователи задают перечень и интервалы
значений реквизитов. Кроме того, возможен
поиск по форме документа, для этого
необходимо заполнить на ней нужные поля
информацией из искомого документа. В
расширенном поиске предусмотрена
возможность гибкого задания условий
для поиска. В частности, пользователь
может задавать сложные запросы с
использованием логических условий.
Часто повторяемые запросы можно сохранять
и использовать при следующем
поиске.
Встроенный в
систему «ЕВФРАТ-Документооборот»
генератор отчётов предоставляет
возможность построения различных
аналитических отчётов и журналов.
Пользователи могут формировать отчёты
и журналы как по всей базе документов,
так и по отдельной выборке, что позволяет
анализировать работу по различным
сферам деятельности. При построении
отчетов доступны данные о ходе
исполнения каждого поручения
и подпоручения. Для отслеживания
результатов работы по выданным заданиям
в системе предусмотрено построение
отчетов по результатам поиска контрольных
документов и поручений.
Возможность использования диаграмм
при построении отчётов делает их более
наглядными и прозрачными. Отчеты могут
быть экспортированы в форматы DOC, RTF,
HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно
распечатать непосредственно из окна
просмотра отчётов или уже из экспортированных
файлов. Важной характеристикой системы
электронного документооборота является
обеспечение безопасности работы. Система
«ЕВФРАТ-Документооборот»
обладает всеми необходимыми
средствами для достижения должного
уровня безопасности. Благодаря парольной
идентификации каждого пользователя
исключен несанкционированный доступ
посторонних лиц. Механизм распределения
прав доступа на документы и на действия
с ними позволяет ограничить доступ к
документам в соответствии с должностными
компетенциями пользователей и, тем
самым, обезопасить документы. Отличительной
особенностью системы является наличие
встроенного модуля «Монитор безопасности»,
который позволяет в режиме реального
времени следить за действиями
пользователей, а также настраивать
фильтры на отображение определенных
событий в системе и оперативно реагировать
на нештатные ситуации. Кроме того, в
системе предусмотрены временные права,
на тот случай, если возникнет необходимость
привлечь сотрудника к работе по документу,
доступа к которому у него нет. При этом
сотрудник получает полномочия для
работы только с этим документом, и по
окончании работы автоматически лишается
их.
Заключение
«ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.
Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе» можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд. «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.
«ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.
Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.
Список используемой литературы
1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
2 Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер - Пресс, 2001, №10, с. 58-62.
Юлия Кривоблоцкая
При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.
Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.
Организация работы в системе
По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.
В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.
Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.
Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.
Окно просмотра документа
Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.
Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.
Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.
К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.
При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.
Создание поручений и согласований по документу
После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.
Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".
Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"
В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.
Модули системы
Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.
С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.
«ЕВФРАТ» - система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies . Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.
В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).
В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:
- Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
- API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
- API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.
В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.
Есть демоверсия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15
Описание и возможности
ЕВФРАТ - система электронного документооборота корпоративного уровня.
Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.
Архитектура системы
Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки - НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.
Модули
Система ЕВФРАТ состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.
Базовые модули:
- АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
- Модуль «Настройка ЭЦП» - средства настройки ЭЦП;
- Модуль «Монитор безопасности» - средство протоколирования действий пользователей;
- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
- Подсистема "Автообоаботка документов и событий" - позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инциировать создание отчетов и т.д.;
- ЕВФРАТ API - интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.
Дополнительные модули системы:
- «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
- APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
- Подсистема "Понимание документов" - решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей). С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.
- Подсистема "Работа с шаблонами" - позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.
- Подсистема "Автоимпорт документов" - позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.
Ссылки
- ЕВФРАТ - сайт системы
- Cognitive Technologies - сайт разработчика
- «Ordnung uber alles по-шумерски» - обзор системы в журнале «Компьютерра ».
Wikimedia Foundation . 2010 .
Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий, всеобщее развитие и расширение сетей телекоммуникаций в нашей республике, интеграция ее в мировое информационное пространство ставит перед национальными операторами телекоммуникаций важные и неотложные задачи по внедрению современных услуг связи во все отрасли экономики.
Важность и актуальность происходящих преобразований в сфере телекоммуникаций республики является предпосылкой и жизненной необходимостью для перехода предприятия связи на современные, отвечающие мировым стандартам методы управления производственным процессом. Одним из современных инструментов управления предприятием являются системы электронного документооборота, в частности система ЕВФРАТ-Документооборот, которая внедрена в СП «ЧИРКОМ».
