Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых процессов.

Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.

Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

• - регистрация документов;
• - рассылка;
• - постановка на контроль исполнения;
• - контроль версий;
• - полнотекстовый поиск;
• - ведение контрольных журналов;
• - работа с шаблонами;
• - уведомление об изменениях и другие.
• · Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• · Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
• · Защита данных:
  • - средства защиты и шифрования промышленного уровня;
  • - полномасштабные средства идентификации пользователей;
  • - средства RSA и SSL.
• · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений.
• · Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

• 1) системы электронного документирования (делопроизводства);
• 2) системы электронного документооборота;
• 3) корпоративные системы электронного управления документами.

Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• · Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• · Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• · Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• · Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• · Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• · Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• · Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• · Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• · Комплексная функциональность

Поддержка полного жизненного цикла работы с документами, что включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. В соответствии с рассмотренными выше характеристиками и сферами применения систем электронного управления документами их можно классифицировать так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
Системы электронного документирования	Системы электронного документооборота	Корпоративные системы электронного управления документами
Функциональное назначение	Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм	Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий	Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика событий и процессов	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль исполнения)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом жизненного цикла документа)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов	Системы, ориентированные на бизнес-процессы	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи	Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений	Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

Назначени е – автоматизация всего комплекса работы с документами.

Цели: 1. Повышение производительности труда.

2. Повышение оперативности в работе с документами.

2. Расширение возможностей справочного обслуживания (вопросы, связанные с документом).

3. Улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документа

4. Улучшение контроля за движением и исполнением документов.

Факторы, определяющие технологию обработки документов.

1. Вид документа (тип носителя информации, структура документа).

2. Требования жизненного цикла документа (частое копирование, частые изменения, редкое использование, секретный документ).

3. Традиции организации.

4. Текущее представление исполнителей о возможностях современных систем управления.

СУД – система управления документами.

Перед внедрением СУД должен проводиться системный анализ деятельности учреждения.

Результатом системного анализа являются:

1. Основные задачи организации

2. Уровни организационной структуры.

3. Группы пользователей и их информационные запросы.

4. Этапы жизни документов и ответственные службы.

5. Схема функционирования системы (информационные потоки).

6. Состав и структура БД, моделирующей организацию.

7. Формы предоставления входных и выходных данных.

Основные задачи СУД.

1. Классификация документов.

2. Размещение документов.

3. Предоставление пользователям интерактивного (диалогового) доступа к документам.

Конкретное содержание и важность задач СУД определяется на основе анализа модели деятельности организации - организованной совокупности взаимосвязанных процессов (деловых процессов).

Функциональная характеристика СУД.

Ввод документов в систему.

1. Документ возникает (порождается) внутри организации. Используются штатные средства (ПО для создания и обработки документов) текстовые, графические редакторы, программные компановки видео и звуков.

2. Документ поступает из внешней среды.

2.1. В электронном виде – может возникнуть необходимость конвертирования в кодировке и в формате, принятые в исполнительной СУД.

2.2. В бумажном виде.

2.2.1. Сканирование – получение изображений документа в электронном виде.

,

Ввод большого количества бумажных документов (библиотеки, издательства, архивы, налоговые).

Проблема ввода документов в СУД решается дешевле, проще и адекватнее путем реорганизации деятельности учреждения таким образом, чтобы вновь создаваемые документы формировались сразу в машинном виде.

2.33. Оперативное и архивное хранение документов (надёжность хранения, стоимость хранения, миграции документов между устройствами хранения).

Способы обеспечения надежности хранения.

1. Избыточность хранения.

2. Территориальная распределенность хранения.

Как указывалось ранее, в российской терминологии в области документирования и работы с документами используют термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Хотя в соответствии с российским терминологическим стандартом в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) эти термины являются синонимами, традиционно понимается, что делопроизводство выполняет технические функции в работе с документами, а ДОУ - вспомогательную функцию при управлении организацией.

В практике развитых стран для обозначения деятельности в этой области применяют термин «управление документами», что, несомненно, отражает возрастание роли документов в жизни современного предприятия.

