Чтобы оставаться на плаву и приносить прибыль бизнес должен работать с максимальной эффективностью. Еще буквально два десятка лет назад никто не задумывался о том, насколько эффективно работает конкретное предприятие, руководитель, менеджер или слесарь. Главное, чтобы оно приносило прибыль. Но теперь подход изменился. Вы наверняка слышали про ключевые показатели эффективности KPI. Что это такое и для чего нужна подобная система? Рассмотрим это в этой статье.
KPI — что это?
Система оценки эффективности появилась в России буквально пять лет назад и до сих пор она мало где используется. В основном ее применяют в IT и других современных производствах. Давайте рассмотрим, что такое KPI и для чего нужна данная система оценки.
KPI — ключевой показатель эффективности персонала или предприятия
KPI расшифровывается как Key Performance Indicator, что в переводе на русский означает ключевой показатель эффективности. Данная система представляет собой набор из нескольких индикаторов, которые оценивают результативность работы каждого сотрудника на предприятии. Зная KPI для разных групп, можно разработать средние показатели продуктивности и ввести систему активной мотивации для продуктивно работающих сотрудников.
Обратите внимание: эффективность это относительный показатель. Его можно посчитать как для конкретного сотрудника, так и для отдела, цеха, предприятия. Эффективность можно выразить количественными результатами.
Считается, что оптимальный показатель ключевой эффективности для сотрудника должен быть не выше 5. Показатель KPI можно разделить на несколько видов:
- По статье затрат (сколько было затрачено ресурсов в денежном выражении).
- По статье производительности (на сколько процентов были загружены мощности).
- По статье эффективности или отношения показателей (к примеру, отношение суммы выручки к величине затрат).
- По итоговой статье (общий количественный показатель продуктивности).
На практике часто бывает так, что большая часть показателей переплетается друг с другом. Это позволяет вести совместную работу и оценку группы специалистов или подразделений, мотивируя их и постоянно достигая лучших результатов. Следить за результатом должны менеджеры и начальники всех уровней, координируя свои действия для максимальной эффективности.
KPI делится на стратегическое и текущее
Типы KPI
Показатели эффективности деятельности предприятия бывают двух видов:
- Стратегические. Благодаря этим данным можно узнать, насколько эффективно предприятие действовало за определенный период (чем больше временной отрезок, тем точнее результат). Благодаря стратегическим показателям можно построить планы действий на следующий период времени. В основном стратегический KPI показывает прохождение денежных потоков, на основе чего можно рассчитать рентабельность производства и продаж.
- Оперативные. Эти данные показывают реальную текущую ситуацию в компании, подразделении, отделе. Благодаря этим значениям есть возможность подстроить задачи или цели предприятия под динамичные условия. По данному показателю KPI можно оценить эффективность логистики, организации производства, продаж выпускаемого товара и др.
Зачем все это нужно?
При помощи системы KPI можно реально оценить и измерить коэффициент выполнение целей и поставленных перед специалистом задач. Подсчитав все значения и индикаторы, можно оценить эффективность работы на основе достигнутых результатов и сравнить их с плановыми. Также можно рассчитать, правильно ли были рассчитаны и составлены плановые показатели на специалиста/отдел/предприятие. Численные значения помогают правильно строить стратегию и тактику на будущее, оценивая реальный результат, а не мнимый.
Обратите внимание: ключевой показатель завязывается исключительно на результат. Если какие-то параметры никак не влияют на него, то их можно свободно откинуть.
KPI была разработана на основе двух идеологий:
- Целевого управления организацией или отделом (движение от цели к цели).
- Полного контроля над поставленными целями и их пересмотра при определенных условиях.
Благодаря подсчету KPI можно грамотно замотивировать персонал
Сама идея KPI позволяет не столько оценивать персонал, сколько составлять реальные планы и предвидеть результаты деятельности предприятия. Она выгодна для всех: рядовые сотрудники занимаются текучкой, при этом стремясь завершить поставленные перед ними задачи, а не распыляться и затягивать результат. Критерии оценки эффективности деятельности прочего персонала позволяют его мотивировать: чем больше задач выполнено, тем выше заработная плата или премия. Управляющим выгодно, когда задачи вовремя решаются, а не распыляются между сотрудниками. предприятию выгодно, поскольку оно получает прибыль и может строить реальные планы на будущее на основе числовых значений, а не эмпирических.
На данный момент система KPI считается наиболее точной и выгодной. Она позволяет мотивировать и стимулировать персонал и оценивать деятельность управленцев любого звена.