СП «ЧИРКОМ» — это предприятие, предоставляющее услуги электросвязи и услуги по подключению Интернета в городе Чирчике и Ташкентской области. В «ЧИРКОМЕ» впервые в Узбекистане были внедрены самые совершенные по мировым стандартам средства телекоммуникации.
В результате цифровизации и модернизации сети, а также благодаря работе специалистов СП «ЧИРКОМ» население обеспечено современнейшими средствами телекоммуникации.
Несмотря на то, что на момент внедрения системы электронного документооборота предприятие имело современное электронно-техническое оснащение и хорошо отлаженную взаимосвязь между отделами по локальной компьютерной сети, документооборот производился только на бумажных носителях, что являлось причиной необоснованно длительных сроков исполнения и отсутствия должного контроля за исполнением документов.
Сложившаяся ситуация, а также необходимость повысить эффективность управления предприятием, используя современные технологии и подходы, и уже имеющиеся ресурсы (компьютеры и локальную сеть) стали предпосылками внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Исходя из этого, была поставлена задача: «Разработать и внедрить на предприятии систему электронного документооборота, отвечающую нижеприведенным требованиям:
1. Ведение регистрации документов и их хранения в электронном виде.
2. Регламентированный доступ к электронным документам.
3. Контроль исполнения по документам системы и заданиям в электронном виде.
4. Масштабируемость и модульность разрабатываемой и внедряемой системы.
5. Наличие руководящей документации к разработанному продукту.
6. Обучение персонала работе с разработанной системой электронного документооборота».
Для реализации этой задачи мы выбрали систему электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». Чтобы понять, почему мы сделали такой выбор, нам хотелось бы рассказать немного о самой системе.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — это система электронного документооборота, разработанная Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) — ведущим российским проектным интегратором, разработчиком программного обеспечения и поставщиком прикладных решений в области комплексной автоматизации предприятий. Эта компания принимает активное участие в ФЦП «Электронная Россия». В Узбекистане официальным партнером Cognitive Technologies Ltd. является ЧФ «Pro-texnika» (именно они производили работы по внедрению системы у нас).
Система предоставляет пользователям следующие возможности:
1. Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваиваются уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:
Автоматическая генерация номера и текущей даты
подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов
подстановка даты из календаря
использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай).
 |
Регистрируемые документы распределяются по потокам: входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков).
2. Рассылка документа
Целый ряд документов носит статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы «ЕВФРАТ-Документооборот» или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот.
3. Контроль исполнения документов
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль — это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
Исполнителем по документу (поручению) могут быть как один, так и группа сотрудников компании. При назначении нескольких исполнителей обязательно выделяется один ответственный исполнитель, а остальные будут являться соисполнителями.
Поручение по документу включает в себя текст задания, срок его исполнения, фактическую дату выполнения, имя контролера, имя исполнителя.
При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения — последовательный или произвольный. В первом случае последовательность поручений означает маршрут документа, то есть следующий исполнитель получает документ (уведомление, что ему надо с ним работать и возможность его редактировать) после выполнения задания предыдущим. Во втором случае все исполнители сразу получают уведомления. При этом каждое поручение заносится в списки заданий исполнителей, но если очередь до задания (исполнителя) не дошла (при последовательном режиме исполнения), оно имеет статус «Не начатое».
 |
4. Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска — это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов.
При поиске «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность задавать интервалы, в которых изменяются значения поисковых реквизитов. В этом случае будут найдены все документы, содержащие реквизиты со значениями из этих интервалов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе — контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск, по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне.
Отдельный вид поиска — поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Расширенный поиск, который позволяет искать документы по любой комбинации реквизитов (полей регистрационных карточек) с заданием списка или диапазона значений и логических условий И-ИЛИ-НЕ. Также несколько видоизменен диалог общего поиска: контрольные параметры документа вынесены на отдельную вкладку.
5. Просмотр документа
Для просмотра документа в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.
6. Редактирование документа,
работа с документом в группе
Редактирование документов, зарегистрированных в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Под редактированием понимается изменение записей в полях РКК, отсоединение файлов, присоединенных к документу, или добавление новых файлов (а также редактирование самих присоединенных файлов).
Если требуемый документ уже взят на редактирование другим пользователем, система выдает сообщение о том, что операция невозможна с сообщением имени сотрудника, редактирующего документ в настоящее время.
Администратор системы «ЕВФРАТ-Документооборот» со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного. Далее он может для каждого из этих документов отменить редактирование.