Опыт стран, применяющих принципы управления документами в деятельности организаций, использован и закреплен в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами», положения которого рассмотрены в пособии. В 2007 г. планируется принятие аналогичного российского стандарта по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489), который будет являться переводом международного.

В стандарте ИСО 15489 управление документами - одна из функций управления и область управления, которая обеспечивает контроль создания, получения, использования и хранения в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях.

В целях управления документами в организации проектируют, внедряют и поддерживают в актуальном состоянии систему управления документами.

Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле, оно включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями . Для создания системы необходимо:

• организовать работу (установить полномочия, обязанности и ответственность) службы ДОУ, а также руководителей и сотрудников предприятия, создающих и использующих документы;
• оптимизировать работу с документами (их регистрацию, классификацию, включение в информационную систему, установление порядка и сроков хранения документов, обеспечение их сохранности и т.д.);
• выбрать и внедрить эффективные технологии работы с документной информацией на всех этапах ее жизненного цикла;
• разработать и утвердить локальные нормативно-методические акты, регламентирующие все участки работы со всеми видами и форматами документов предприятия.

Стандарт применим и при использовании традиционных

методов ведения «бумажного» документооборота. Но, в первую очередь, он будет полезен организациям, внедряющим технологии работы с электронными документами и системы автоматизации ДОУ.

При разработке системы управления документами учитывают цели, задачи и функции организации, ее структуру, правовую, управленческую и политическую среду. Каждую управленческую функцию, все действия и операции рассматривают с точки зрения их потребности в документах. При этом определяют требования к документам, а также когда, как и где документы включают в систему управления документами. Анализируют критические факторы и существующие недостатки, связанные с управлением документами.

В соответствии с ИСО 15489 к системе управления документами предъявляют следующие требования:

• поддерживать свойства документа (аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования, см. п. 1.4), необходимые для выполнения им управленческой и правовой функций;
• надежность, т.е. способность системы к длительной работе в соответствии с установленными правилами.

С этой точки зрения система должна:

• - включать все документы в той области, которую она обслуживает;
• - организовывать документы так, чтобы были отражены бизнес-процессы, в которых участвует создатель документов;
• - защищать документы от несанкционированного изменения, отбора на хранение или уничтожение;
• - быть способной выполнить функцию главного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
• - обеспечивать доступ к относящимся к определенному вопросу документам и их метаданным;
• целостность, т.е. защищенность системы от изменений в результате несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов.

Это достигается применением контрольных мер (например, мониторинг доступа, верификация пользователей, мероприятия по обеспечению безопасности и т.д.), которые могут быть внутренними или внешними по отношению к системе;

• соответствие нормативно-правовым и деловым требованиям;
• полнота, т.е. управление всеми документами, образующимися во всех сферах деловой активности организации или в ее подразделении ;
• упорядоченность, т.е. должны быть регламентированы порядок и методология создания, хранения и управления документами.

Хотя описываемые в ИСО 15489 процессы работы с документами в целом реализуются и в отечественных технологиях ДОУ, принципы и методология управления документами, изложенные в этом стандарте, не только позволяют более глубоко интегрировать работу с документной информацией с управленческой процессами, но и соответствуют современным подходам к управлению предприятием. Несомненное достоинство международного стандарта - то, что он вводит единые правила работы со всеми документами, создающимися в деятельности организации, причем эти правила учитывают особенности создания, использования и хранения электронных документов и предполагают разработку и внедрение автоматизированных систем управления документами.

Контрольные вопросы

• 1. Что понимают под «управлением документами» и «системой управления документами» в международном стандарте ИСО 15489?
• 2. Какие требования к системе управления документами устанавливает стандарт ИСО 15489?

• Область применения ИСО 15489 шире, чем Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включающей лишь организационно-распорядительные документы.

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1. 1. Основные функции СУД
2. 2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Задача	Подсистемы СУД
Документы нужно надежно хранить и быстро находить	Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами	Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия	Коммуникационная среда
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы	Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать	Системные компоненты

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).