KPI в производстве
- Расход сырья в сутки.
- Объем сырья на складах и в незавершенном виде.
- Реальная производительность труда.
- Затраты на хранение готовых изделий.
- Размер прочих расходов.
- Необходимые суммы на ремонт и обслуживание оборудования.
KPI в торговле
Для расчета ключевых показателей эффективности в сфере продаж нужно знать:
- Объем выручки.
- Реальная себестоимость продукции.
- Общая прибыль от продажи.
- Возможный процент брака.
- Общая стоимость имеющейся на складе продукции.
- Общая сумма оборотного актива.
Обязательно используйте показатель KPI для планирования и разработки стратегии
Примеры KPI
Для того чтобы разобраться, приведем примеры ключевых показателей эффективности KPI для различных категорий сотрудников.
Внедрение системы KPI – важный шаг для компании в направлении увеличения эффективности каждого сотрудника и предприятия в целом.
Западные компании давно применяют систему ключевых показателей для мотивации сотрудников, у нас же пока только крупные организации начинают постепенно внедрять подобный подход, и не всегда правильно.
Грамотно выстроенная система KPI позволяет самым лучшим образом настроить работу организации, всех ее отделов и каждого сотрудника в отдельности. Она позволяет:
- выяснить цели компании и донести их до сотрудников;
- мотивировать коллектив на достижение целей и качественное выполнение возложенных обязанностей;
- увеличить рост показателей предприятия в конечном итоге.
Но не нужно воспринимать KPI как панацею. Недостаточно просто «задать планку» для каждого сотрудника, привязать к этой планке оплату за труд, и наблюдать за тем, как сотрудники прыгают выше головы в погоне за премией. Внедрение KPI – это сложный и длительный процесс, который требует много времени и сил, как от руководителя, так и от сотрудников. Вся компания должна быть вовлечена в процесс разработки системы ключевых показателей – только так получится избежать эффекта «отторжения новизны», и максимально адекватного восприятия новой схемы работы.
KPI лучше всего вводить постепенно . Наблюдайте за реакцией своих сотрудников – если они относятся к этой идее негативно, лучше не спешить, а сначала провести обширную разъяснительную работу и обучение. Только в том случае, если персонал будет благосклонно относиться к изменениям, и будет понимать, зачем они нужны, она принесет хороший результат.
Определение ключевых показателей
Очень важно разработать такие KPI , которые будут соотноситься с главными целями вашей компании и будут реально достижимыми. То есть, такими, на которые может влиять сам сотрудник. Нет смысла ставить показатели, на которые человек никак не может повлиять – например, количество звонков с сайта для отдела продаж (для отслеживания подключите коллтрекинг ). Это KPI для маркетолога или SEO-специалиста.
Подумайте, какую роль играет сотрудник в вашей компании, и что вы хотите чтобы он выполнял лучше. Это и может стать вариантом KPI. У каждого сотрудника в компании должны быть свои показатели эффективности.
Для сотрудника отдела продаж это будут: количество исходящих звонков, размер среднего чека, заключенные сделки, количество отправленных КП.
KPI юриста – количество выигранных дел и сохраненных таким образом средств для компании.
Работу маркетолога можно оценивать по доле рынка, которую занимает предприятие, по количеству привлеченных клиентов и по ROI.
Для SEO-специалиста ключевыми показателями могут быть позиции сайта, ROI , количество заявок с сайта.
Разрабатывая KPI, очень важно грамотно прописать формулы расчета, разъяснить их, и согласовать с каждым сотрудником. Важно добиться понимания, за что конкретно, и как будет насчитываться заработная плата каждому сотруднику. Человек должен понимать, на что он может повлиять и как, чтобы заработать больше, и улучшить состояние дел в компании.
Внедрение системы ключевых показателей проходит в несколько этапов.
1. Разработка KPI в привязке к целям и общей стратегии компании.
На этом этапе нужно изначально определить общие цели компании. Это может быть выход в топ-10 компаний в своей нише в регионе, определенный оборот продаж, выход на международный рынок и другие. Когда вы определите цели, нужно разделить их на важные (приоритетные) и не приоритетные. Иначе вы можете направить усилия сотрудников не в то русло.
Привлекайте к созданию пирамиды целей начальников отделов и сотрудников. Чем больше людей вовлечено в процесс, тем лучше. Чем больше вы соберете информации, и если прислушаетесь ко мнению самих сотрудников – тем больше вероятность, что цели будут реальными, достижимыми.