7. Работа с системой «ЕВФРАТ-Документооборот» через Интернет
Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находящимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, находящегося в другом городе, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возможен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.
Кроме этого, удаленная работа с системой возможна также через «тонкого» клиента — MS Internet Explorer.
 |
Данная функция позволяет выполнять все основные действия с зарегистрированными документами (поиск и просмотр), а также проводить удаленное администрирование системы.
Для безопасной работы через Интернет в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» встроен специальный модуль, обеспечивающий идентификацию пользователя при входе в систему.
8. Журналы и отчеты
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество могут быть изменены самим пользователем при наличии дополнительного модуля СТ Генератор отчетов.
 |
9. Печать документов
Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу. Отчеты и журналы печатаются через встроенные компоненты модуля СТ Генератор отчетов.
Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенных программ просмотра систем «ЕВФРАТ-Документооборот» или MS Internet Explorer. Печать при этом осуществляется из окна просмотра документа.
10. Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.) в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или специальной службы.
Сообщения поступают в почтовый ящик пользователя по внутренней почтовой службе «ЕВФРАТ-Документооборот» и в зависимости от своего статуса распределяются по папкам «Поручения», «Контроль» и «Входящие сообщения». Отправленные пользователем сообщения помещаются в папку «Отправленные сообщения». Удаленные задания и сообщения попадают в папку «Мусорная корзина», из которой они в дальнейшем могут быть удалены совсем.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются ее гибкость и простота настройки. При этом силами самих пользователей «ЕВФРАТ-Документооборот» может меняться вместе с развитием компании.
Эта возможность предоставляется административными модулями, причем работа с ними не требует феноменальных знаний программирования:
 |
1. Администратор.
Этот модуль предназначен для настройки системы под организационную структуру предприятия, правила ведения делопроизводства и стандарты осуществления документооборота. Иными словами, при помощи этого модуля в системе «рисуется» организационная структура, заводятся пользователи и потоки документов, а также разграничиваются права пользователей и их доступ к информации.
2. Дизайнер маршрутов
Модуль служит для проектирования маршрутов движения документов в «ЕВФРАТ-Документооборот». Спроектированные маршруты сохраняются на сервере системы и могут использоваться в жизненном цикле любого из документов системы.
3. Дизайнер форм позволяет настраивать «ЕВФРАТ-Документооборот» на работу со своими собственными уникальными регистрационными формами документов.
 |
4. Менеджер журналов и отчетов позволяет создавать собственные формы отчетов и редактировать уже имеющиеся.
5. Системные протоколы
Этот модуль позволяет просматривать протоколы действий пользователей в системе.
На наш выбор повлияла также и лицензионная политика системы — лицензии покупаются не на конкретное рабочее место, а на количество одновременно работающих в системе. Организационно мы смогли задействовать в работе с системой больше пользователей, чем куплено лицензий, так как не каждый пользователь пользуется системой в течение всего рабочего дня, и пока один не работает в системе, эту возможность получает другой пользователь.
Что касается требования по масштабируемости, то система удовлетворяет им как с точки зрения функциональности, так и увеличения числа рабочих мест. На данный момент мы не используем модуль «Архивариус», но планируем ввести его в работу до конца года.
Рассказывать о Системе электронного документооборота можно много, и на это уйдет не одна статья, но хотелось бы рассказать еще и о том, как она внедрялась, как работает на нашем предприятии и что СЭД дает.
Процесс внедрения для нас разделился на три стадии:
1. Мы отвечали на вопросы сотрудников «Pro-texnika».
2. Мы вместе с ними настраивали систему.
3. Они отвечали на наши вопросы (надо отметить, что третья стадия до сих пор не прекратилась, и не потому, что нас чему-то не научили, а потому что СЭД работает и в процессе работы появляются все новые и новые задачи, которые мы пытаемся решить при помощи системы).
На первой стадии формировалась система на бумаге, и то, как она должна будет работать в соответствии с нашими деловыми процессами и процедурами. Оказалось, что это самый важный этап при внедрении, ведь именно тогда мы начали осознавать свою деятельность и значение каждого в работе не только системы, но и предприятия в целом.
Вторая стадия была особенно интересна нашим администраторам, потому что они получали реальные практические навыки по настройке системы и ее дальнейшему сопровождению. Надо заметить то, что мы решили выбрать сразу двух администраторов:
1. Администратора, который бы отвечал за взаимодействие и права пользователей, за потоки документов и правила работы с ними, за прорисовку и использование маршрутов документов.
2. Администратора, который отвечает за техническую работу системы: создает резервные копии, формирует регистрационные карточки и журналы с отчетами.
