Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2019 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2019 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

• графики рабочих смен специалистов;
• положение об оплате труда и премировании работников;
• нормы внутреннего трудового распорядка;
• прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании - сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же - на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов. Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутренние документы организации перечень:

Внутрикорпоративные документы:

• Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
• Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.
Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.
Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

• Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
• Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
• Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
• Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
• Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
• Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
• Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

• программа вводного инструктажа;
• программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

• должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• инструкция по охране труда;
• инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

• журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
• журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 – 231 ТК РФ);
• журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
• журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

• приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
• приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
• приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
• приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
• решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
• решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
• решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

• Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
• Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
• Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
• Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
• Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
• Инструкция обучения по охране труда;
• Протоколы проверки знаний по охране труда;
• Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.1058-01», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001 г.

* Впрочем, в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 года. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ от 24 июля 2007 г. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 от 14 апреля 2016 года «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»

В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание . Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:
- основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
- режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
- порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
- предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
- предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
- виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.
Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:
- работающие по режиму пятидневной рабочей недели;
- работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 09-00;
- окончание работы в 18-00;
- обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 08-00;
- окончание работы в 08-00 следующего дня;
- обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;
- технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:
- вид и продолжительность рабочей недели;
- продолжительность ежедневного рабочего времени;
- график рабочего дня;
- работа в ночное время;
- работа в выходные и праздничные дни;
- работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда
Положение об оплате труда (далее - Положение) - локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Кодексом. Однако, как и в случае с правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.
В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью положения об оплате труда, о котором мы расскажем чуть ниже.
В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:
- оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
- оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);
- оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
- оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

МРОТ
Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.
Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования
Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.
Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.
Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.
Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2 . В зависимости от области, в которой работает организация, руководство может установить свои показатели премирования. Например, если это частное охранное предприятие, то к таким факторам можно отнести:
- надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;
- качественное выполнение служебных заданий;
- обеспечение безопасности охраняемых объектов;
- интенсивность труда;
- особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);
- сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение
Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их названия со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:
- премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ); а также
- любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование
В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.
В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:
- случаи применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);
- упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;
- невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;
- несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;
- ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;
- за нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также за самовольный уход с рабочего места (поста);
- прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;
- совершение хищения; утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание
Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают, а некоторые руководители прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.
В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу. Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимым для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать представить штатное расписание.
Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Преимущества документа
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать руководителю, сколько у него остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

"Вилка" в окладах
Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная
Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании
Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.
Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Пример 3.
Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"

15.04.2006 N 145-к

Г. Казань
О внесении изменений
в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:
1. Ввести с 01.07.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2004 N 234, следующие единицы:
- охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;
- бухгалтера с окладом 15 000 руб.
2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор А.И.Фадеев
Печать ООО "Шериф"

В форме предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)
Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено, поэтому необходимо утвердить этот документ в учетной политике предприятия. Например, он может выглядеть так.

Пример 4.

Читать также

• Если сотрудник не появляется на работе

  У нас есть сотрудник, который не появляется на работе уже больше трех месяцев. На телефонные звонки, письма и телеграммы он не отвечает. Дома дверь не открывают. Можем ли мы его уволить? Если да, то по какой статье?

Статьи этого раздела

• Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах?

  Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем.

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

  Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

• Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

• Что делать с документами при ликвидации организации

  Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

• Делопроизводство в кадровой службе

  Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится.

На практике случаются две ситуации:

• В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется , нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
• Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг первый...

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

3 способа для организации кадрового делопроизводства

Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение : должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

• Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
• Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

• Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
• Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

Шаг 7. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Электронные трудовые книжки. Отчет СЗВ-ТД. Изменения

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

• работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку или о том, что он выбирает электронный вид.

Об изменениях читайте в статьях:

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС) . Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
• письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
• приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

Ø внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Ø анкета или личный листок по учету кадров;

Ø автобиография или резюме;

Ø копии документов об образовании;

Ø копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

Ø заявление о приеме на работу;

Ø дополнение к личному листку по учету кадров;

Ø копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

Ø справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Ø паспорт;

Ø трудовая книжка;

Ø военный билет;

Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Ø документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».

При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.

Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.

Личная карточка работника.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.

Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

Паспорта;

Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

Трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);

Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Обратите внимание!

В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации.

Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.

К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.

Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. «Общие сведения»;

II. «Сведения о воинском учете»;

III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение квалификации»;

VI.»Профессиональная переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»;

X. «Дополнительные сведения»;

XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

Примечание.

ОКАТО – «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО – «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2. Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

3. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации - 1;

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

· иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;

· лицо без гражданства - 4.

4. Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).

5. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование - 02;

· основное общее образование - 03;

· среднее (полное) общее образование - 07;

· начальное профессиональное образование - 10;

· среднее профессиональное образование - 11;

· неполное высшее образование - 15;

· высшее образование - 18;

· послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6. Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

7. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.

8. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

· никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

· состоит в зарегистрированном браке – 2;

· состоит в незарегистрированном браке - 3;

· вдовец (вдова) - 4;

· разведен (разведена) - 5;

· разошелся (разошлась) - 6.

9. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

10. Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.

11. Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое – со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

Обратите внимание!

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.

Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.

При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы и сроки их хранения:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов <*>	Примечание
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
	б) работников, направленных в командировки
	в) военнообязанных
	г) отпусков
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
	ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
	з) выдачи командировочных удостоверений

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

Журнал учета совместителей;

Журнал учета поощрений и взысканий;

Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

Журнал учета больничных листов и другое.

В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).

Там же разъясняется, что:

«регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах ».

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Обратите внимание!

Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации.

Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.

Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

На основе анализа положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:

1. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

2. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).

4. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

5. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте.

6. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.

Примечание.

В соответствии с пунктом 3.2.1.4. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и другое. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется работодателем самостоятельно.

После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно.

Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:

· обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);

· учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;

· составление статистической отчетности по труду.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется .

Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 Налогового кодекса Российской Федерации.

При ведении Табеля учета использования рабочего времени целесообразно руководствоваться следующими правилами:

· Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;

· Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;

· Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

· Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.

При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие условные обозначения:

Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и так далее)

Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Простои не по вине работника

Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)

Прогулы (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)

Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренном законом)

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства)

Более подробно с вопросами, касающимися оформления первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первичные документы».

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».