Как пример возьмем отдел продаж в вашей компании. Обсудите с начальником отдела и сотрудниками, насколько реально поднять объем продаж на Х процентов. Для этого каждому сотруднику нужно увеличить средний чек на Х, и количество звонков клиентам. Определите конкретные числа, не оторванные от реальности – это и может стать KPI для сотрудников данного отдела.
2. Внедрение в процесс, объяснение сотрудникам.
Внедрение системы нужно начать именно с пояснения сотрудникам, зачем она нужна. Если просто внедрить ключевые показатели, по указанию сверху, можно натолкнуться на непонимание и отторжение данной системы. Если мнение сотрудников не учитывается, и их просто ставят перед фактом – создать сильный коллектив и достичь поставленных целей не получится.
Разрабатывая стратегию, вы уже должны принять во внимание пожелания сотрудников. Теперь останется постепенно вводить новую схему работы.
Каждого нового сотрудника при найме на работу нужно ознакомить с системой оценки эффективности его работы, объяснить, что стоит за каждым показателем.
3. Контроль.
Теперь возникает следующий вопрос: нужно как-то определять эффективность работы сотрудников, контролировать и вести учет ключевых показателей. Только так вы сможете справедливо оплачивать их работу. Придется считать и учитывать конкретные ключевые показатели: например, количество звонков в день для отдела продаж, количество единиц продукции для отдела производства и т.п. Поэтому нужно продумать и ввести систему отчетности, и автоматизировать процесс учета показателей.
Если у вас есть хороший IT-отдел, вы можете разработать свое решение для ведения отчетности на базе Excel.
Можно выбрать какой-то хороший трекер для командной работы – их на рынке огромное множество.
Идеальное решение должно:
- обеспечивать контроль работы каждого сотрудника;
- собирать данные в едином формате и сводить их в одну базу;
- помогать рассчитывать заработную плату.
4. Анализ эффективности и доработка.
Если вы все сделали правильно, то каждый сотрудник сможет отслеживать свои показатели и взаимосвязь между ними и заработной платой.
Анализируйте эффективность подчиненных. Правильно введенная система оценки ключевых показателей позволит вам не только подбивать итог в конце месяца или квартала – вы сможете увидеть несостыковки еще в самом процессе выполнения работ. Ваша задача как руководителя – вовремя выявлять такие проблемы и устранять их.
Если сотрудник показывает плохие результаты — это еще не повод увольнять его или лишать премии. Рассмотрите возможность повышения квалификации, обучения, дополнительного разъяснения системы работы в компании.
Также периодически вам нужно будет пересматривать ключевые показатели для каждого сотрудника. Можно делать это и каждый месяц, при расчете заработной платы. Некоторые из них могут стать неактуальны, некоторые могут потерять вес, или нужно будет пересмотреть количественные показатели. Вы можете поручить эту задачу сотруднику отдела кадров.
Обязательно давайте обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия приводят к положительному результату, а какие – нет. Возможно, удастся разработать систему развития для каждого отдельного сотрудника.
Что точно вырисуется со временем – вы увидите, кто уже готов к повышению, а кому вообще не место в вашей компании.
Расчёт заработной платы с учётом KPI
Введение системы KPI обязательно должно влиять на порядок начисления заработной платы. Обычно используется следующая схема: заработная плата разделяется на оклад и бонусы. Оклад сотрудник получает в любом случае, неважно, достиг он ключевых показателей или нет. А вот количество денег в премиальной, бонусной части напрямую зависит от старания сотрудника, от того, скольких показателей он достиг или не достиг.
Распространенные ошибки при введении KPI и изменением расчета зарплаты :
- при введении KPI зарплата урезается. Если сотрудник получал 15 000 рублей, а после введения системы ключевых показателей его оклад упал до 10 000, а остальное нужно еще заработать – это слабо мотивирует человека не только работать, но и оставаться в вашей компании вообще. Потому прежде чем вводить систему KPI, нужно подумать над бюджетом – у вас должны быть заложены дополнительные средства для премирования сотрудников;
- незначительный размер премии, или наоборот, слишком маленьких оклад. В первом случае у сотрудника небольшая материальная мотивация работать достаточно хорошо, во втором – тоже, так как в случае не достижения показателей человек останется ни с чем. И это будет отпугивать от работы в вашей компании новых потенциальных сотрудников. Идеальное соотношение – 75% оклад и 25% премии.
Можете использовать для расчета формулу:
И всегда выполняйте свои обещания. Если человек заработал премию – он должен ее получить в любом случае.