Обязанности первого администратора возложили на секретаря-референта, а второго — на одного из инженеров-программистов информационного отдела.
Они сами настраивали систему под руководством сотрудника ЧФ Pro-texnika. (Это было одним из наших требований, указанных в техническом задании).
И, наконец, третья стадия, в процессе которой мы учились и пробовали работать с системой. Изначально нас разделили на две группы: администраторы и пользователи. Администраторы по большей части проходили обучение в процессе настройки системы, мы как пользователи после. Обучение состояло из лекций и практических занятий, которые мы реализовывали прямо на своих рабочих местах параллельно с выполнением служебных обязанностей, что, на наш взгляд, является наиболее ценным опытом, используемым в дальнейшей работе.
На начальном этапе система прошла «апробирование» с устранением ошибок и появлением непредвиденных задач на момент внедрения. В результате мы научились регистрировать документы, просматривать их, контролировать их исполнение, а также писать по ним отчеты. И только после этого СЭД была введена в «промышленную эксплуатацию».
Первое время мы пытались носить отдельные документы на бумаге из кабинета в кабинет, но это просуществовало не — долго. Движения бумаг остановил генеральный директор: мы готовили ряд документов, которые необходимо было согласовывать с ним, причем нами были выданы задания в электронном виде. Мы подготовили проекты документов и распечатали их для того, чтобы генеральный директор их рассмотрел, но каково было наше состояние и изумление, когда он отказался это делать!!! Генеральный директор потребовал отчета в электронной форме с использованием системы, иначе задание считалось невыполненным. Вот так мы сделали наш первый документ в системе.
Постепенно мы стали втягиваться, и сейчас большая часть документов регистрируется в системе.
Кроме того, при внедрении мы автоматизировали такие процессы, как принятие заявки от юридического лица.
Стандартный процесс по принятию заявления об оказании услуги от юридического лица до внедрения происходил по следующей схеме:
1. Регистрация в канцелярии.
2. Наложение резолюции директором.
3. Отправка в канцелярию для направления копий в техотдел.
4. Рассмотрение техотделом возможности выполнения заявки.
5. Подготовка техотделом ответа.
6. Направление в канцелярию.
7. Направление канцелярией на подпись руководителю.
8. Возвращение в канцелярию для отправки адресату.
При этом надо сказать, что существенная часть времени тратилась на перемещение документа между директором, канцелярией и техническим отделом. В техническом отделе при этом приходилось вести свой собственный журнал регистрации поступивших заявлений и производить поиск исполненных и неисполненных заявок. Не исключались и утери заявок, что приводило к недовольству и жалобам от потенциальных клиентов.
После внедрения системы появилась возможность работать по более простой схеме:
1. Регистрация документа в канцелярии и занесение его в систему.
2. Постановка резолюции на документ в электронном виде.
3. Автоматическое получение техническим отделом электронной версии документа сразу после наложения директором резолюции, без необходимости обращения в канцелярию.
4. Рассмотрение возможности выполнения заявки и отправка ответа на подпись директору.
5. Подпись и отправка письма.
При этом на рабочем столе (электронном рабочем столе) руководителя отдела и директора всегда видно, какие заявки и от кого находятся на рассмотрении, срок исполнения каких подходит к концу и какие просрочены.
Отпала необходимость пересылать в технический отдел копии заявок — они поступают к ним в электронном виде с уже наложенной резолюцией директора.
Теперь мы практически не теряем документы, потому что они находятся в одном месте и никуда не переносятся, а если и переносятся, то — в системе, что дает возможность сократить время на их доставку до пункта назначения.
К сожалению, на данный момент мы не можем задействовать все функции системы в полном объеме, но надеемся, что в будущем у нас появится такая возможность, тем более что уже сейчас есть законодательная база для этого. Разрабатываются законы, стандарты и положения, призванные стать платформой для внедрения и пользования систем электронного документооборота. Приняты законы «Об информатизации», «Об электронной цифровой подписи», «О документообороте».
Что же нам дало внедрение системы?
Достигнуто значительное сокращение времени на согласование и прохождение документов, повседневный контроль исполнения документов и поручений, результатом которого являются повышение эффективности работы, оптимизация материальных и трудовых ресурсов. Прежде всего это позволило нашему руководителю и руководителям отделов контролировать процесс работы и оперативно получать информацию.
Самое главное — сделан еще один шаг к достижению конечной цели — организации управления процессом, отвечающим требованиям мировых стандартов.
В Одноклассники