Внедрение системы KPI – долгий и кропотливый процесс. Он требует не только времени, но и ресурсов – моральных, материальных. Зато уже в скором времени, после некоторого периода адаптации, вы увидите качественный и количественный рост своей компании. Сразу станет видно, какие сотрудники являются балластом, а те, кто хорошо выполняет свою работу, будут вознаграждены по заслугам. И самое главное – все будут понимать общую цель компании, и вносить свой вклад в ее достижение.
Ключевой показатель эффективности (KPI ) – это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели.
KPI является одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.
Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.
Для чего нужен KPI
В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.
Виды KPI
Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:
статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;
статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;
статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);
статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.
Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.
Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.
К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.
Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются, например, при анализе денежных потоков, на основе которых рассчитываются основные стратегические показатели компании.
К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).
Правила и принципы внедрения KPI
Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:
Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;
Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;
Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;
Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;
Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;
Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.
Преимущества KPI
К основным плюсам применения KPI можно отнести:
мотивация сотрудников;
справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);
корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;
участие персонала в достижении поставленных целей организации;
контроль качества выполнения обязанностей.
Таким образом, преимуществом системы KPI является активная на основе рассчитанных сопоставимых показателей.
Ключевые показатели эффективности в продажах
Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитывают, исходя из следующих показателей:
-
прибыль от продаж;
Ключевой показатель эффективности (KPI): подробности для бухгалтера
- Особенности законодательных требований к внутреннему аудиту/ функции внутреннего аудита для кредитных организаций банков России, Украины, Беларуси и Казахстана
Установления аудиторов ключевых показателей эффективности (KPI) Нет В анализированных документах нет...
- Кому облегчит жизнь «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»?
Следующие возможности: Ключевые показатели эффективности, KPI (Key Performance Indicator) которые используются...
- «Вкалывают роботы, а не человек»: «внутренняя кухня» предпроверочного анализа
Инспекторы, проводящие ВНП, имеют свой KPI, что на первый взгляд может... и, как минимум, должно окупаться. KPI налогового инспектора при ВНП определяется...
- Как мотивировать сотрудников на обучение
Полностью на этом языке. Поставьте KPI, связанные с полученными навыками и... компетенциями. Например, KPI по уменьшению количества скидок, предоставляемых...
- Мотивация отдела продаж: советы для начинающих
То ему подойдет система оклад+KPI, которая позволит ему удовлетворять свои... , пока он «включается» в работу. KPI в данном случае включает в...
- Особенности законодательных требований к внутреннему аудиту/ функции внутреннего аудита для кредитных организаций банков России, Украины, Беларуси и Казахстана
Сегодня среди руководителей компаний практически не осталось тех, кто ни разу не пользовался показателями эффективности KPI. Аббревиатура, которая у всех на слуху, расшифровывается как «Key Performance Indicators», что в переводе означает «ключевые показатели деятельности». В российской среде KPI трактуют немного иначе, измеряя эффективность предприятия, что в сущности нечем не отличается от оригинальной трактовки.
Основные вопросы статьи:
- Показатель KPI что это?
- Основные показатели KPI
- Применение KPI на практике
- Примеры показателей KPI
Показатель KPI что Это?
KPI представляет собой набор показателей по которым оцениваются результаты деятельности компании, департамента или отдельно взятого . Такие показатели, сопоставляя поставленные задачи с полученным результатом, оценивают насколько были достигнуты те или иные цели.
Основные характеристики, оцениваемые показателями KPI:
- продуктивный результат – то, на что направлена деятельность предприятия, т.е. полученная чистая прибыль, объемы реализованной продукции, выручка от продаж, объемы произведенной продукции, доля рынка, занимаемая предприятием, количество наработанных клиентов, их положительные отзывы, имидж и т.д.;
- косвенный эффект – результаты, получение которых неблагоприятно для компании: долги, чрезмерная текучесть кадров и т.д.;
- ресурсные затраты – все понесенные производством издержки;
- временные затраты – затраченное на выполнение задач количество времени;
- объективная оценка продуктивного эффекта (полезного) – главный показатель KPI, характеризующий эффективность, все остальные показатели оценивают результативность. Рассчитывается данный показатель путем отношения продуктивного результата (полезного эффекта) к сумме всех затрат (ресурсных и временных).
Видео на тему: как правильно определить KPI
Основные показатели KPI
Чаще всех показателями KPI пользуются крупные розничные сети, владеющие огромным количеством филиалов. Команде управленцев головного офиса проще оценивать эффективность работы компании в одной плоскости, пользуясь набором определенных показателей. На основе которых легко отследить ту или иную тенденцию. В среднем и малом бизнесе использование системы показателей KPI носит более сложный характер в плане оценки, но тем не менее довольно часто используется.
Необходимое количество показателей KPI каждый управленец вправе выбрать самостоятельно. Главным критерием в выборе является простота расчета значений. Важно также помнить, что выбранный показатель должен в полном объеме анализировать итог деятельности.
Среди показателей, использующихся для анализа результативности, чаще всего используют:
- показатель объема продаж – анализируются поступления денежных средств от реализованных товаров;
- показатель текучести кадров – это % отношение числа принятых и уволенных сотрудников за определенный период;
- показатель стандартов обслуживания — % выражение тайного оценивания качества обслуживания.
В зависимости от целей анализа, сферы деятельности, специфики работы компании показатели могут быть иными.
Применение KPI на практике
Существует несколько основных методик использования наиболее оптимального перечня показателей KPI. Однако, многолетняя практика вывела главное правило «10/80/10», где:
- 10 – это количество ключевых показателей оценки полученного результата;
- 80 – это число показателей, оценивающих производственную деятельность (операционную);
- 10 – это количество показателей, по которым оценивается эффективность деятельности.
Стоит понимать, что главный принцип использования KPI-системы – это возможность управления и контроля получения необходимых результатов, т.е. компания, департамент или отдельный сотрудник, которому поручено внедрение KPI-анализа, должен обладать всеми полномочиями влиять на ход получения, необходимых для проведения дальнейшего анализа KPI, показателей.
Также существует еще несколько принципов, значительно облегчающих процесс KPI-анализа:
- принцип партнерства – нужно понимать, что для получения максимально положительного результата любой деятельности необходима сплоченная работа всей компании, начиная от руководства и заканчивая обслуживающим персоналом;
- принцип усовершенствования – суть данного принципа состоит в том, что руководству компании нужно быть готовым к обучению команды, проведению программы по повышению квалификации некоторых сотрудников и прочее для достижения желаемого результата;
- принцип повышения ответственности – данный принцип подразумевает то, что с помощью внедрения KPI-анализа можно повысить самостоятельность сотрудников, касаемо принятия управленческих решений;
- принцип соответствия стратегии анализа и полученных показателей – цель принципа – это получение оптимальных результатов анализа KPI, отвечающих основным требованиям стратегии проведения анализа показателей эффективности.
Примеры показателей KPI
Внедряя систему анализа показателей эффективности KPI, руководство нередко задается вопросом как именно рассчитывается KPI. Можно придумать целый перечень показателей, но нужно помнить, что каждый показатель должен идентифицировать определенную цель анализа. Чтобы разработать эффективную систему KPI-анализа сотрудников, необходимо в первую очередь отталкиваться от задач и функций, являющихся их служебными обязанностями. К примеру, эффективность работы Менеджера по продажам можно оценить по количеству закрытых сделок, отзывам клиентов о работе менеджера и прочее.
Существует несколько условий для проведения KPI-анализа (касается любой бизнес-структуры):
- Определенное количество критериев оценки эффективности (не более 10 параметров, наиболее оптимально – 5).
- Логичность. Ни один из критериев не должен противоречить и нивелировать другой.
- Контроль за выполнением задач KPI-анализа.
KPI руководства компании и подчиненных
По большому счету, система показателей KPI руководства и подчиненного персонала одинакова. Главное , чтобы отобранные показатели соответствовали следующим требованиям:
- измеримость;
- конкретика;
- реалистичность;
- согласованность;
- определенность во времени.
Основные «плюсы» и «минусы» использования показателей KPI в практике предприятия
Проведение анализа показателей эффективности KPI в компании имеет как положительные, так и отрицательные стороны.
К достоинствам KPI-анализа можно отнести:
- результатом проведения KPI, как правило становится большая мотивация сотрудников к добросовестному исполнению своих производственных задач и функций;
- каждый сотрудник компании получает конкретный перечень требуемых результатов;
- сотрудники наглядно могут оценить свой вклад в достижение поставленных компанией целей;
- руководство всегда имеет актуальную информацию о работе каждого сотрудника, что повышает контроль качества выполнения сотрудником служебных обязанностей.
К основным недостаткам относятся:
- иногда случается, что низкая продуктивность отдела накладывает негативный отпечаток на высокую продуктивность конкретного сотрудника, как следствие сотрудник может уволиться, не получив должной оценки своего труда;
- не все сотрудники получают материальное поощрение в результате достижения поставленной цели. Например, административный персонал останется не у дел, если целью проведения анализа было повышение чистой прибыли, у них попросту не будет возможности проявить себя;
- иногда, результатом проведения KPI-анализа является так называемая обратная мотивация. Т.е. вместо поощрения за достигнутые результаты, сотрудники ничего не получают, в то время как не исправившихся с задачей штрафуют или наказывают.
Вводная. Общее описание типовых процессов в компаниях
Любая компания состоит из множества бизнес-процессов: начиная от стратегического и финансового управления до детального планирования производственных процессов и управления качеством производимых товаров/услуг.
В каждой компании своя степень формализации процессов.
В некоторых компаниях процессы не формализованы и работают «по наитию», а в некоторых формализованы и разработаны жесткие регламенты с выделением этапов работы, должностных обязанностей и зон ответственности.
Все зависит от размера компании, объема работы и необходимой степени контроля.
Для достижения успеха компании, быстрой адаптации к изменяющемуся рынку, обеспечению качества работы и скорости предоставления услуг необходимо контролировать деятельность компании, как в оперативной, так и в долгосрочной перспективе.
Любому руководителю компании и уж тем более собственнику бизнеса необходимо понимать результативность деятельности компании и ее сотрудников. При этом нельзя забывать, что помимо повседневных «текущих» задач, также необходимо выполнять задачи направленные на достижение стратегических целей компании.
Стратегические цели компании могут быть описаны как в укрупненном виде, так и проработаны детально. В любом случае, любые цели должны быть измеримы и реализуемы.
Для реализации и отслеживания финансовых и не финансовых показателей достижения стратегических целей обычно используют систему сбалансированных показателей (Balanced ScoreCard, BSC), которая в свою очередь использует набор показателей KPI для измерения результатов деятельности и степени достижения поставленных целей.
KPI. Общее описание
Согласно стандарту системы менеджмента качества (ISO 9000:2008. Quality management systems. Fundamentals and vocabulary):
KPI (Key performance indicators) –
это ключевые показатели эффективности и результативности, при этом эффективность определяется как соотношение затраченных ресурсов и достигнутых результатов, а результативность как степень достижения запланированных результатов.
Система KPI применима в любой сфере деятельности и ориентирована на руководство компании для отслеживания эффективности и результативности деятельности.
Внедрение системы KPI в компании позволит:
Управлять результативностью компании в целом и контролировать достижение стратегических целей компании
Осуществлять оценку работы компании, подразделений, конкретных сотрудников в оперативной и долгосрочной перспективе
Выявить закономерности развития как бизнеса в целом, так и отдельных бизнес- процессов
Обеспечить мотивацию сотрудников на достижение стратегических целей компании
Повысить лояльность сотрудников и обеспечить эффективную систему оплаты труда
Повысить лояльность клиентов и удовлетворенность качеством предоставляемых товаров/услуг
Снизить стоимость бизнес процессов и себестоимость продуктов
Запаздывающие показатели = результирующие.
Используются для мониторинга результатов деятельности и достижения поставленных целей по окончании отчетного периода. Именно они задают стратегическое направление деятельности, то, чего компания хочет добиться по окончании отчетного периода.
Опережающие показатели = оперативные. Опережающие используются для мониторинга оперативной деятельности сотрудников для дальнейшего достижения Запаздывающих показателей, т.е. показателей по достижению поставленных целей по окончании отчетного периода.
Показатели могут разрабатываться в привязке к целям организации, к целям подразделений, к бизнес-процессам, к функциям и зонам ответственности сотрудников в соответствии с их должностными инструкциями.
Для компаний работающих по различным бизнес- направлениям, по каждому бизнес- направлению разрабатывается своя группа KPI показателей. Например, таким образом можно отслеживать деятельность филиалов и соответствие их целям компании в целом.
При разработке любого показателя необходимо фиксировать ответственное лицо, отвечающее за реализацию данного показателя. Если показатель в целом по компании, ответственным лицом может быть назначен генеральный директор, который в свою очередь распишет более детальные цели и задачи для своих подчиненных сотрудников. Аналогично по целям подразделений.
Основные требования к показателям:
Показатели должны стимулировать работу сотрудника
Показатели должны быть четко определены и измеримы
Показатели должны быть реальны и достижимы
Показатели должны быть распределены в соответствии с зонами ответственности сотрудников
При разработке KPI рекомендуется использовать не более 10 ключевых показателей, что позволит исключить перегрузки руководства по планированию и отслеживанию показателей. Для мотивации сотрудников принято использовать 3-5 показателей KPI.
Разработка системы показателей KPI осуществляется комплексно для всей компании в целом и состоит из этапов:
Инициация проекта
Разработка методологии
Разработка системы KPI
Инициация проекта
Любой проект начинается с инициации: предварительного обследования, оценки целесообразности, согласования и утверждения проекта, формирования ответственных лиц и комплектования проектной команды.
Разработка методологии
Для разработки KPI необходимо разработать методологию, обеспечивающую соответствие KPI целям компании и организационной структуре.
При разработке методологии осуществляется:
Формализация и оптимизация организационной структуры
Определение перечня должностей, для которых будет использоваться система KPI
Определение ключевых показателей KPI, порядка их расчета и весов с учетом стратегических целей компании и утвержденной мотивационной модели
Определение форм отчетности
Формирования регламента планирования, исполнения и контроля KPI
Разработка, согласование и утверждение мотивационной модели для выбранных должностей с учетом KPI
Результатом этого этапа будет проработанная методология с разработанными показателями KPI и регламентирующими документами.
Разработка системы KPI
Для мониторинга и контроля деятельности компании необходимо создание единой информационной системы.
Основные этапы разработки, настройки и внедрения системы KPI:
Написание технического задания
Разработка и настройка системы
Тестирование системы
Обучение пользователей
Ввод системы KPI в эксплуатацию
Результатом этапа будет формирование единой системы KPI, обеспечивающей единое хранилище управленческих показателей, сбор и анализ KPI по компании.
Примеры показателей для оценки результатов работыВ зависимости от целей компании, при разработке KPI показателей используют различные подходы, но можно выделить общий принцип разработки показателей: вначале определяем бизнес цель, а потом уже формируем показатели.
В качестве примера рассмотрим цель компании: С 01.01.2014 по 31.12.2014 ежемесячно увеличить объем продаж на 10%. Таким образом, сразу формируются показатели для Сотрудника отдела продаж:
|
Показатель |
Расчет |
Комментарий |
|
Плановый объем продаж на текущий месяц |
Фактический объем продаж прошлого месяца + 0,1 (10%) * Фактический объем продаж прошлого месяца |
Используется также для того, чтобы сотрудник видел фактическое целевое значение выполнении плана продаж на период |
|
Фактический объем продаж по результатам отчетного месяца |
Вычисляется либо вручную, либо автоматически |
|
|
Коэффициент % увеличения объема продаж (ежемесячно) |
(Фактический объем продаж по результатам отчетного месяца * 100% / Плановый объем продаж на текущий месяц) – 100 % |
Получаем фактический коэффициент % увеличения/уменьшения объема продаж |
|
Ежемесячная оценка выполнения плана продаж |
Если > либо = 10% |
Цель выполняется в соответствии с нормативом, сотруднику начисляется премия |
|
Если Коэффициент % увеличения объема продаж < 10% |
Цель не выполняется. Необходимо выяснять и устранять причины не выполнения плана. |
Примеры возможных показателей:
| Ответственное лицо | Показатель | Цель |
| Топ-менеджеры, руководители | EBIT (earnings before interest and tax), Прибыль до уплаты налогов и процентов | Увеличение прибыли компании, оценка рентабельности бизнеса, система мотивации руководства |
| Gross profit, уровень прибыльности, отношение валовой прибыли к общему объему продаж | ||
| Менеджеры | Количество новых клиентов за период | Выполнение плана продаж, мотивация, расчет премий |
| Средний объем продаж | ||
| Средняя сумма чеков | ||
| Отсутствие отказов по заказам | Повышение лояльности клиентов, повышение качества обслуживания, повышение объема продаж, мотивация, расчет премий | |
| Сотрудник отдела кадров (HR подразделение) | Коэффициент оттока кадров, отношение числа уволенных сотрудников к общему среднесписочному числу сотрудников за период | Уменьшение оттока кадров, мотивация, расчет премий |
| Сотрудники компании | Эффективность сотрудника по перечню оперативных и долгосрочных задач | Повышение эффективности работы каждого сотрудника компании |
Для дальнейшей оценки показателей используется отношение план/факт.
Для управления эффективностью компании осуществляют оптимизацию и автоматизацию бизнес процессов, внедряют CRM, SCM, EAM, PLM и ERP решения, которые также позволяют рассчитывать бизнес показатели KPI.
Для построения единой системы KPI организуют общее интеграционное взаимодействие между всеми информационными системами компании, либо внедряют специализированное программное обеспечение.
При этом нужно отметить, что информационных систем в компании обычно много, а осуществление и настройка между ними сквозных интеграционных информационных потоков – одна из важных, но и самых дорогостоящих задач.
Наиболее экономичным вариантом является внедрение дополнительного специализированного программного обеспечения с минимальной настройкой необходимого интеграционного взаимодействия.
В качестве примера рассмотрим специализированное программное обеспечение «ELMA KPI», что дает и зачем нужно.
Система предназначена для улучшения эффективности компании за счет внедрения и мониторинга реализации поставленных целей и задач.
Система поддерживает классический подход к разработке системы KPI по Нортону и Каплану:
Для каждого показателя определяется ответственный, шкала, значение по умолчанию, методы сбора и анализа значений, необходимость согласования, утверждения и контроля результатов работы, учет трудозатрат.
Использование единой системы управления
Комплексное формирование целей и задач для всей компании с привязкой к показателям эффективности их реализации
Организация обратной связи по каждой задачи и каждому показателю
Наглядное представление статуса выполнения стратегических целей и задач с возможность детализации до уровня конкретного сотрудника
Использование готовых управленческих показателей, отчетов и диаграмм
Общая концепция по работе в системе ELMA KPI выглядит следующим образом:
Рассмотрим возможности системы :
Управление стратегическими целями компании
Управление мероприятиями
Формирование SMART задач
Управление показателями KPI
Управление матрицами эффективности
Управление оперативными задачами
Управление коммуникациями между сотрудниками – Коммуникатор
Управления работой с Клиентами
Календарь событий
Оценка
Мониторинг и отчетность
Потенциальные источники данных для расчета показателей KPI:
базы данных, OLAP, CRM и BPM системы, различные конфигурации 1С: Предприятия, специализированные запросы с дополнительной бизнес логикой, email, результаты запускаемых и выполняемых задач, ввод вручную.
Управление стратегическими целями компании
Система позволяет управлять стратегическими целями в различных представлениях: табличном и графическом, что удобно для использования в различных управленческих отчетах.
Система позволяет осуществлять построение и мониторинг стратегических карт достижения целей. Цветовая индикация отображает статус выполнения цели:
Управление мероприятиями
Система позволяет отслеживать сроки, стоимость и статус планируемых мероприятий для достижения поставленных целей. По каждому мероприятия можно назначить SMART задачу.
Формирование SMART задач
Система позволяет формировать SMART задачи с привязкой к стратегическим целям и мероприятиям. Система поддерживает Work Flow по работе с задачами, по каждой задаче можно назначить Исполнителя, Согласующего и Контролирующего.
Управление показателями KPI
Содержит ряд встроенных KPI показателей:
Также Система позволяет формировать показатели в разрезе организационной структуры (с учетом замещений и отсутствия сотрудника), настраивать логику формирования показателей с учетом стратегических целей и задач компании, отслеживать динамику изменений и зависимость с другими показателями.
По каждому показателю предоставляется возможность добавления комментариев и уточнений по показателю.
Предоставляется возможность комплексно просматривать эффективность сотрудников:
Управление матрицами эффективности
Система позволяет создавать и использовать шаблоны матрицы эффективности с возможностью назначения комплекса показателей и SMART задач на группу сотрудников.
Управление оперативными задачами
Система позволяет назначать задачи, как по бизнес-процессам, так и по конкретным документам, как на конкретного исполнителя, так и на группу исполнителей.
Поддерживается WorkFlow по работе с задачами (возможность согласования/утверждения, назначения, исполнения и контроля исполнения задач).
Система автоматически считает выполненные и просроченные задачи.
Управление коммуникациями между сотрудниками
В качестве Коммуникатора между сотрудниками в системе используется Лента сообщений.
Управления работой с Клиентами
Система поддерживает часть функций CRM. Позволяет планировать коммуникации с Клиентами, осуществлять учет потенциальных контактов и Клиентов.
Оценка
Система поддерживает возможности по оценке деятельности сотрудников по KPI показателям.
Мониторинг и отчетность
Система поддерживает различные встроенные средства мониторинга, контроля и отчетности.
Панели управления по функционалу немного напоминают OLAP системы с их возможностью просмотра сводных отчетов и дальнейшей детализации при навигации на конкретные элементы графика. based on 5 ratings